以人為核心，布局信息化——XX醫(yī)院副院長(zhǎng)e-HR案例點(diǎn)評(píng)

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[專家點(diǎn)評(píng)]中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院副院長(zhǎng)　王映輝

當(dāng)今，“人”作為一種特殊的寶貴資源，其管理遠(yuǎn)比以“事”為中心的“人事”管理復(fù)雜得多，要做到讓醫(yī)院中的每個(gè)人都發(fā)揮其最大的潛能來(lái)為患者、為醫(yī)院發(fā)展有效服務(wù)，就要對(duì)每一個(gè)為醫(yī)院服務(wù)的人員負(fù)責(zé)，這就是以人為本的管理理念——人力資源管理。 無(wú)論是醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，還是事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進(jìn)，都對(duì)醫(yī)院人力資源管理提出了更高的要求。與此同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展，民眾的就醫(yī)需求不斷擴(kuò)大，醫(yī)院門診量持續(xù)攀升，這導(dǎo)致無(wú)限的需求與有限的能力存在著巨大的矛盾。在內(nèi)外因共同作用的背景下，人力資源管理需要借助信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理能力、水平的提升。 由于多種因素的限制，一直以來(lái)眾多醫(yī)院的人力資源管理還處于傳統(tǒng)的人事管理階段，信息化應(yīng)用程度較低，人力資源管理部門業(yè)務(wù)處理仍以手工方式為主,工作量大、效率較低、準(zhǔn)確度難以保證。例如由于醫(yī)院業(yè)務(wù)的特殊性，醫(yī)護(hù)人員經(jīng)常需要在門診、急診以及住院部等不同部門按期進(jìn)行輪換，人員科室間的變動(dòng)非常頻繁。很多時(shí)候，當(dāng)月末報(bào)考勤時(shí)，早已忘記輪轉(zhuǎn)人員來(lái)到科室或離開(kāi)科室的時(shí)間，只能打電話去問(wèn)本人，造成考勤統(tǒng)計(jì)、匯總工作量大，管理成本高，而且容易出錯(cuò)。另外，隨著醫(yī)院人員規(guī)模的快速增長(zhǎng)，尤其是人員身份越來(lái)越多樣化，人員流動(dòng)率逐年遞增，造成管理和統(tǒng)計(jì)難度大大增加。而醫(yī)院原有的方式只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的人事信息記錄，無(wú)法保存和隨時(shí)調(diào)取歷史信息，不能方便快捷地進(jìn)行信息檢索，無(wú)法滿足人力資源發(fā)展要求。 在此背景下，廣安門醫(yī)院與泛普軟件開(kāi)始了人力資源管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，并通過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人員基本信息的集中管理，為信息積累和分析提供依據(jù)；實(shí)現(xiàn)并保證人事、保險(xiǎn)福利、薪資信息的同步和傳遞；理順業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)人力資源管理過(guò)程中信息收集、傳遞、統(tǒng)計(jì)、分析、共享，基本完成人力資源業(yè)務(wù)平臺(tái)的搭建；實(shí)現(xiàn)薪資項(xiàng)目的上報(bào)、審批，個(gè)人所得稅的系統(tǒng)核算，納稅申報(bào)表的生成，適應(yīng)不斷更新的管理理念和業(yè)務(wù)管理的需要。 人力資源管理信息系統(tǒng)確實(shí)在提高管理質(zhì)量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但要使其真正發(fā)揮重要作用，在醫(yī)院順利落地，離不開(kāi)幾個(gè)必要的條件： 第一，人力資源管理部門的需求要能得到滿足。這就要求軟件公司的產(chǎn)品能切合人力資源管理部門的具體需求，解決他們遇到的問(wèn)題，切實(shí)幫助他們提升管理水平。例如，系統(tǒng)提供了方便的表格工具，可以根據(jù)需要繪制表格、自動(dòng)取數(shù)、生成報(bào)表，這就滿足了醫(yī)院內(nèi)部管理需求，也能夠應(yīng)對(duì)外部報(bào)表樣式的變化，做到事半功倍。而這也意味著醫(yī)院人力資源管理部門的人員要具備足夠的意識(shí)、能力和積極性，可以結(jié)合醫(yī)院特點(diǎn)將需求明確化、具體化，真正去深入應(yīng)用人力資源管理信息系統(tǒng)，使其發(fā)揮應(yīng)有的潛力和作用。 第二，信息化系統(tǒng)需要多部門的參與。前期準(zhǔn)備中，醫(yī)院各部門應(yīng)與人力資源管理部門互為補(bǔ)充，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，共同完成信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，為系統(tǒng)的運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。這其中尤其要發(fā)揮信息中心的作用。信息中心是醫(yī)院整體信息系統(tǒng)運(yùn)行的核心部門，除了遴選、評(píng)估、協(xié)調(diào)、把關(guān)等作用外，對(duì)安全也起到保障作用。人力資源管理信息系統(tǒng)雖然是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，但也是醫(yī)院整個(gè)信息系統(tǒng)下面的分支。與此同時(shí)，信息化建設(shè)應(yīng)該齊頭并進(jìn)，這就要求調(diào)動(dòng)各部門的積極性，結(jié)合他們對(duì)人力資源相關(guān)信息的需求，提高他們的意識(shí)，使其明確系統(tǒng)的建設(shè)與信息共享也是有利于自身工作提升，從而積極參與、支持人力資源管理信息系統(tǒng)。 第三，醫(yī)院管理者的重視，是信息化實(shí)施的基礎(chǔ)。醫(yī)院一旦準(zhǔn)備實(shí)施信息化，那無(wú)論是從人力，還是財(cái)力都將是一次投入，需要管理者從經(jīng)濟(jì)和政策上的強(qiáng)力支持。此外，還要使管理者的影響在整個(gè)信息化的過(guò)程中發(fā)揮正向引導(dǎo)作用，并把這種影響轉(zhuǎn)化成對(duì)信息化進(jìn)程一個(gè)強(qiáng)有力的支撐。 信息化生成的大數(shù)據(jù)，成為醫(yī)院的寶貴財(cái)富，而在未來(lái)，信息化的重點(diǎn)是綜合的、動(dòng)態(tài)的和個(gè)性化的數(shù)據(jù)分析，人力資源規(guī)劃、管理和人性化服務(wù)等都要靠系統(tǒng)來(lái)完成，這也是信息化的價(jià)值所在。對(duì)于醫(yī)院管理者來(lái)說(shuō)，科學(xué)決策離不開(kāi)信息數(shù)據(jù)的分析，當(dāng)提供的信息越充分越準(zhǔn)確的時(shí)候，決策的可靠度就會(huì)越來(lái)越高。憑借信息系統(tǒng)，管理者可以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解全院各類人員的學(xué)歷層次、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等，全面掌握醫(yī)院的人力資源狀況，為決策提供參考依據(jù)。比如，平時(shí)的員工績(jī)效考核或升遷工作，就可以利用信息系統(tǒng)為各級(jí)管理者提供評(píng)判依據(jù)。信息系統(tǒng)在未來(lái)的另一項(xiàng)重點(diǎn)工作，就是和院內(nèi)如HIS、科研等其他系統(tǒng)的融合和同步，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的交換和共享。 通過(guò)信息化手段提高工作效率、優(yōu)化管理流程，可以使人力資源管理部門擺脫繁瑣事務(wù)性工作的束縛，這也賦予了這個(gè)部門新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。今后，人力資源管理部門需要向戰(zhàn)略性管理思考邁進(jìn)，依據(jù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，圍繞醫(yī)院發(fā)展的人才需求，為醫(yī)院管理者出謀劃策，將人才配置到合適的崗位上，促進(jìn)人才資源配置的科學(xué)化，真正實(shí)現(xiàn)以人為核心的人力資源管理。 [案例背景] 作為一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研和預(yù)防保健為一體的三級(jí)甲等醫(yī)院，A醫(yī)院現(xiàn)有職工1000余人，其中5位專家被評(píng)為國(guó)家有突出貢獻(xiàn)的專家，40余位專家享受政府特殊津貼。 近年來(lái)，隨著醫(yī)院的發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，工作人員不斷增多，人力資源管理基礎(chǔ)性工作大幅增加，人員入職、崗位調(diào)整、離職、合同管理、考勤管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、日常的薪酬核算、發(fā)放、保險(xiǎn)等一系列事務(wù)性工作“淹沒(méi)”了人力資源處，加班成為醫(yī)院人事部門的工作常態(tài)。不僅如此，現(xiàn)有醫(yī)院的人力資源管理仍然處于傳統(tǒng)的人事管理階段和手工管理階段,人力資源管理的相關(guān)理念、手法和工具相對(duì)陳舊,未能合理規(guī)劃人力資源,這也導(dǎo)致無(wú)論是人力資源處處長(zhǎng)王濤，還是其他同事，因每天都忙于事務(wù)性工作，處于焦頭爛額的狀態(tài)。這令王濤十分頭痛。 以人事報(bào)表為例。醫(yī)院的人事報(bào)表來(lái)源多頭，不僅需要向院領(lǐng)導(dǎo)提供報(bào)表，還需要經(jīng)常向主管單位，如人力資源和社會(huì)保障局、衛(wèi)生局、統(tǒng)計(jì)局，甚至教育局提供各類報(bào)表，造成人力資源處工作量巨大，且準(zhǔn)確性難以保證。面對(duì)日趨復(fù)雜而龐大的職工隊(duì)伍，人員信息發(fā)生變化，人力資源處的信息獲取往往滯后，無(wú)法及時(shí)更新。每次進(jìn)行報(bào)表統(tǒng)計(jì)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或其他科室領(lǐng)導(dǎo)要相關(guān)人力資源統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，都會(huì)讓王濤他們忙上一陣子。 醫(yī)院作為事業(yè)單位，受國(guó)家工資管理政策影響。薪資管理包括確定工資、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職務(wù)晉升、年度晉級(jí)、工資套改、調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、離退休等，調(diào)資工作涉及每個(gè)醫(yī)務(wù)人員的切身利益，關(guān)注度高，不能出絲毫差錯(cuò)。在傳統(tǒng)方式下，人力資源處的人員只能反復(fù)核算、重重把關(guān)，但仍然難以避免錯(cuò)漏，這就使得人力資源處有時(shí)成為醫(yī)務(wù)人員投訴、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)的對(duì)象。 此外，在傳統(tǒng)方式下，醫(yī)院各項(xiàng)人員變動(dòng)管理基于手工形式，所有表單都由人力資源處管理，員工并不知道每一項(xiàng)申請(qǐng)的表單樣式及內(nèi)容該如何填寫，只有到了人力資源處領(lǐng)取表單后由工作人員逐一講解才能完成表單的填寫，這無(wú)形中加大了溝通成本。在醫(yī)院人員規(guī)模不斷增長(zhǎng)而且表單樣式不斷增多的情況下，醫(yī)院內(nèi)不同類別人員的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)入、內(nèi)部職務(wù)變動(dòng)、職稱評(píng)審、退休及證明等各類基礎(chǔ)人事業(yè)務(wù)流程的工作量和復(fù)雜性越來(lái)越高。這類流程性工作占用了人力資源處工作人員大量時(shí)間和精力，但規(guī)范性卻很難提高。 面對(duì)一系列的問(wèn)題，王濤意識(shí)到，在現(xiàn)今社會(huì)，“人”作為醫(yī)院發(fā)展的寶貴資源，其管理遠(yuǎn)比以“事”為中心的“人事”管理復(fù)雜的多，這就需要先進(jìn)的理念和工具來(lái)提高人力資源管理的工作效率、優(yōu)化管理流程，使人事部門擺脫繁瑣事務(wù)性工作的束縛。這期間，多家軟件管理公司找到王濤，向其推薦免費(fèi)人力資源軟件人力資源管理系統(tǒng)。 B軟件公司的趙毅表示，免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)建設(shè)，可以帶給人力資源管理部門的是工作方式上的改變，采用“事找人的方式”，極大減輕了人力資源管理部門的工作量，切實(shí)提高人力資源管理者的工作效率和準(zhǔn)確性，將人力資源管理者真正從繁重的事務(wù)工作中解脫出來(lái)。 “比如您提到的報(bào)表問(wèn)題，通過(guò)免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)，可以解決日常人事業(yè)務(wù)的突發(fā)性工作，如實(shí)現(xiàn)查詢、統(tǒng)計(jì)、花名冊(cè)和登記表自動(dòng)化應(yīng)用。現(xiàn)在不管是醫(yī)院內(nèi)還是主管單位要求的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，都可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成，各科室臨時(shí)要的人力資源統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不用再發(fā)愁加班加點(diǎn)統(tǒng)計(jì)了。” “另外，通過(guò) 免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)薪資管理模塊，可以實(shí)現(xiàn)人員調(diào)配與工資調(diào)資自動(dòng)聯(lián)動(dòng)，新增人員、職務(wù)變動(dòng)、人員離退可自動(dòng)通知薪酬專員，避免工作疏漏。系統(tǒng)自動(dòng)檢索符合調(diào)資條件的人員，調(diào)資計(jì)算后可批量打印工資變動(dòng)審批表和調(diào)資花名冊(cè)。根據(jù)醫(yī)院自身的工資政策，自定義工資指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)和公式，并且能夠滿足上級(jí)主管部門報(bào)送的要求。” “免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)還能根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和問(wèn)題開(kāi)發(fā)不同的功能，以此在很大程度上減輕人力資源管理部門在事務(wù)性工作上所花費(fèi)的時(shí)間和精力，并提高員工滿意度，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展……” 對(duì)于趙毅的介紹，王濤確實(shí)比較動(dòng)心，免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)確實(shí)可以解決當(dāng)前人力資源處所面臨的一些問(wèn)題，而且利用信息化手段來(lái)推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理現(xiàn)代化是一件很有意義的事情。然而，自己對(duì)于免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)了解有多少，對(duì)市場(chǎng)上眾多的產(chǎn)品了解多少，免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)怎樣才算成熟等問(wèn)題都缺乏深入研究，如何選取合適的軟件公司，開(kāi)發(fā)滿足醫(yī)院需求的免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)是個(gè)難題。人力資源管理的信息化不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地把人力資源管理的各個(gè)模塊從實(shí)際操作中轉(zhuǎn)移成信息化操作，而是要實(shí)現(xiàn)信息和人力資源的有效結(jié)合，從而能最大程度上幫助醫(yī)院有效推進(jìn)人力資源管理水平的提高，這是一個(gè)很有挑戰(zhàn)性的工作，軟件公司描述得天花亂墜，是否能實(shí)現(xiàn)仍是個(gè)問(wèn)題。而且，免費(fèi)人力資源軟件是一個(gè)系統(tǒng)的工程，這需要醫(yī)院持續(xù)對(duì)各方面進(jìn)行變革，并與院內(nèi)其他管理系統(tǒng)進(jìn)行整合、銜接，從而能真正、有效地利用免費(fèi)人力資源軟件系統(tǒng)為醫(yī)院服務(wù)。如果不菲的信息化投資不能切實(shí)為醫(yī)院帶來(lái)管理上的提升，那么人力資源處將面臨更巨大的壓力。王濤告誡自己不要盲目“跟風(fēng)”，還是需要深入的思考。
（文中所涉人物均為化名）