計(jì)時(shí)工作者的時(shí)間管理

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從事以時(shí)間計(jì)費(fèi)的行業(yè)，就會(huì)知道時(shí)間管理和正確記錄工時(shí)是件多么重要的事。“時(shí)間就是金錢。”這句話形容得再貼切不過了！

你可以利用排程軟件來做好時(shí)間管理?？萍嫉倪M(jìn)步，使記錄工時(shí)變得非常容易。利用排程軟件（contact manager）或行事歷軟件，你可以很快地將花在某項(xiàng)工作上的時(shí)間記錄下來。大部分的軟件甚至還提供篩選功能，月底時(shí)能列印出某特定工作上所花費(fèi)的工時(shí)。

徹底熟知公司在工時(shí)給付方面的政策。有些公司是以15分鐘為計(jì)時(shí)單位，或以更少或更多的時(shí)間為單位。如果工時(shí)單位是15分鐘，而你只工作了12分鐘，就在記錄上寫下15分鐘。沒有人會(huì)期望你像瑞士表一樣，精準(zhǔn)地預(yù)估每一項(xiàng)工作的工時(shí)。但千萬不要把客戶當(dāng)冤大頭，這樣做只會(huì)折損商譽(yù)，得不償失。

差旅時(shí)間是否可以計(jì)為工時(shí)？通常是不計(jì)算在內(nèi)的。對大部分的白領(lǐng)階級而言，將差旅時(shí)間列入工時(shí)并不合乎一般標(biāo)準(zhǔn)程序。工時(shí)是從到達(dá)工作現(xiàn)場開始工作才起算，但是如果搭飛機(jī)去見客戶途中，在飛機(jī)上已開始用手提電腦為客戶工作的話，這段時(shí)間是可以計(jì)算在工時(shí)之內(nèi)的。

在你將要開始工作之前，利用電腦排程軟件做時(shí)間管理是個(gè)好主意，因?yàn)槟阋呀?jīng)知道接下來要做些什么事；而且將計(jì)時(shí)工作交給電腦后，你就可以更加專心地投入工作。一旦工作告一段落，再次進(jìn)入排程軟件，將實(shí)際耗用的工時(shí)記錄下來，然后著手進(jìn)行另一份工作。

如何在沒有排程軟時(shí)做好時(shí)間管理？出差時(shí)沒有手提電腦可用來計(jì)時(shí)怎么辦？那就按照日期在日歷記事本上，簡單地記下當(dāng)日工作起迄時(shí)間及客戶名稱。使用以每小時(shí)為單位的日歷記事本，會(huì)使你更方便地記錄工時(shí)。

當(dāng)選擇適當(dāng)?shù)呐懦誊浖蛐惺職v軟件時(shí)，要選擇可設(shè)定篩選及打印功能的軟件，以方便你直接打印出專門為某特定客戶所花費(fèi)的工時(shí)記錄。還有，軟件一定要具備隨時(shí)可計(jì)算總時(shí)數(shù)之功能。要不，難道還要浪費(fèi)你寶貴的時(shí)間，再去做計(jì)算的工作？

除了工時(shí)本身要計(jì)費(fèi)以外，通常伴隨而來的花費(fèi)還有：工作必需品、餐費(fèi)、交通費(fèi)等等。每一項(xiàng)花費(fèi)都要保留收據(jù)，當(dāng)你月底寄請款單給客戶時(shí)，一定要將收據(jù)影本附上。更保險(xiǎn)的作法是將收據(jù)掃描儲(chǔ)存至電腦里。沒有掃描儀的話，可將收據(jù)影本傳真至電腦傳真軟件里，這樣你就有一份電設(shè)定目標(biāo)并徹底執(zhí)行。在每月第一個(gè)工作日由自己制定每項(xiàng)工作應(yīng)投人之工時(shí)數(shù)，或和你的老板一起坐下來討論，并列出一張工作優(yōu)先順序的清單，最重要的工作應(yīng)獲較多之工時(shí)，最不重要的工作則投人最少之工時(shí)。定時(shí)調(diào)出電腦中的工時(shí)記錄，以確保進(jìn)度與工作目標(biāo)相合。你可以在每周五或月中檢視進(jìn)度。最重要的是要確保月底能達(dá)成工作目標(biāo)。

如果你負(fù)責(zé)擬定請款單給客戶，一定要敘述仔細(xì)?？蛻糇钣憛挼哪^于語焉不詳?shù)恼埧铐?xiàng)目了。當(dāng)然啦！你也不需要詳細(xì)到敘述這個(gè)月每分鐘做了什么事，但是為了要建立與客戶間的互信，你必須讓客戶了解你所做的貢獻(xiàn)是物超所值。

如果把工作帶回家做，又無法與公司的電腦連線，你可以將已花工時(shí)的記錄以電子郵件寄發(fā)至公司來提醒自己：“記錄：強(qiáng)生專案花費(fèi)3.5個(gè)小時(shí)?！奔词构竞图依锒加杏?jì)時(shí)的軟件，用電子郵件提醒自己還是比較妥當(dāng)?shù)姆椒?。工時(shí)最好是集中記錄在一個(gè)地方，以避免混淆。除非家里的電腦可與公司連線并共用軟件，否則還是將記錄保存在同一個(gè)地方比較好。

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