信息化破解企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷難題

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預(yù)算管控及費(fèi)用報(bào)銷工作會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩卦斐晒矩?cái)務(wù)制度無法得到有效執(zhí)行，同時(shí)，會(huì)造成由于企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷執(zhí)行不當(dāng)造成預(yù)算超支的情況。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作多表現(xiàn)為基礎(chǔ)勞動(dòng)密集型的工作，大量重復(fù)工作導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員總是人浮于事，嚴(yán)重影響工作效率和員工報(bào)銷進(jìn)度。

紐約泛歐交易所在2010年7月發(fā)布的報(bào)告里表示：2010年上半年，中國成為全球IPO(首次公開募股)最活躍的國家，取代美國和巴西，位列第一。在通往IPO的道路上，中國企業(yè)普遍面臨著管理上的諸多挑戰(zhàn)：財(cái)務(wù)管理能力如何提升?信息系統(tǒng)如何支撐企業(yè)戰(zhàn)略的落地，成為提升管理效率的有力工具?

免費(fèi)流程管理系統(tǒng)咨詢通過近年來為數(shù)百家企業(yè)提供預(yù)算管控和費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)的服務(wù)后發(fā)現(xiàn)，隨著我國集團(tuán)公司的形成和發(fā)展，企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算管理能力逐步發(fā)展起來，中石油、中石化、中外運(yùn)等若干個(gè)成功案例也逐漸涌現(xiàn)出來。但是，現(xiàn)階段絕大部分企業(yè)預(yù)算仍然主要為手工的線下操作模式，并未在執(zhí)行過程中得到有效的監(jiān)控。在國內(nèi)外市場競爭日趨激烈的經(jīng)濟(jì)形勢下，開源節(jié)流并且優(yōu)化配置企業(yè)的有限資源，以合理投入獲取最大利益產(chǎn)出，促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)如期達(dá)成，方能保障企業(yè)快速發(fā)展。

傳統(tǒng)費(fèi)用管理及預(yù)算控制過程存在的問題

免費(fèi)流程管理系統(tǒng)研究表明：傳統(tǒng)的預(yù)算管控會(huì)因?yàn)楦鞣N人為因素造成公司財(cái)務(wù)制度無法得到有效執(zhí)行，同時(shí)，在預(yù)算執(zhí)行過程中，常常出現(xiàn)費(fèi)用發(fā)生超出預(yù)算的情況。另外，由于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作多表現(xiàn)為基礎(chǔ)勞動(dòng)密集型的工作，大量重復(fù)工作導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員總是人浮于事，嚴(yán)重影響工作效率。

1. 企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法及時(shí)獲取和共享

通常企業(yè)內(nèi)與財(cái)務(wù)相關(guān)的軟件僅僅在有限的人員內(nèi)使用，并未得到實(shí)時(shí)更新及共享，使得企業(yè)管理層無法及時(shí)獲取相關(guān)經(jīng)營數(shù)據(jù)。由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)的時(shí)間差，常常導(dǎo)致費(fèi)用發(fā)生一段時(shí)間后，待財(cái)務(wù)做賬時(shí)，才發(fā)現(xiàn)預(yù)算已經(jīng)嚴(yán)重超支。

在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核費(fèi)用的過程中，并未有實(shí)時(shí)的預(yù)算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)提供審批支持，也是導(dǎo)致預(yù)算控制力不強(qiáng)的原因。

2. 企業(yè)財(cái)務(wù)制度形同虛設(shè)

企業(yè)財(cái)務(wù)制度體現(xiàn)在兩方面，一種為日常財(cái)務(wù)管理制度，主要表現(xiàn)為差旅、福利相關(guān)方面;另一種與日常運(yùn)營相關(guān)，為預(yù)算管理制度，主要表現(xiàn)為公司預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控以及項(xiàng)目預(yù)算的管控方面;由于制度都是紙面上的文字，在費(fèi)用審核過程中受人為操作影響較大，常常導(dǎo)致不符合財(cái)務(wù)制度的費(fèi)用被審批。

3. 手工作業(yè)效率低下，出錯(cuò)率高

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作范疇有很多在進(jìn)行重復(fù)的工作，比如憑證的處理，報(bào)銷支付等，浪費(fèi)大量人力處理基礎(chǔ)工作。

在傳統(tǒng)費(fèi)用管理及預(yù)算控制過程中，還會(huì)出現(xiàn)很多問題影響企業(yè)日常工作，見表1。

表1 傳統(tǒng)費(fèi)用管理及預(yù)算控制存在的問題

如何提升企業(yè)費(fèi)用管理及預(yù)算控制能力

由于企業(yè)費(fèi)用管理及預(yù)算控制能力是企業(yè)管理能力提升的重點(diǎn)，企業(yè)對各業(yè)務(wù)部門日常財(cái)務(wù)管控都可以從合理的費(fèi)用支出和財(cái)務(wù)預(yù)算過程控制開始?；谝陨蠁栴}的存在，不難發(fā)現(xiàn)問題的核心是由于企業(yè)內(nèi)信息孤立、經(jīng)營數(shù)據(jù)未得到及時(shí)更新及共享所致。由此看來，一套穩(wěn)定、開放、安全的信息系統(tǒng)是解決以上問題的關(guān)鍵所在。

會(huì)計(jì)信息化對企業(yè)費(fèi)用管理及預(yù)算控制工作的支撐

企業(yè)費(fèi)用管理及預(yù)算控制系統(tǒng)的建設(shè)前提是基于Internet的系統(tǒng)，讓員工在任意地點(diǎn)都可以進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷、隨時(shí)監(jiān)控報(bào)銷過程;讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地可以審批，在審批過程中及時(shí)對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行審批輔助支持，并監(jiān)控費(fèi)用開支是否符合公司財(cái)務(wù)制度;能夠自動(dòng)生成記賬憑證，并與網(wǎng)銀實(shí)時(shí)同步，減少財(cái)務(wù)手工操作帶來錯(cuò)誤并降低財(cái)務(wù)支付風(fēng)險(xiǎn)，見圖1。

圖1 費(fèi)用管理及預(yù)算控制系統(tǒng)

1. 系統(tǒng)建設(shè)原則

由于該系統(tǒng)中包含企業(yè)日常經(jīng)營數(shù)據(jù)，于是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性提出了較高要求。保證企業(yè)在各種環(huán)境下的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率，以及突發(fā)情況下的數(shù)據(jù)還原機(jī)制。安全性方面需要通過登錄安全驗(yàn)證以及數(shù)據(jù)安全性做雙重保護(hù)。

同時(shí)，由于避免信息孤島的存在，通常情況下需要與企業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，也會(huì)涉及與企業(yè)外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸，比如網(wǎng)銀等。因此，對系統(tǒng)的開放性有較高的要求。

2. 費(fèi)用管理及預(yù)算控制

預(yù)算編制、審核、變更

系統(tǒng)提供預(yù)算編制功能，作為預(yù)算控制的基礎(chǔ)依據(jù)，同時(shí)需要滿足企業(yè)預(yù)算執(zhí)行過程常常碰到的問題，比如滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算等;預(yù)算審核過程中經(jīng)常出現(xiàn)多個(gè)審批人由于不同意見反復(fù)修改的問題以及歷史數(shù)據(jù)參考的要求，可以通過線上與線下結(jié)合的方式共同完成。

費(fèi)用報(bào)銷申請及控制

報(bào)銷發(fā)起節(jié)點(diǎn)是財(cái)務(wù)制度控制的源頭，此時(shí)需要細(xì)化費(fèi)用類型，并結(jié)合不同的費(fèi)用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核辦法進(jìn)行控制，某些固定費(fèi)用類型只允許在預(yù)算內(nèi)申請，某些費(fèi)用類型可分為預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外的費(fèi)用審核流程。

為了方便員工報(bào)銷，在報(bào)銷申請時(shí)，可提供信用卡刷卡記錄導(dǎo)入接口，同時(shí)可降低相關(guān)違規(guī)費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)。

費(fèi)用審核及控制

在審核過程中，系統(tǒng)需要給領(lǐng)導(dǎo)審批提示，比如：是否超過當(dāng)前人員報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)?是否違反財(cái)務(wù)制度?是否超當(dāng)期預(yù)算等等;同樣，預(yù)算控制方式也與不同中心的考核方式不同而不同。在超預(yù)算審批時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)預(yù)警，告知審批人相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)核算

在財(cái)務(wù)核算階段作為輔助核算工具，提供自動(dòng)化憑證處理，并及時(shí)與網(wǎng)銀進(jìn)行支付數(shù)據(jù)傳輸，大大減少財(cái)務(wù)手工工作量。

3. 經(jīng)營決策分析

在費(fèi)用管理及預(yù)算控制系統(tǒng)中，企業(yè)核心人員需要知道預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用發(fā)生分析等。

預(yù)算執(zhí)行情況：顯示各中心的年度總預(yù)算、期間預(yù)算、已執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行中數(shù)據(jù)、剩余預(yù)算等;

費(fèi)用發(fā)生分析：顯示各中心當(dāng)期以及歷史發(fā)生費(fèi)用總和及明細(xì)，可按照個(gè)人、費(fèi)用類型、項(xiàng)目等不同維護(hù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析;

費(fèi)用管理及預(yù)算控制系統(tǒng)給企業(yè)帶來的價(jià)值

費(fèi)用管理及預(yù)算控制系統(tǒng)給企業(yè)帶來的價(jià)值具體表現(xiàn)見圖2。

圖2 費(fèi)用管理及預(yù)算控制系統(tǒng)的價(jià)值

縱觀世界上處于競爭優(yōu)勢的大公司，都把信息技術(shù)作為推進(jìn)體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的重要手段，在提升企業(yè)管理水平、優(yōu)化管理流程、提高生產(chǎn)效率等方面，取得了明顯效果和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在保證投入的基礎(chǔ)上，國外大型公司在信息化建設(shè)的過程中，重點(diǎn)考慮數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)與準(zhǔn)確控制、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)統(tǒng)一、公司組織與流程優(yōu)化的結(jié)合，這些方面的綜合實(shí)施保證了會(huì)計(jì)信息化建設(shè)效果的充分發(fā)揮。