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挑選項(xiàng)目管理軟件有哪些要點(diǎn)需要注意?
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企業(yè),無(wú)論規(guī)模大小,都要處理許多項(xiàng)目、計(jì)劃、任務(wù)。需要有一個(gè)解決方案可以幫助企業(yè)在計(jì)劃和運(yùn)行項(xiàng)目時(shí),以準(zhǔn)確、可預(yù)測(cè)和可盈利的方式使一切保持井井有條。這個(gè)時(shí)候就需要項(xiàng)目管理軟件,項(xiàng)目管理軟件的選擇并不容易,因?yàn)橐紤]到企業(yè)行業(yè)、企業(yè)規(guī)模、制度、流程、成本預(yù)算等方面因素的影響,所以不同的企業(yè)的使用策略并不一樣。
一、 選擇項(xiàng)目管理軟件需要考慮的問(wèn)題:
1. 是否易操作
我們要注意,采購(gòu)了項(xiàng)目管理軟件后,是要給誰(shuí)日常用的呢?不是領(lǐng)導(dǎo),而是普通的項(xiàng)目成員。所以在選擇項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí),一定要考慮到員工操作的難易程度,能夠讓員工很快上手的工具,可以節(jié)省大量的操作培訓(xùn)時(shí)間,進(jìn)而加快項(xiàng)目進(jìn)度。
2. 軟件是否靈活,可讓用戶自定義
除了個(gè)別的針對(duì)細(xì)分行業(yè)的項(xiàng)目管理軟件,大多數(shù)其實(shí)都是針對(duì)通用行業(yè)的。那可能系統(tǒng)默認(rèn)提供的任務(wù)信息就不太符合你的行業(yè)。系統(tǒng)要允許用戶能夠自定義一些字段。比如,審核人下拉列表,任務(wù)屬性是必做還是選做,加一些公式字段自動(dòng)計(jì)算任務(wù)逾期天數(shù)等等。
3. 便于團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作
項(xiàng)目管理是十分復(fù)雜的過(guò)程,需要不斷與團(tuán)隊(duì)其他成員進(jìn)行溝通來(lái)確定項(xiàng)目的進(jìn)展。因此,良好溝通協(xié)作功能是必須的,它將有助于保證整個(gè)團(tuán)隊(duì)的信息暢通。
4.實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目進(jìn)度
一個(gè)正常的項(xiàng)目流程包括啟動(dòng)、執(zhí)行、監(jiān)測(cè)控制、收尾等階段,每個(gè)階段都有不同的事情要處理,尤其是在執(zhí)行和監(jiān)測(cè)階段,管理尤其復(fù)雜,因此項(xiàng)目進(jìn)度的把控是比較難做處理的。那么軟件最好是能夠?qū)⑦@種線下流程固化到線上。在后臺(tái)設(shè)計(jì)好了任務(wù)流程之后,成員完成了自己的環(huán)節(jié),點(diǎn)擊提交按鈕,系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)把任務(wù)執(zhí)行人改成下一個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人,并給他發(fā)郵件,他點(diǎn)擊了郵件中的任務(wù)鏈接,就可以直接做任務(wù),完了再下一步。
二、泛普項(xiàng)目管理軟件功能
1.文檔存儲(chǔ)和共享
在構(gòu)建啟動(dòng)和文檔流程、項(xiàng)目和業(yè)務(wù)的其他方面時(shí),您需要確??梢钥焖俣ㄎ缓驮L問(wèn)文檔和文件。使用泛普項(xiàng)目管理軟件可以幫助您防止丟失關(guān)鍵信息,尤其是在員工離職時(shí)。您的所有重要文檔都將集中且可訪問(wèn),而不是孤立散亂的。
2.資源管理
由于您的資源有限,因此您需要確保盡可能有效地平衡工作負(fù)擔(dān)。泛普項(xiàng)目管理軟件可以幫助您更好地了解團(tuán)隊(duì)成員之間的工作量。當(dāng)您發(fā)現(xiàn)一個(gè)成員任務(wù)安排太滿時(shí),您可以簡(jiǎn)單地將任務(wù)重新分配給其他可用的團(tuán)隊(duì)成員并繼續(xù)您的項(xiàng)目。
3.時(shí)間跟蹤功能
輕松的時(shí)間跟蹤管理以及區(qū)分計(jì)費(fèi)和非計(jì)費(fèi)工作的能力可以幫助您更好地了解您的團(tuán)隊(duì)將時(shí)間花在哪里。有了這些隨時(shí)可用的信息,您將擁有可見(jiàn)性,使您能夠更好地計(jì)劃、增加收入和更準(zhǔn)確地預(yù)測(cè),從而避免過(guò)度承諾和交付不足。
4.預(yù)算管理
管理項(xiàng)目總是伴隨著超出預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)直接在泛普項(xiàng)目管理軟件中管理預(yù)算,減少擔(dān)心超過(guò)底線的時(shí)間。通過(guò)密切關(guān)注總支出,您可以發(fā)現(xiàn)您的支出何時(shí)開(kāi)始增加并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
項(xiàng)目管理軟件工具所需的復(fù)雜性和自定義程度取決于您的業(yè)務(wù)需求。使用泛普項(xiàng)目管理軟件,你想要的功能它都有,詳情請(qǐng)關(guān)注泛普軟件。
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