高效率時(shí)間管理的常理

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我首先進(jìn)行研究的頂級(jí)管理者中有約瑟夫·維特利亞，他那時(shí)是安飛士公司董事會(huì)主席兼CEO。我想維特利亞先生的一天應(yīng)該像所有繁忙的CEO所應(yīng)該有的一天：與秘書一道查看工作日程計(jì)劃上的各種約會(huì)，處理函件，回電話……

但是突然我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)奇怪的事實(shí)，他的一天看起來似乎并沒有什么精心安排的痕跡。除了兩個(gè)半小時(shí)工作日程上事先計(jì)劃好用于會(huì)議和預(yù)約的時(shí)間，其他的時(shí)間就好像是由無休止的一連串的打擾所組成的：直接報(bào)告人不時(shí)走進(jìn)來，與他商量剛剛出現(xiàn)的問題，內(nèi)線外線的電話不時(shí)打進(jìn)來，還要時(shí)不時(shí)地在辦公區(qū)”溜達(dá)”巡視-典型的MBWA。

這些不斷出現(xiàn)的意外打擾絲毫都不能影響他，當(dāng)我問他作為掌管這么一家大型公司諸多事務(wù)的老總，他是怎么處理好這么多的打擾卻一點(diǎn)也不覺氣惱的時(shí)候，他只是報(bào)以一聲苦笑。于是我把他溫和的個(gè)性當(dāng)做了問題的答案。但是當(dāng)我繼續(xù)去研究約翰·科里的時(shí)候，我很快注意到他與維特利亞先生一樣，一天當(dāng)中只有約兩個(gè)多小時(shí)的時(shí)間是事先定好的，而除此之外的時(shí)間全被這種毫無章法可言的”打擾”所占據(jù)。

非常有意思吧，不同行業(yè)中兩位都極其成功的管理者，一個(gè)是租賃汽車大王、一個(gè)是報(bào)業(yè)巨擘，竟然都有意無意地讓自己的工作日中計(jì)劃少，臨時(shí)雜務(wù)多。

當(dāng)我的”CEO的一天”研究繼續(xù)進(jìn)行下去的時(shí)候，我有意識(shí)地關(guān)注這方面的事，結(jié)果證明，幾乎所有的管理者在這一點(diǎn)上都是如此。這真是讓我始料未及，我還以為頂級(jí)管理者的日程都安排得嚴(yán)嚴(yán)緊緊的，直接報(bào)告人也只能在嚴(yán)格限定的時(shí)間里才能進(jìn)去見他。

事實(shí)剛好相反；在管理最高層，管理者的直接報(bào)告人及大約15位的即時(shí)聯(lián)絡(luò)人享有隨時(shí)面見最高管理者的完全自由。

當(dāng)我問及這一明顯有悖于一般人看法的現(xiàn)象時(shí)，管理者都只是覺得這是非常自然的，無法說出什么特別的理由。

后來，我有幸訪問了喬治·皮克特（George E. Pickett），西弗吉尼亞州衛(wèi)生廳長，美國健康協(xié)會(huì)前會(huì)長，可能是因?yàn)樗膶W(xué)術(shù)背景，他系統(tǒng)地解答了我的疑問：當(dāng)我問他是如何處理打擾的時(shí)候，他反問道：”什么打擾？”

于是我向他講述了我所見到的一幕幕場景，他就接著解釋說：”你所當(dāng)做打擾的事情正是我的工作。從我職業(yè)的初期開始，我就一直把工作理解為：為別人提供方便，排除故障，幫助人出主意，解決問題甚至只是出現(xiàn)在現(xiàn)場。如果我真的有什么最后期限的壓力，我會(huì)到一個(gè)會(huì)議室里去，關(guān)上門。但是這樣的可能性很小。”

就在那時(shí)候，我突然悟出了財(cái)富500強(qiáng)公司的成功真諦：讓大多數(shù)管理者心煩意亂的無休無止的打擾對(duì)那些頂級(jí)CEO來說，正是正常、良好的工作氣氛的表現(xiàn)，善于工作的頂級(jí)管理者們似乎并不像一般人那樣看待打擾。

以本納維德為例，他甚至不愿意擁有什么個(gè)人時(shí)間。他這樣說：”如果沒有人在我辦公室，我就會(huì)去找人……我的工作就是與職員溝通，與我的老板們溝通，與我的客戶-市民們溝通。四處走動(dòng)摸清方方面面的底細(xì)正是我的職責(zé)所在。”

“是的，我不僅讓人們可以找到我，而且還需要進(jìn)行移動(dòng)辦公，需要更多的現(xiàn)場辦公……我想去看一看牛欄羊圈，昨天我剛?cè)チ艘惶藲庀笥^測站。”

對(duì)于這些引人入勝的發(fā)現(xiàn)，我的第一反應(yīng)是，這些頂級(jí)管理者之所以能夠在這些意料和計(jì)劃之外的事情中游刃有余，是因?yàn)樗麄兾桓邫?quán)重，有一大堆下屬供他們調(diào)遣的緣故。

但是最終我發(fā)現(xiàn)這里面令人驚詫的真相是：這些爬到大公司、大機(jī)構(gòu)頂層的人們事實(shí)上從他們職業(yè)生涯開始的那一天，就一直在奉行”開門”政策。通過歡迎所有人來找自己，他們從一開始就成了影響力的中心，人氣的聚集地。有了這些再加上才干、努力工作和一些運(yùn)氣、他們能不升到階梯的頂級(jí)嗎？

初一看，”歡迎打擾”的思想似乎有悖于高效率時(shí)間管理的常理，但是我越深入研究這此著名管理者，我就越意識(shí)到，他們這樣安排自己的時(shí)間，讓別人可以從他們那里得到意見、建議和幫助，正是他們在有意識(shí)地為自己獲得巨大的成功，通常是更高的職位創(chuàng)造條件。從起初他們愿意給別人”看一眼”的機(jī)會(huì)開始，他們就向同事傳遞自己已經(jīng)掌握局勢的信號(hào)，這樣久而久之，就會(huì)成了能夠自我應(yīng)驗(yàn)的先知預(yù)言。

所有這些東西，聽起來似乎非常有意思，但是從你的角度出發(fā)，卻又未必非?？尚?，也許就你現(xiàn)在所處的位置而言。根本就經(jīng)不起人們出出進(jìn)進(jìn)，不停地”搶掠”你的工作時(shí)間。要處理這兩個(gè)互相沖突的目標(biāo)–讓人們可以找到你與盡力做好自己的事情–需要非常強(qiáng)的協(xié)調(diào)平衡智慧。

秘訣就在于你要好好把握3種基本的”打擾方式”，然后從中確定哪一種最適合你的個(gè)人情況，使你能夠盡可能地增大自己在管理工作中的效率。

以上是"高效率時(shí)間管理的常理"的內(nèi)容，本文的主題是“以本納維德為例，他甚至不愿意擁有什么個(gè)人時(shí)間。他這樣說："如果沒有人在我辦公室，我就會(huì)去找人……我的工作就是與職員溝通，與我的老板們溝通，與我的客戶-市民們溝通。四處走動(dòng)摸清方方面面的底細(xì)正是我的職責(zé)所在。"”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 想用多點(diǎn)時(shí)間就要把握時(shí)間控制時(shí)間, 在時(shí)間的活力本質(zhì)中獲益, 要懂得物流管理資訊更重要, 感謝您對(duì)本站的支持。

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