高效時(shí)間管理的秘密武器

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有些人為什么總是保質(zhì)保量地按時(shí)完成工作任務(wù)、為什么總能有效地平衡生活？對這些事業(yè)的高效人士們進(jìn)行調(diào)查研究后，發(fā)現(xiàn)他們擁有以下一些高于常人的秘密武器：
一、Deadline 提前兩天
雪薇在一家日化公司工作，總是能準(zhǔn)時(shí)下班，她把自己的高效歸功于“兩套計(jì)劃”：“首先是工作的整體計(jì)劃。每隔一段時(shí)間，我都要對負(fù)責(zé)的大小項(xiàng)目做統(tǒng)籌安排，計(jì)劃好什么時(shí)候完成哪個(gè)步驟，什么時(shí)候整體完工。通常，我給自己定的最后期限要比公司的期限提前兩天，以免各種可能的意外發(fā)生。而另一個(gè)就是每天的具體執(zhí)行計(jì)劃。我經(jīng)常隨身帶著小本子，平時(shí)想到什么要做的事，隨手記。晚上整理成第二天要落實(shí)的備忘錄?！卑袲eadline 提前，就避免了意外發(fā)生造成的拖延和加班。
要高效工作，我們首先需要找到自己工作的真正重點(diǎn)，通過制定短期項(xiàng)目計(jì)劃，輔以每周每月的定期檢查來實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，千萬不要忘記老板的聲音，要和老板一起確定自己的職責(zé)和目標(biāo)，才能做到完成的任務(wù)是最有價(jià)值的；同時(shí)，在執(zhí)行過程中，要讓老板清楚自己的進(jìn)程。有些老板不喜歡員工早下班，是因?yàn)樗恢绬T工的進(jìn)度。
二、工作中，請勿打擾
常常聽見有人抱怨“計(jì)劃趕不上變化”，卻很少有人會去尋找各種“意外”發(fā)生的原因。有時(shí)，別人隨便打擾你，只是因?yàn)樗麄儾恢肋@個(gè)時(shí)間不該打擾你，尤其是你一貫給大家留下的是隨叫隨到的“老好人”印象。時(shí)間漏洞就是在這種情況下產(chǎn)生的，比如有人問：“給我一分鐘行嗎？”他就真只需要一分鐘嗎？不可能！那怎么辦？你可以回答：“我可以給你一分鐘，可是你確定這一分鐘夠嗎？我們還是3點(diǎn)鐘到會議室談吧。”要這樣堅(jiān)定地保護(hù)自己的界限，需要我們承認(rèn)自己不是超人。當(dāng)然，除了禮貌而又真誠地對同事說“不”之外，在職場上，我們還需要學(xué)會巧妙地向老板表明立場。如果老板突然讓你接手另一個(gè)大項(xiàng)目，你可以回答：“我愿意接受這項(xiàng)任務(wù)，但是我現(xiàn)在正忙著你交給我的那個(gè)XX 計(jì)劃，如果再接這個(gè)新項(xiàng)目，恐怕就不能按時(shí)完成那個(gè)了。您更希望我先做完哪個(gè)好？”
三、踢走辦公室的凌亂
辦公室的凌亂會成為事業(yè)的絆腳石。這里的條理，不僅是指鋪天蓋地的備忘錄、草稿、賬單、信件和各種各樣的文件夾，也包括我們電腦里的信件、電郵、報(bào)告、閱讀材料和數(shù)以千計(jì)的數(shù)據(jù)表格和重要文件。一個(gè)有條理的辦公環(huán)境，可以幫助我們節(jié)約時(shí)間、專心做事、減輕壓力，還方便我們休假時(shí)，幫忙的同事找到一件東西不會太難。面對一個(gè)實(shí)在的物體，你可以問問自己：我一年內(nèi)用過它嗎？如果房子失火了我會搶救它嗎？并根據(jù)問題的答案確定是否要把它保存、送人、丟掉還是收藏。同樣的道理，你也可以這樣清理你的電腦，檢查你的文件是否需要?jiǎng)h除、分派、處理、標(biāo)明日期并歸檔。
四、把黃金時(shí)間預(yù)留給重要工作
桃子在一家外企做市場分析，她說：“我以前也經(jīng)常感到時(shí)間不夠用，總是到了下班時(shí)卻發(fā)現(xiàn)第二天要交的文件還沒做完。直到有一天，我詳細(xì)記錄了自己一天8小時(shí)都在做什么，才發(fā)現(xiàn)原來自己總是先處理例如收發(fā)郵件、整理實(shí)驗(yàn)材料等簡單的小事，拖到最后才做難度較大的工作，搞得自己很被動(dòng)。
沉溺于工作和勤奮工作是兩回事。一項(xiàng)針對《財(cái)富》1000 強(qiáng)首席執(zhí)行官的調(diào)查，就算是這些被大眾公認(rèn)的精英，每天的平均有效工作時(shí)間也不過60分鐘！在其他時(shí)間里，他們也同樣都在處理各種日常事務(wù)。其實(shí)，絕大多數(shù)的人在一整天的時(shí)間內(nèi)，只有四五個(gè)小時(shí)處于自己的最佳狀態(tài)。在這段黃金時(shí)間內(nèi)，你要集中精力處理以下工作：
1、完成高價(jià)值或者有重要意義的事；
2、做出關(guān)系重大的決定；
3、參與解決問題或集體討論；
4、進(jìn)行復(fù)雜細(xì)致的思考。
至于低谷時(shí)間，不妨就順應(yīng)身體需要，做一些簡單工作。
五、工作90 分鐘，休息15分鐘
生活中常聽到有人因?yàn)橥硐掳喽г构尽⒈г箘e人，但同時(shí)也有很多晚上8 點(diǎn)下班的人，每天上午的11點(diǎn)之前基本上什么工作也沒有動(dòng)手去做！“反正也要加班”，當(dāng)我們用這個(gè)惡劣的借口讓自己放心拖拉，工作效率低下也就不足為奇了。所以，越加班，越覺得事情做不完；越覺得事情做不完，工作時(shí)間就拖得越長。這樣的惡性循環(huán)會讓我們長期處在高壓狀態(tài)下，不僅降低工作效率，還引發(fā)各種疾病。所以，我們必須意識到自己要勇敢地為此負(fù)起責(zé)任，調(diào)整好作息。
幾年前，《腦內(nèi)革命》一書風(fēng)靡，作者村山茂雄提到：愈懂得不“用腦過多”、“腦筋疲勞”的人，愈能有效率地把事情做好。所以，要學(xué)會時(shí)間分配法，才能把有限的精力發(fā)揮出最大的效能。根據(jù)心理學(xué)研究，一個(gè)人能持續(xù)集中注意力的時(shí)間，不超過90分鐘。所以每工作90分鐘，就要休息15分鐘。
六、不做高耗低效的多面任務(wù)手
研究表明，當(dāng)大腦一次處理多件事情時(shí)，每件事所需要的時(shí)間是集中精力處理一件事時(shí)的4倍。如果你一邊接電話，一邊寫郵件，結(jié)果是兩件事情你都要花費(fèi)更多的時(shí)間。當(dāng)你正集中精力在一項(xiàng)具體任務(wù)上，對外，你需要堅(jiān)定地保護(hù)自己的工作狀態(tài)不被打擾，你要學(xué)會拒絕各種干擾的誘惑。當(dāng)然，你很可能在工作中突然想起什么其他的事情要去處理，把它們寫在記事本上，然后馬上回到原來的工作之中。另外，你還可以在開始之前主動(dòng)避開能預(yù)料到的干擾，關(guān)閉網(wǎng)路，或者提前準(zhǔn)備好咖啡，這樣就不會再給自己找借口去休息室了。
七、利用好“時(shí)間市場”
歌手蘇芮曾對自己說：“我永遠(yuǎn)都不會雇人來幫我打掃房間，我完全能自己做?！钡髞硭?jì)算了自己花在打掃上的時(shí)間，竟然高達(dá)每年250個(gè)小時(shí)。“假設(shè)我的每個(gè)小時(shí)的價(jià)值是10 元錢，每年付出2500 元來交換和家人在一起時(shí)的好時(shí)光，不劃算嗎？”
如果有“時(shí)間市場”你愿意付出多少金錢來購買你的一小時(shí)？你的時(shí)間的內(nèi)在價(jià)值不僅體現(xiàn)在你的工資單上。很多人把生命中寶貴的愛好、鍛煉、睡眠、與家人和孩子在一起的時(shí)間無情消減，卻沒想過通過委托他人完成一些事情來創(chuàng)造自己的時(shí)間。比如你要完成一個(gè)項(xiàng)目的可行性報(bào)告，你可以委托市場調(diào)研人員來搜集資料，也可以請人分發(fā)調(diào)查表。

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