公文管理

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 　　一、國內(nèi)80%的企業(yè)在公文管理中遇到的問題

　　1、在部分企業(yè)中，公文的填寫沒有規(guī)范的格式，不方便后續(xù)人員進行辦理，也不利于查詢。

　　2、與公文相關(guān)的資料文件都是以紙質(zhì)版的形式存在，在進行傳閱的過程中，容易出現(xiàn)遺失的情況，并且想要查賬都十分不便。

　　3、公文的辦理需要多人員經(jīng)手，在傳統(tǒng)的辦公下，公文辦理受地域和時間影響大，如果辦理人不在辦公室，就會耽誤辦理進度。

　　4、公文的安全性沒得保障，傳遞的過程中其他人可能打開看了，造成信息泄露。

　　5、需要辦理的公文太多，有時候可能桌子上文件堆放過多，而將某個公文遺漏或者搞混淆。

　　6、公文過多，不知道哪些公文比較緊急需要優(yōu)先處理，必須挨個挨個打開查看，耽誤辦理效率。

　　7、需要自己辦理公文的時候就辦理，自己辦理完后就不知道其他人是否辦理了，也不能什么時候能辦理，能開始執(zhí)行。

　　8、作為公司的領(lǐng)導(dǎo)，不能及時全面的了解企業(yè)所有公文內(nèi)容以及辦理情況。

　　二、系統(tǒng)中公文管理的管控點及作用

　　1、提供提供規(guī)范化的公文格式，對公文標題、密級程度、緊急程度、主送、抄送、公文內(nèi)容等信息進行規(guī)范化的填寫，形成統(tǒng)一的格式，方便后續(xù)辦理人查看和辦理，也方便查賬。

　　2、可以將與公文相關(guān)的資料文件通過附件的形式上傳到系統(tǒng)中，只要提交單據(jù)后，其他辦理人就可以查看相關(guān)附件信息了，避免了公文在傳閱過程中出現(xiàn)資料遺失的情況，同時電子化的辦理流程也能提高辦理效率。

　　3、在系統(tǒng)中選擇了主送和抄送之后，相關(guān)公文只會傳遞給對應(yīng)人員，其他人員就看不到，保證了公文的安全性。

　　4、系統(tǒng)提供待辦公文列表，可以看到自己所有待辦，并且還可以按照緊急程度進行篩選，方便及時處理緊急公文，保證工作安排的合理性。

　　5、在系統(tǒng)的已辦公文列表中還可以查看到自己辦理完畢的公文的后續(xù)處理情況。

　　6、作為公司的最高領(lǐng)導(dǎo)，可以通過公文監(jiān)控來查看企業(yè)所有的公文內(nèi)容以及辦理情況，碰到辦理過慢的情況還可以及時催辦。

　　三、系統(tǒng)中的公文管理單據(jù)及列表

　　在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，通過發(fā)起公文、我的公文、待辦公文、已辦公文、已收公文、公文監(jiān)控單據(jù)和列表來實現(xiàn)全方位的公文管理。下面是對應(yīng)單據(jù)、列表的行業(yè)樣張展示：

　　1、發(fā)起公文

　　2、我的公文

　　3、待辦公文

　　4、已辦公文

　　5、已收公文

　　6、公文監(jiān)控