管理審計在物資采購中的作用

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一、企業(yè)物資采購主要的風險類型

(一)企業(yè)物資采購外因型風險

1、采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性,有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風險主要包括:

(1)以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權證明作為合同擔保。

(2)接受合同當事人給付的貨款、預付款,擔保財產(chǎn)后逃之夭夭。

(3)簽訂空頭合同,而供貨方本身是“空殼公司”,將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利,而所需的物資則無法保證。

(4)供應商設置的合同陷阱,如供應商無故中止合同,更改合同條款,違反合同規(guī)定等。

2、采購價格風險。(1)由于供應商操縱投標環(huán)境,在投標前相互串通,有意抬高價格,使企業(yè)采購蒙受損失的價格風險。(2)當企業(yè)采購認為價格合理情況下批量采購,但不久,該種物資可能出現(xiàn)跌價而引起采購風險。

3、采購質(zhì)量風險。

(1)由于供應商提供的物資質(zhì)量不符合要求,而導致企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品性能達不到質(zhì)量標準,從而給企業(yè)帶來嚴重損失,并且可能使企業(yè)在經(jīng)濟、技術、人身安全、企業(yè)聲譽等方面造成損害。

(2)因采購的原材料存在質(zhì)量問題,將會直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量和企業(yè)經(jīng)濟效益,因采購原材料品質(zhì)不良,影響產(chǎn)品的生產(chǎn)與交貨期,降低企業(yè)信譽和產(chǎn)品競爭力,直接威脅到企業(yè)的生存與發(fā)展。

4、技術進步風險。

(1)企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品由于社會技術進步引起貶值,無形損耗甚至被淘汰,造成原有的已采購原材料的積壓損失,或者由于某種原材料因技術進步而發(fā)生變化,導致原有原材料因質(zhì)量不符合要求不得不棄之。

(2)采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短,如計算機新型機不斷出現(xiàn),更新周期愈來愈短,剛剛購進了大批計算機設備,但因信息技術發(fā)展,所采購的設備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下,造成因技術進步而招致的風險損失。

5、采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經(jīng)濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險。如交通意外事故等,不能正常供貨,遭受缺貨風險損失。

(二)企業(yè)物資采購內(nèi)因型風險

1、采購計劃風險。企業(yè)物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學,導致采購中的計劃風險,即采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。

2、采購合同風險。

(1)由于合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定辦事,導致企業(yè)蒙受巨大的損失。如情況不明,盲目簽約;違約責任約束簡化,口頭協(xié)議,君子協(xié)定;鑒證、公證合同比例過低等等。(2)合同行為不正當。如賣方采取不正當手段,對采購人員行賄,套取企業(yè)采購標底;給予虛假優(yōu)惠,或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品,導致合同風險。

(3)采購合同日常管理混亂。如合同殘缺現(xiàn)象時有所聞,以致履行時找不到合同文件,使企業(yè)難以判別對方是否違約,同時企業(yè)自身也常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究。

3、采購驗收風險。由于人為因素造成企業(yè)所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求,對采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、單據(jù)等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風險。如在數(shù)量上缺斤少兩;在質(zhì)量上魚目混珠,以次充好;在品種規(guī)格上貨不對路,不符合合同規(guī)定要求;在價格上發(fā)生變形等。

4、采購存量風險。

(1)采購量不能及時供應生產(chǎn)之需要,發(fā)生生產(chǎn)中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風險。

(2)物資采購過多,造成積壓,其中多數(shù)因技術進步而導致的無形損耗,使企業(yè)大量資金沉淀于庫存中,失去了資金的機會利潤,形成存儲損耗風險。

(3)物資采購時對市場行情估計不準,盲目進貨,結(jié)果很快價格下跌,引起價格風險。(4)企業(yè)“零庫存”策略可能因供應商出現(xiàn)干擾因素,使企業(yè)因無貨發(fā)生生產(chǎn)中斷而陷入困境或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。

5、采購責任風險。企業(yè)經(jīng)辦部門或個人責任心不強或管理水平不高,也確有不少風險是由于采購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。

二、企業(yè)物資采購管理審計主要對策

1、對采購全過程、全方位的監(jiān)督。全過程的審計是指從計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同,質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關鍵控制點的審計監(jiān)督,以防止舞弊行為。全方位的審計是指內(nèi)控審計、財務審計、制度考核三管齊下,把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程,是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風險的第二道防線?？茖W規(guī)范的采購機制,不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格,提高物資采購質(zhì)量,還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

2、對物料需求和物資采購計劃的審計。審查企業(yè)采購部門物料需求;物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學;調(diào)查預測是否存在偏離實際的情況;計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致;采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施。

3、對物資采購招標與簽約審計監(jiān)督。依法訂立采購合同是避免合同風險,防患于未然的前提條件,也是強化合同管理的基礎。首先,管理審計要對采購經(jīng)辦部門是否履行職責進行審計。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對供應商進行調(diào)查,包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務狀況。每年是否對供應商進行一次復審評定,所有供應商都必須滿足ISO9000標準要求,考評主要指標是對每年所執(zhí)行的合同情況,如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務等進行評審,是否在全面了解的基礎上,作出選擇合格供應商的正確決策,使合同建立在可行的基礎上。物資采購招標是否按照規(guī)范的程序進行,是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次,管理審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結(jié)算方式等各項內(nèi)容,按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標準,逐一進行審核。

4、對物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審計。當前,合同糾紛日益增多,如果合同丟失,那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此,建立合同臺賬、做好合同匯總,是加強合同管理,控制合同風險的一個重要方面。(1)對于已簽訂合同,檢查是否整理成冊,妥善保管;是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。(2)審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號,并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī),每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。(3)合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總,及時提出報告和匯總表,報送單位領導和各有關業(yè)務部門據(jù)此組織生產(chǎn),規(guī)劃價位,及時接運和按時承付貨款。是否運用先進管理手段,向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息,提高合同管理水平。

5、對物資采購合同執(zhí)行中的審計。(1)審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況,是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄,是否嚴格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況,是否及時與供方協(xié)商處理,對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進行了妥善保存,以備查詢。(2)審查物資驗收工作執(zhí)行情況,是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。(3)對不合格品控制執(zhí)行情況審計,審計物資管理部門是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記錄。(4)管理審計還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計。(5)審查采取“零庫存”策略的企業(yè),是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失;是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產(chǎn)需要;是否建立牢固的外部契約關系,保證供貨渠道穩(wěn)定,降低風險,規(guī)避成本。

6、對物資采購績效的審計考核。管理審計應督促相關部門建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制度,并加強審計檢查與考核,審查是否把合同規(guī)定的采購任務和各項相關工作轉(zhuǎn)化成分解指標和責任,明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標準,分解,落實到各有關部門和個人,結(jié)合經(jīng)濟效益進行考核,以盡量避免合同風險的發(fā)生。

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