房地產(chǎn)企業(yè)智能化，達(dá)成完善合同管理體系目標(biāo)

一、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理特性的認(rèn)識
1.合同管理時(shí)間長

房地產(chǎn)開發(fā)具有資金投入大、技術(shù)要求高、建設(shè)周期長的特點(diǎn)。小型項(xiàng)目的建設(shè)周期可能數(shù)月，大型項(xiàng)目建設(shè)周期可能長達(dá)數(shù)年，甚至更長，相應(yīng)合同的履行也具有長期性、連續(xù)性的特征。房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理通常是隨著項(xiàng)目建設(shè)及合同履行進(jìn)度順序?qū)嵤┑?，依次?jīng)歷項(xiàng)目取得、設(shè)計(jì)、施工、銷售、前期物業(yè)管理等環(huán)節(jié)。
2.合同管理內(nèi)容龐雜
一個(gè)房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目所涉及的合同包括土地出讓、資金借貸、勘察設(shè)計(jì)、施工、物資采購、監(jiān)理、銷售等類型，這些合同的內(nèi)容各不相同。一個(gè)開發(fā)項(xiàng)目需要簽訂幾種不同類型的合同，每種類型的合同往往又會簽訂數(shù)個(gè)以上的合同，而且合同內(nèi)容又涉及很多工程技術(shù)等專業(yè)知識。
3.合同管理涉及人員眾多
房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理從內(nèi)部來講，需要涉及本單位主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、合同管理人員、工程技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員等人員。從外部來講，又涉及每個(gè)合同對方單位的主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、具體經(jīng)辦人員等人員，同時(shí)還涉及建設(shè)、土地、質(zhì)檢、稅務(wù)等政府相關(guān)部門的人員。
4.合同管理國家干預(yù)性較強(qiáng)
房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目建成投入使用后通常會對社會公共利益產(chǎn)生重大影響，因此，國家對房地產(chǎn)開發(fā)采取了嚴(yán)格的干預(yù)措施。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是對合同主體的限制?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)管理法》、《建筑法》等明確規(guī)定從事房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)活動的開發(fā)商、施工、勘察、設(shè)計(jì)和監(jiān)理等單位都應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)，只有取得資質(zhì)證書后，才可在其資質(zhì)等級許可的范圍內(nèi)從事相應(yīng)建設(shè)活動；二是對合同的履行制定了一系列強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)。房地產(chǎn)項(xiàng)目的質(zhì)量關(guān)系到民眾生命財(cái)產(chǎn)安全，為此，國家對項(xiàng)目的勘測、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，都制定了大量的國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)并要求嚴(yán)格執(zhí)行，有關(guān)合同中的許多條款也都是嚴(yán)格按國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)訂立的；三是合同責(zé)任的法定性。我國法律對房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目有關(guān)合同責(zé)任有許多強(qiáng)制性規(guī)定，如采用招標(biāo)方式訂立合同、禁止轉(zhuǎn)包、施工方的質(zhì)量保修責(zé)任等規(guī)定。強(qiáng)制性規(guī)定的存在，使部分合同責(zé)任成為法定責(zé)任，部分或全部排除了當(dāng)事人的締約自由。
5.合同管理風(fēng)險(xiǎn)高
房地產(chǎn)開發(fā)的有關(guān)合同從簽訂到履行均面臨許多風(fēng)險(xiǎn)，既有如自然災(zāi)害、法律法規(guī)變化、合同條件及國際慣例修訂等客觀原因造成的風(fēng)險(xiǎn)，也有如合同訂立時(shí)的疏忽大意、合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)、合同一方違約等主觀原因?qū)е碌娘L(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)如果不采取一定措施進(jìn)行控制，勢必會給房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。
由上可以看出合同管理對房地產(chǎn)行業(yè)的重要性，但凡經(jīng)濟(jì)往來，主要通過合同形式進(jìn)行，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)走向大型化與規(guī)模化，對房地產(chǎn)企業(yè)而言，規(guī)模的擴(kuò)大，所簽定的合同數(shù)量急劇增加，勢必增加管理難度。

二、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理現(xiàn)狀的分析
1.從外部來看，由于我國合同制度尤其是建設(shè)工程合同制度的建立時(shí)間較短，相關(guān)企業(yè)對合同的重要性認(rèn)識不足，合同管理意識不強(qiáng)。我國的建設(shè)工程合同制度是隨著國家經(jīng)濟(jì)體制的改革，逐漸發(fā)展建立起來的。上世紀(jì)70年代末、80年代初,隨著《建筑安裝工程合同試行條例》、《勘察設(shè)計(jì)合同試行條例》、《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》等法律、法規(guī)和規(guī)章的頒布，初步建立起了建設(shè)工程合同制度。

2.從房地產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部來看，在合同管理上主要存在以下幾個(gè)方面的問題：
(1)合同管理制度不健全。房地產(chǎn)企業(yè)普遍缺少相應(yīng)的管理制度或是管理制度存在漏洞，不能對合同實(shí)施有效管理，造成合同風(fēng)險(xiǎn)事故的頻繁發(fā)生。
(2)合同管理人員缺乏合同管理的專業(yè)知識，綜合素質(zhì)不高。在我國的房地產(chǎn)企業(yè)中，管理人員多數(shù)集中在工程技術(shù)方面，專業(yè)合同管理人員所占的比重較低，這些合同管理人員缺乏合同管理及法律方面的專業(yè)知識及相應(yīng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，難以對合同進(jìn)行有效的管理。
(3)合同管理人員主觀上缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。合同管理制度的缺位，使管理人員之間權(quán)責(zé)劃分不清，缺少相應(yīng)激勵和約束機(jī)制，管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。有些風(fēng)險(xiǎn)損失的發(fā)生源于管理人員的疏忽大意，專業(yè)知識本來就比較缺乏，再沒有一個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，更加劇了風(fēng)險(xiǎn)損失的發(fā)生。

三、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理體系的建立與完善
1.合同管理制度體系的建立與完善。

在合同管理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的、可操作的規(guī)章制度，通過制度來規(guī)范、協(xié)調(diào)各方的工作，從而使合同管理的有關(guān)各方做到分工明確、職責(zé)清晰、相互配合。這些管理制度主要包括：合同歸口管理制度；合同審查制度；合同考核制度；合同用章管理制度；合同臺帳、統(tǒng)計(jì)及歸檔制度等。

2.合同管理組織體系的建立與完善。

要自上而下地建立和健全合同管理機(jī)構(gòu)，例如：在總部、分公司和各個(gè)項(xiàng)目部，分別設(shè)立合同管理部、合同管理辦公室、合同管理小組等機(jī)構(gòu)，使合同管理機(jī)構(gòu)覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)角落。合同管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是制訂本企業(yè)的合同管理制度；檢查監(jiān)督本企業(yè)各類建設(shè)工程合同的訂立、履行；培訓(xùn)合同管理人員；采取措施有效預(yù)防合同風(fēng)險(xiǎn)；參與解決合同糾紛；總結(jié)推廣合同管理經(jīng)驗(yàn)等。

3.合同管理人員體系的建立與完善。

合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置完成后，就需要配備相應(yīng)的管理人員，通過對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式，將有一定合同管理專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)的人充實(shí)到總部、分公司、項(xiàng)目部的各個(gè)合同管理崗位上，保證這些機(jī)構(gòu)中有充足人員從事合同管理工作。采取請進(jìn)來、送出去等方式，定期或不定期地對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括建筑、法律、管理等專業(yè)知識，提高相關(guān)專業(yè)知識水平。
4.合同管理運(yùn)行體系的建立與完善。

在合同管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)立、人員已經(jīng)配備后，如何使這些機(jī)構(gòu)和人員相互之間協(xié)調(diào)配合、有效地開展工作，便是合同管理運(yùn)行體系要解決的問題。在合同管理工作程序上，應(yīng)采取簡捷、高效的方式。
在這種情況下單靠人工來處理、計(jì)算這些合同，難！且容易出錯。當(dāng)工作涉及眾多合同，應(yīng)當(dāng)使用合同管理軟件。合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內(nèi)容之一，能否實(shí)施有效管理把好合同關(guān)，是房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個(gè)重要因素。使用免費(fèi)版管理系統(tǒng)則能更好地幫助房地產(chǎn)行業(yè)企業(yè)對合同進(jìn)行管理。

四、 免費(fèi)版合同、資產(chǎn)管理解決方案
免費(fèi)版針對房地產(chǎn)行業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高房地產(chǎn)企業(yè)的法務(wù)管理水平。
1 合同管理系統(tǒng)
免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個(gè)全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時(shí)查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。
1.1 功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；
對合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔
客戶/供應(yīng)商：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價(jià)、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進(jìn)行管理；
業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務(wù)的申請、審批和維護(hù)
法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版
合同模版：免費(fèi)版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報(bào)警機(jī)制
資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警
進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
合同預(yù)警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；
資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒
合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制
流程設(shè)置：對合同對方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計(jì)與分析
報(bào)表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。
欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息
收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息
壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息
1.2 作用
從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī)
從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見性和可控性。