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ERP采購結算業(yè)務處理
采購結算業(yè)務處理
當采購人員接到供應商的采購發(fā)票(專用和普通)和運雜費發(fā)票后，在交財務部結算前，需要在系統(tǒng)中生成或錄入發(fā)票，包括專用采購發(fā)票、普通采購發(fā)票，運費發(fā)票由財務結算時錄入。
1.采購發(fā)票(含紅字發(fā)票)生成或錄入
菜單路徑：供應鏈—采購管理—采購發(fā)票—專用采購發(fā)票、普通采購發(fā)票或運(雜)費發(fā)票(見圖)。
(1) 專用采購發(fā)票、普通采購發(fā)票
采購人員雙擊打開{專用或普通采購(包括紅字)發(fā)票｝界面后，首先點擊〖增加〗按鈕，再點擊〖生單〗下〖入庫單〗按鈕。出現(xiàn)選擇入庫單過濾窗體，在此通過選擇“供應商”、“業(yè)務員”、采購“部門”、“存貨編碼”、“訂單號”、“入庫單號”、“采購合同號”、“倉庫”等條件來篩選采購入庫單。確定過濾條件后，單擊〖過濾〗按鈕，出現(xiàn)符合過濾條件的“發(fā)票拷貝入庫單表頭列表”。
找到對應的入庫單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該單據(jù)已被選中，在表頭中選擇的入庫單必須為同一供應商。在下面“發(fā)票拷貝入庫單生單表體列表”中選擇相應的明細存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點擊〖確定〗，返回{采購專用發(fā)票｝，錄入表頭、表體數(shù)據(jù)并確認后單擊〖保存〗按鈕，發(fā)票生效。
注意事項：
一般情況下，不建議使用紅字發(fā)票。當確有紅字入庫單時，可將紅字入庫單、對應藍字入庫單共同生成發(fā)票(結算時相當于沖抵)。當由紅字、藍字入庫單共同生成發(fā)票，合計金額大于0，使用藍字發(fā)票，若小于0，使用紅字發(fā)票;僅由紅字入庫單生成發(fā)票，金額小于0，使用紅字發(fā)票。
系統(tǒng)發(fā)票金額和稅額一定要和實際發(fā)票一致，發(fā)票日期是實際發(fā)票上的日期，錄票日期是錄入采購專用發(fā)票單據(jù)時的日期，發(fā)票號為實際發(fā)票號。
由于系統(tǒng)對應入庫單中的物料是選取的，多張入庫單對應一張發(fā)票，如有同一物料將會多次出現(xiàn)，但一張入庫單的同一物料不允許多次出現(xiàn)。
建議一張入庫單對應一張系統(tǒng)發(fā)票，必要時也可以一張發(fā)票對應多張入庫單，但入庫單中的所有內容必須全部包含在內，不得將一張入庫單分多次報銷，且一張發(fā)票對應的入庫單也必須是一個訂單的內容。
禁止多張入庫單交叉對應多張系統(tǒng)發(fā)票，禁止將一張入庫單的部分內容與發(fā)票辦理結算。
另外，發(fā)票的審核由財務人員在應付模塊中完成。
(2) 運雜費發(fā)票
由于運雜費發(fā)票可能在采購發(fā)票結算后到達，或在一定期間后累計開具，存在與采購發(fā)票不同步的問題，因此，由財務人員輸入系統(tǒng)，并合理分攤給(有待結算的)采購物料。
雙擊打開{采購運費發(fā)票｝界面，在表頭部分選擇填入“采購類型”、“供應商”、“采購部門”、“發(fā)票日期”、“錄票日期”等信息。在表體中存貨編碼項下選擇相應編碼，(99990101對應運費，99990201對應雜費，99990202對應委外加工費)，輸入相應的金額，點擊〖保存〗。
運費也有紅字發(fā)票，一般不建議使用。如確有退費或需要調整，則必須使用紅字發(fā)票。
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