項目業(yè)務費申請
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在跟進投標項目的過程中可能會產生一些項目業(yè)務費,比如業(yè)務招待費、餐費以及其他可能產生的費用,項目人員將項目上每一次產生的業(yè)務費用進行統(tǒng)計,項目業(yè)務費屬于項目前期的成本。
一、工程企業(yè)在項目業(yè)務費申請管理中存在的問題
1、投標人員或者項目部人員在項目業(yè)務費申請上與財務人員互相勾結、無中生有、謊報金額,造成項目費用增加。
2、對項目業(yè)務費的申請沒有進行嚴格的記錄,有時候會忘了登記或者登記錯誤,也缺乏相應人員對單據(jù)真實性、準確性的監(jiān)管。
3、對費用產生過程中原始憑證單據(jù)沒有進行統(tǒng)一有效的管理,容易造成原始單據(jù)的缺失,影響審核工作的正常進行。
4、公司項目一旦多起來,人工方式下對各項目的業(yè)務費用的統(tǒng)計難度就增大,手工統(tǒng)計效率低并且極容易出錯。
5、項目業(yè)務費的申請只有財務部、項目部的相關辦理人員才知情,該部門其余人員或者其他部門一概不知,不利于信息之間的共享。
二、系統(tǒng)的管控點及作用
1、項目業(yè)務費的使用是為了保證本次投標項目的順利進行而產生的費用,合理的項目業(yè)務費的申請使用有利于推進投標項目成功。
2、項目業(yè)務費申請單據(jù)是統(tǒng)計項目成本的來源依據(jù)之一,對項目業(yè)務費用的統(tǒng)計分析可以方便合理控制費用的使用情況,也便于控制項目的成本。
3、在系統(tǒng)中,可以將項目業(yè)務費發(fā)生時的相關原始憑證,比如發(fā)票、收據(jù)等上傳到附件中,保證費用發(fā)生的真實性,保證項目業(yè)務費申請的陽光化、透明化。
4、通過系統(tǒng)的審核流程,可以實現(xiàn)各部門對項目業(yè)務費用申請的監(jiān)督,投標人填寫單據(jù)后提交審核,由項目部、財務部、成控部等相關負責人進行審核,一定程度上能夠控制投標人和財務人員勾結謀私利的情況發(fā)生,也能在出現(xiàn)問題時避免互相推諉的情況發(fā)生。
5、通過泛普工程項目管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)信息共享,只要設置了權限,就可以登錄到系統(tǒng)中及時查看相應的單據(jù),避免信息孤島的產生。
6、通過項目業(yè)務費用申請列表,自動計算每個項目的業(yè)務費用是多少,領導在查詢的時候方便快捷,再也不用喊下屬員工手工統(tǒng)計了。
三、系統(tǒng)中的項目業(yè)務費申請單據(jù)
在泛普工程企業(yè)管理系統(tǒng)中,由投標人員進行項目業(yè)務費的申請并填寫此單據(jù)。
1、基本信息
項目業(yè)務費申請單據(jù)主要包含項目名稱、項目類型、申請金額、賬戶信息、銀行賬戶、申請人、申請事由等內容。
2、附件上傳
支持附件上傳,可以將業(yè)務費發(fā)生時產生的原始憑證等上傳到附件中,支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據(jù)審批
支持對項目業(yè)務費申請進行多級審批,首先由填寫單據(jù)的人員提交審批,然后根據(jù)公司的具體情況,分別由項目部領導、財務部領導、公司領導等進行審核,還可以查看完整的審批流過程。
四、系統(tǒng)中的項目業(yè)務費申請列表
項目業(yè)務費申請列表主要顯示所有的項目業(yè)務費申請單據(jù),在列表中支持多種自定義查詢條件,支持模糊查詢,支持將常用查詢條件進行保存,還能將查詢出來的列表導出成Excel格式;也能將查詢出來的列表直接打印。
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