項(xiàng)目管理工具對(duì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作重要性有哪些

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　　項(xiàng)目管理工具可增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和解決問(wèn)題的能力，帶來(lái)更大的創(chuàng)造力、效率。即使您在家工作，您仍然需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作。通過(guò)相互傾聽(tīng)和學(xué)習(xí)，你們可以互相幫助以實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。協(xié)作需要努力和承諾，但為您的團(tuán)隊(duì)帶來(lái)的回報(bào)是非常值得的。

　　一、團(tuán)隊(duì)使用項(xiàng)目管理工具的重要性

　　1、作為管理者可以隨時(shí)把控項(xiàng)目全局

　　任務(wù)分配后，項(xiàng)目經(jīng)理需要去了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)甘特圖將任務(wù)分配給項(xiàng)目成員，項(xiàng)目成員完成任務(wù)甘特圖就會(huì)反饋任務(wù)的進(jìn)度。

　　2、作為關(guān)注者可以隨時(shí)調(diào)控內(nèi)部資源

　　如果項(xiàng)目組中有幾個(gè)或者幾十個(gè)人的時(shí)候，就可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。這時(shí)就需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行工作的調(diào)整。那么這個(gè)跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)就可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理完成這個(gè)工作。

　　3、作為參與者可以隨時(shí)在線溝通

　　良好的溝通是建設(shè)項(xiàng)目的基本原則。使用項(xiàng)目管理工具，方便工作的銜接和任務(wù)的分配，隨時(shí)了解項(xiàng)目的最新情況，知道下一步該做什么。同時(shí)，有效確保每個(gè)部門(mén)之間溝通暢通無(wú)阻。由于員工之間溝通順暢，信息可以快速傳遞。

　　4、作為任務(wù)負(fù)責(zé)人可以查看自己工作進(jìn)度

　　工作分解后，應(yīng)該按照個(gè)人的特長(zhǎng)分配工作，因?yàn)樘亻L(zhǎng)就是效率。所以項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目成員的情況。即使在開(kāi)始時(shí)不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會(huì)很快的被體現(xiàn)出來(lái)。也就是說(shuō)跟蹤促使項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)成員進(jìn)行一個(gè)評(píng)估，并且這個(gè)評(píng)估是可以找到根據(jù)的。

　　5、作為企業(yè)主可以輕松完成文檔歸集分析

　　使用項(xiàng)目管理工具可以確保文檔歸檔，并保存在云端。這樣你可以輕松管理和不間斷地訪問(wèn)文檔。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在任何地方、任何設(shè)備上都能立即使用工具，團(tuán)隊(duì)成員之間可以共享和更新文件，保護(hù)重要文檔，使它們永遠(yuǎn)不會(huì)丟失。項(xiàng)目每個(gè)步驟的文檔都需要安全記錄和存儲(chǔ)，沒(méi)有項(xiàng)目管理工具，這就需要在紙上完成。文件很容易丟失和過(guò)時(shí)，并且需要大量時(shí)間和精力進(jìn)行歸檔。使用項(xiàng)目管理工具，就可以快速整理。

　　二、項(xiàng)目管理工具創(chuàng)建有效協(xié)作活動(dòng)的一些操作

　　1、確保所有團(tuán)隊(duì)成員都參與其中

　　這是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的第一步。這樣做是為了確保所有團(tuán)隊(duì)成員都真正參與并為每個(gè)協(xié)作工作流程做出貢獻(xiàn)。根據(jù)每個(gè)成員的能力，從最初的計(jì)劃、工作分工和最終的工作執(zhí)行開(kāi)始。讓團(tuán)隊(duì)成員感到參與感。這當(dāng)然會(huì)對(duì)既定的時(shí)間表產(chǎn)生影響;它可能與規(guī)定的期限和目標(biāo)相沖突。

　　2、明確合作目標(biāo)

　　在進(jìn)行協(xié)作之前，您和您的團(tuán)隊(duì)需要很好地了解此活動(dòng)的目的。一旦您建立了明確的目標(biāo)，您和您的團(tuán)隊(duì)設(shè)定的第一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該立即達(dá)成一致。

　　3、為頭腦風(fēng)暴準(zhǔn)備一個(gè)地方

　　如果您希望合作有效并產(chǎn)生積極的結(jié)果，您必須避免在決策中變得以自我為中心。因?yàn)閰f(xié)作是一種協(xié)作努力，所以您必須與您的團(tuán)隊(duì)合作做出選擇，為您的同事提供一個(gè)發(fā)表意見(jiàn)的論壇和空間，花時(shí)間熟悉彼此的觀點(diǎn)，討論你們彼此合作的結(jié)果。

　　4、保持開(kāi)放的心態(tài)

　　保持開(kāi)放的心態(tài)不僅限于鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人產(chǎn)生新穎的想法。還有更關(guān)鍵的事情，那就是傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)。營(yíng)造一種協(xié)作的工作氛圍，讓員工樂(lè)于分享和傾聽(tīng)彼此的想法、建議、批評(píng)和顧慮。這可以更快地解決問(wèn)題、改善協(xié)作、增強(qiáng)信任，并且最重要的是提高團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)力。

　　5、根據(jù)需要使用配套工具

　　團(tuán)隊(duì)協(xié)作一般需要配套的項(xiàng)目管理工具，然后可以利用項(xiàng)目管理工具來(lái)促進(jìn)工作中更富有成效和更高效的合作。您可以使用泛普軟件項(xiàng)目管理工具來(lái)輕松實(shí)現(xiàn)上述功能。

　　三、泛普軟件的優(yōu)勢(shì)是什么

　　1、提高企業(yè)整體管理水平

　　專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理工具都有科學(xué)的方法論做支撐，能夠很好的貫徹執(zhí)行項(xiàng)目管理的理論和思想，讓項(xiàng)目按照系統(tǒng)的邏輯運(yùn)行，這樣就有利于管理人員理解和實(shí)踐優(yōu)秀的項(xiàng)目管理方法論，提高自身的管理水平。

　　2、提高運(yùn)營(yíng)效率

　　辦公效率低，是很多企業(yè)現(xiàn)在都存在的一些問(wèn)題。企業(yè)引進(jìn)使用管理工具是管理方式的較大轉(zhuǎn)變，對(duì)管理形式和工作習(xí)慣的轉(zhuǎn)換。

　　從手工管理到系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)行，管理人員只需要把相關(guān)內(nèi)容錄入到系統(tǒng)上，項(xiàng)目就會(huì)自動(dòng)運(yùn)行并分析、計(jì)算出相應(yīng)的結(jié)論和數(shù)據(jù)，得到相應(yīng)的表單和報(bào)表。管理人員不再需要自己逐個(gè)更新數(shù)據(jù)和計(jì)算，工作效率會(huì)得到顯著提升。

　　3、提高項(xiàng)目成功率

　　項(xiàng)目數(shù)據(jù)在項(xiàng)目管理工具上運(yùn)行，除了提高管理人員的效率之外，還可以減少手工管理帶來(lái)的錯(cuò)誤率。

　　數(shù)據(jù)的自動(dòng)運(yùn)行，讓項(xiàng)目管理人員不再承擔(dān)項(xiàng)目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致的偏差風(fēng)險(xiǎn)，可以有更多時(shí)間從整體上把握和管理項(xiàng)目，分析項(xiàng)目的各項(xiàng)結(jié)果，并根據(jù)項(xiàng)目情況預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)、解決問(wèn)題，提高項(xiàng)目的成功率。