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證件錄入

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  建筑施工企業(yè)擁有眾多的證件資質(zhì),為了實現(xiàn)證件的有序化管理與規(guī)范化利用,我們通過工程企業(yè)管理系統(tǒng)將證件錄入到系統(tǒng)中,然后進行規(guī)范化管理。

  一、工程企業(yè)在證件錄入管理中常見的問題

  1、證件眾多,都是分散保存不同人的手中或者不同的部門,沒有實現(xiàn)集中管理,導致某些業(yè)務(wù)交叉的證件經(jīng)常出現(xiàn)“有沒有、在哪里、找誰要”的問題。

  2、有的公司只是單單將證件集中起來保存,但是沒有進行專業(yè)分類,碰到需要的專業(yè)證件時,要從一堆證件中去翻找,十分麻煩。

  3、證件管理沒有實現(xiàn)數(shù)字化,借用人員需要找到專職管理人員才知道證件是否在庫,是否可以借出,降低了工作效率。

  4、部分證件借出頻率高,沒有一套成熟的借還管理體系,容易出現(xiàn)證照丟失,或者是使用時間安排不合理,并且出現(xiàn)這些問題時也無法追溯源頭。

  5、證書過期不能自動提醒,需要管理人員逐一查詢,容易遺漏,從而影響到某些需要調(diào)用證照的業(yè)務(wù)正常運行。

證件錄入

  二、泛普軟件中證件錄入的管控點及作用

  1、在系統(tǒng)中,可以將公司所有的證件都登記到系統(tǒng)中,對證件進行分類管理,記錄每個證件的存放部門,方便在使用時快速查詢找到所需證件。

  2、當需要借出證件時,可以直接在系統(tǒng)中查看證件狀態(tài)和證件去向就可以知道目前該證件是否可用,再也不用去找相關(guān)管理人員查詢,提高了辦公效率。

  3、通過證件錄入單據(jù),還可以實現(xiàn)借出和歸還的體系化管理,通過篩查證書去向就可以查看證件的所有借出歸還情況,當證件出現(xiàn)丟失或者損壞時,能夠及時找到相關(guān)負責人。

  4、表單中還能實現(xiàn)對證書有效期的管理,通過登記有無期限、到期日期,當證件到期時,系統(tǒng)自動標紅提醒,方便證件管理員及時處理,以免耽誤后續(xù)施工需要。

  5、可以將紙質(zhì)證件拍照上傳到附件中,實現(xiàn)紙質(zhì)證件和電子化證件的集中管理,也進一步保證了證件的真實性。

  三、泛普軟件中的證件錄入單據(jù)

  在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中,由證件管理員填寫此單據(jù)。

  1、基本信息

  證件錄入單據(jù)主要包含員工信息、證件信息、增項專業(yè)三大方面的內(nèi)容。

證件錄入基本信息

  2、附件上傳

  支持附件上傳,可以將紙質(zhì)證件拍照上傳到附件中,也可以將其他相關(guān)文件上傳,支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。

證件錄入附件

  四、泛普軟件中的證件錄入列表

  證件錄入列表主要顯示所有的證件錄入單據(jù),在列表中支持多種自定義查詢條件,支持模糊查詢,支持將常用查詢條件進行保存,還能將查詢出來的列表導出成Excel格式;也能將查詢出來的列表直接打印。

證件錄入列表 

發(fā)布:2006-10-26 13:28    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關(guān)閉]