辦公用品
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一、國內80%的企業(yè)在辦公用品中遇到的問題
1、部分企業(yè)對辦公用品管理比較松散,沒有形成規(guī)范的辦公用品信息庫,還停留在簡單的登記出入庫臺賬的層面。
2、在傳統(tǒng)的辦公模式下,企業(yè)對辦公用品購買和領用的記錄一般是通過紙質方式進行登記,時間一長,數(shù)據(jù)也就越多,密密麻麻的信息想去查賬都十分困難。
3、部分企業(yè)在辦公用品在入庫的時候缺少相關的辦理人簽字手續(xù),事后發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對或者質量問題時,找不到負責人。
4、部分企業(yè)對辦公用品的使用缺乏動態(tài)監(jiān)管,不了解其使用情況,沒有責任到各部門或者責任到人,給貪污、私自挪用制造了機會,同時浪費現(xiàn)象也比較嚴重。
5、領導如果想知道辦公用品一共入庫了多少、領用了多少、結存多少,還必須讓辦公用品管理人員臨時去統(tǒng)計一張報表出來,辦公用品管理員又要翻查各種賬本計算匯總,效率十分低并且還可能出錯。
二、系統(tǒng)中辦公用品的管控點及作用
1、在系統(tǒng)中,首先對辦公用品進行分類管理,然后建立完善的辦公用品信息庫,為后續(xù)臺賬的登記提供基礎信息,也方便掌握企業(yè)所有的辦公用品。
2、系統(tǒng)提供電子化、自動化的管理模式,在系統(tǒng)中,可以對辦公用品的入庫和申請信息進行登記,然后系統(tǒng)自動形成電子數(shù)據(jù)臺賬,保證數(shù)據(jù)的完整性,需要查賬的時候通過簡單的篩選條件即可快速查找,大大提高了辦公效率。
3、在辦理入庫的時候,可以將入庫經辦人簽字手續(xù)拍照后上傳到附件中,既方便原始資料的保存,也方便在事后出現(xiàn)入庫問題的時候快速找到負責人。
4、在辦公用品申請單中,可以對領用人、用途進行登記,還可以選擇是個人使用還是部門使用,做到每次出庫落實到位。并且還能對辦公用品申請單設置多級審批,各部門相關經辦人一一簽字,互相監(jiān)督,避免出現(xiàn)貪污和私自挪用的現(xiàn)象。
5、系統(tǒng)提供自動化的辦公用品查詢報表,可以統(tǒng)計所有辦公用品的入庫數(shù)量、領用數(shù)量、剩余數(shù)量,當領導需要查看的時候直接打開報表即可獲取最新數(shù)據(jù),也大大減少了手工計算匯總的弊端。
三、系統(tǒng)中的辦公用品單據(jù)及列表
在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中,通過辦公用品分類、辦公用品信息、辦公用品入庫、辦公用品申請單據(jù)和列表來實現(xiàn)全方位的辦公用品。下面是對應單據(jù)、列表的行業(yè)樣張展示:
1、辦公用品分類
2、辦公用品信息
3、辦公用品入庫
4、辦公用品申請
5、辦公用品查詢報表
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