工程合同管理系統(tǒng)與你小議工程承包風險防范

免費版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權利、責任和義務。這使得企業(yè)中相關責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
      免費版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠將合同按照類別和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質合同檢索等瑣碎的任務中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。
免費版合同、資產管理解決方案
      免費版針對企業(yè)的特點，綜合眾多公司項目管理實施經驗，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務管理水平。
      集團經過十多年的發(fā)展，在長期的經營管理中，已經摸索并制定了一系列有效的合同管理辦法，大大規(guī)避了經營中的風險，但不可否認，由于經驗主義作怪，特別是法律知識的缺乏，我們之中有少部分人也缺乏對合同管理重要性的認識，有的僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。
      工程承包合同是建設工程合同的一種，是指發(fā)包方與承包方為完成商定的建設工程，明確相互權利、義務關系而達成的協議，包括以下主要條款：工程名稱和地點，工程范圍和內容，開、竣工日期及中間交工，工程開、竣工日期，工程質量、保修期以及保修條件，工程造價，工程價款的支付，結算及交工驗收辦法，設計文件及概、預算和技術資料提供日期，材料和設備的供應和進場日期，雙方相互協作事項，違約責任等。根據國際咨詢工程師聯合會(FIDIC菲克)1999年第1版的《施工合同條件》，施工合同包括合同通用條款、合同用條款、技術規(guī)范、圖紙、工程量清單、投標書、投標書附錄、中標通知書以及合同組成部分的其他文件。
      建設承包合同必須根據法定程序和國家批準的投資計劃等文件簽訂，如國家重大公路工程建設項目應根據國家批準的投資文件、可行性研究報告等文件和規(guī)定的程序簽訂公路建設承包合同，此類工程項目與其它工程項目相比，存在投資金額大、專業(yè)性強、空間跨度廣、實施周期長、牽涉的主體多、易受國家宏觀經濟計劃的影響、對當地的社會經濟影響大等特點。國家對公路建設承包合同實行特殊的管理、監(jiān)督，對合同的訂立和履行進行行政監(jiān)督，對合同的撥款、結算進行銀行監(jiān)督，保證專款專用。
      建設工程的合同風險根據合同主體行為，可將公路建設工程合同風險分為主觀性合同風險和客觀性合同風險。合同的客觀風險是公路建設工程中較常見的一種合同風險。一般而言，根據相關法律法規(guī)、合同條件以及國際慣例的規(guī)定，其風險責任是合同雙方無法回避，且通過人的主觀努力往往也無法控制的一些不確定因素。例如，公路建設工程合同規(guī)定承包商應承擔的風險有：工程變更在l、5%的合同金額內，承包商得不到任何補償;合同價格規(guī)定不予調整差價，則承包商必須承擔全部風險，如果在一定范圍內調整差價，則承擔部分風險;在索賠事件發(fā)生后的28天內，承包商必須提出索賠意向通知，否則索賠失效。合同的主觀性風險與合同的客觀性風險不同，合同的主觀性風險是由人為因素引起的，同時通過人為因素可以避免或控制的合同風險。在相當多的公路工程施工合同中，業(yè)主利用有利的競爭地位和起草合同條款的便利條件，在合同協議中通過苛刻的條件把風險隱含在合同條款中，讓承包商就范。
      而承包商為了急于承攬工程，在合同協議中，對自身權利不敢據理力爭。對合同談判只重視價格和工期，對其他條款不予注意。承包商在參與合同談判時，往往受制于業(yè)主，這樣很容易被業(yè)主牽著鼻子走，很難體現平等性，自然增加了履行合同的風險性。有時承包商過于輕信業(yè)主在合同以外的妥協和許諾，輕率地簽訂既沒有法律約束力，又無法兌現的“君子協定”。承包商對簽訂合同的前期準備工作明顯不足，對業(yè)主的資信和合同的公正性缺乏嚴格的分析，承包商對合同缺乏識別力當合同條款不全、不完備、不具體，缺乏對業(yè)主的權利限制性條款和對承包商的保護性條款時，沒有全力爭取去修改、完善，不自覺地接受合同中大量隱含風險。因承包商對合同審查不嚴引起的合同漏洞、缺陷造成了不應有的合同風險，帶來了不必要的損失。因此，要進行合同風險識別和風險分析。識別風險首先要對風險因素進行分解，然后運用反向思維把不利因素找出來，從反向角度來論證，最后，通過對項目進行后評估不斷積累經驗，加強風險識別的準確性。我們把風險定義為不利事件發(fā)生的可能性，可見風險的大小與出現不利結果的概率大小成正比。在公路項目中，僅僅利用風險估測的三個參數來為風險管理提供依據是遠遠不夠的，還需要結合公路項目的特點進行進一步的分析，即風險分析。風險分析就是以風險估測的三個參數為基礎，對具體的公路項目評價模式進行適當的數學處理，使之能反映風險因素的過程。風險分析也就是在這些評價指標中加入風險因素，例如法律風險因素、經濟風險因素等。

免費版合同管理系統(tǒng)作用
從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉變
     使用先進的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內部法務部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風險并增強合同合規(guī)
     從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進的合同框架和模版，預先設立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
     合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預先的設定進行自動化的管理，確保相關的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
     通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關責任人、貨物與服務條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現合同的可見性和可控性。
免費版合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
     合同創(chuàng)建：起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
     合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中；
     合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰；
對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔
     客戶/供應商：提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質進行管理；
     業(yè)務相關：包括合同的分類、編碼、參數，關聯合同等；
提供系統(tǒng)化的法務訴訟管理業(yè)務
     法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務的申請、審批和維護
     法務報表：提供全面的法務處理業(yè)務報表，幫助企業(yè)法務人員進行全局把控和讓企業(yè)領導全面了解公司法務信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
     合同模版：免費版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務類型（采購、銷售、實施、服務、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
     流程模版：提供多種與合同相關的管理的業(yè)務流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報警機制
     資金預警：根據合同應收/應付計劃情況等方面進行提前預警
     進度預警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調整進度，安排下一步的工作；
     合同預警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結款、審批、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策；
     資質到期提醒：對客戶及供應商資質進行到期提醒
合同審批流程設置與流轉機制
     流程設置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
     合同審批：根據企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
     報表：從不同角度對系統(tǒng)數據進行統(tǒng)計分析，輔助經營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結果輸出圖形。
     欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息；收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息
     處理所面對的風險時，要始終堅持“利益原則” 。締約合同雙方在法律上是平等的，業(yè)主也不能隨便毀約。承包商有權簽訂一個平等互惠的合同條款，這是承包商減少或轉移風險應堅持的基本原則。承包商可以曉之以理，陳述利害，說服業(yè)主修訂某些過于苛刻的或本來不合理的條件，增加保證承包商權益的條款，盡量減少苛刻的、單方面的約束性條款?？傊?，放棄權力等于自殺，合利則動，背利則滯，是任何承包商都應堅持的基本原則。利益原則不僅是合同談判和合同簽訂的基本原則，而且是整個合同管理和工程項目管理的基本原則。此外，要慎重選擇合同商簽人員。大中型建設合同文本一般都由業(yè)主負責起草。業(yè)主聘請有經驗的法律專家和工程咨詢顧問起草合同文本，其中可能隱含了大量不利于承包商的風險責任條款和業(yè)主的反索賠條款。這就要求承包方的談判人員既懂工程技術，又懂法律，既懂經營管理，又懂造價、財務，唯此才能保證合同雙方在合同談判中處于一種智力均衡、信息對稱的狀態(tài)，承包商應增加談判的管理及合同管理力量，提升風險識別能力，成立高效的合同談判班子，這是降低合同風險的人才保證。承包商應善于在合同中限制風險和轉移風險。承包商對于業(yè)主在何種情況下可以免除責任的條款應認真研究，切忌輕易接受業(yè)主的免除條款。否則，在合同履行過程中業(yè)主可能引用所謂法律障礙和合同依據，拒絕補償承包商的損失，并應用免除條款對其拒絕付款推卸責任，承包商將會遭受重大經濟損失。由此，對業(yè)主的風險責任條款一定要規(guī)定得具體明確。
      在合同正式簽訂前進行嚴格的審查把關。在正式簽訂合同之前，應組織相關部門進行合同評審，對合同的相關條款進行細致審查，其審查要點是：施工合同是不是合法，業(yè)主的審批手續(xù)是不是完備健全，合同是不是需要公證和批準;合同是不是完整無誤，包括合同文件的完備和合同條款的完備;合同是不是采取了示范文本，與其對照有無差異;合同雙方責任和權益是不是失衡，確定如何制約;合同實施會帶來什么后果，完不成的法律責任是什么以及如何補救;雙方合同的理解是不是一致，發(fā)現歧義及時溝通。最后，不要輕信任何口頭承諾。在合同的簽訂和實施過程中，不要輕易相信任何口頭承諾和保證，少說多寫是一個必須養(yǎng)成的工作習慣，一字千金，而非一諾千金，這是防范和控制合同風險必須堅持的一個原則。雙方商討的結果，做出的決定，或對方的承諾，只有寫入合同，或雙方簽署文字意見才算生效。合同的簽訂需要字斟句酌，只有把每一項活動存在的風險降到最低，才能獲得最大的收益，而免費版合同管理系統(tǒng)將會是您最好的幫手。