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生產(chǎn)erp系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)重重 完善的內(nèi)控制度“保平安”
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實(shí)施設(shè)計(jì)完成后,將進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行階段,然而在系統(tǒng)的運(yùn)行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風(fēng)險(xiǎn)。因此我們必須對(duì)運(yùn)行過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)加識(shí)別并給以控制,來保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。
一、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性
據(jù)有的專家說:是“三分技術(shù)、七分管理、十二分設(shè)計(jì)”由此可見,數(shù)據(jù)在生產(chǎn)erp實(shí)施過程中的最要性。所以企業(yè)運(yùn)行生產(chǎn)erp系統(tǒng)時(shí),要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。
1.做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工
由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大,如果讓一個(gè)人或幾個(gè)人來完成可能會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入的混亂,為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工,保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財(cái)會(huì)、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等來合理的分組與組內(nèi)分工。
2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入準(zhǔn)確性
數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先,收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會(huì)造成“垃圾進(jìn)、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象;數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中,不能引入任何附加的錯(cuò)誤。
3.尋找數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的原因,提高準(zhǔn)確性
數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因有很多種,主要有:(1)激勵(lì)機(jī)制。在以工時(shí)定額為基準(zhǔn)的獎(jiǎng)勵(lì)制度下,當(dāng)操作人員估計(jì)當(dāng)月的獎(jiǎng)金數(shù)己經(jīng)差不多了,或打算下月自己要請(qǐng)幾天假時(shí),他/她會(huì)留下一些工時(shí)放到下個(gè)月去用,而不如實(shí)填報(bào);此外,分配任務(wù)的班組長還有可能把工時(shí)定額油水大的活安排給與自己關(guān)系好的人去做,甚至?xí)騺y了整體計(jì)劃。總之,以完成工時(shí)定額作為發(fā)獎(jiǎng)金的標(biāo)準(zhǔn),其指導(dǎo)思想不是以客戶滿意為中心,因此,必須改革這種不利于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的激勵(lì)機(jī)制。
(2)各個(gè)業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不及時(shí)。以庫存業(yè)務(wù)為例,如果沒有做到“日清月結(jié)”,編制計(jì)劃往往根據(jù)的是一個(gè)滯后的信息,得出的結(jié)論就將是錯(cuò)誤的。因此我們一定要制定規(guī)范化的“工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程”,來保證數(shù)據(jù)的正確與實(shí)時(shí)傳遞,準(zhǔn)確和實(shí)時(shí)的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)分析和決策提供可靠的保障。
4.在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的合理性
數(shù)據(jù)準(zhǔn)確不等于這個(gè)數(shù)據(jù)就是合理的。拿“定貨批量”這個(gè)參數(shù)舉例,對(duì)采購來講,由于產(chǎn)品設(shè)計(jì)上的問題,標(biāo)準(zhǔn)化和通用化工作比較差,同一種類型物料的規(guī)格過于雜亂,以至于按照每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨,由于批量小,會(huì)增加采購成本。如果按照供應(yīng)商要求的最小批量定貨,又會(huì)造成庫存超量。使有些企業(yè)上了生產(chǎn)erp,庫存不但未減,反而增加的怪現(xiàn)象。
二、建立完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部控制制度
保證生產(chǎn)erp的正常運(yùn)行是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際建立起完善的系統(tǒng)運(yùn)行內(nèi)部控制度。
1.建立健全的崗位責(zé)任制
建立生產(chǎn)erp系統(tǒng)崗位制度,要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍,切實(shí)做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要求,工作有檢查。生產(chǎn)erp系統(tǒng)崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和生產(chǎn)erp崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財(cái)務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。
生產(chǎn)erp崗位分為直接管理、操作、維護(hù)生產(chǎn)erp及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要,在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位,各崗位保持相對(duì)逢君之惡。
2.建立生產(chǎn)erp系統(tǒng)操作管理制度
通過生產(chǎn)erp系統(tǒng)操作管理制度的建立,明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)生產(chǎn)erp系統(tǒng)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對(duì)操作密碼的嚴(yán)格管理等,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作生產(chǎn)erp系統(tǒng)軟件;預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng);操作人員離開機(jī)房前,要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令;根據(jù)本單位的情況,由專人保管必要的上機(jī)操作日記,記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
3.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立,要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、保持機(jī)房與設(shè)備的整潔等措施保證機(jī)房設(shè)備和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行;確保生產(chǎn)erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)和生產(chǎn)erp系統(tǒng)軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對(duì)有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,并且存放在不同的位置;對(duì)生產(chǎn)erp系統(tǒng)軟件更換、修改、升級(jí)和硬件設(shè)備進(jìn)行更換時(shí),要有一定的審批手續(xù),并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督,以保證生產(chǎn)erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;健全硬件和軟件的定時(shí)維護(hù)措施和有關(guān)防治計(jì)算機(jī)病毒、黑客等入侵的措施。
4.建立生產(chǎn)erp系統(tǒng)檔案管理制度
通過檔案管理制度的建立,實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案的管理,并由專人負(fù)責(zé);做好生產(chǎn)erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作;對(duì)重要的生產(chǎn)erp系統(tǒng)檔案進(jìn)行雙備份,并存放在不同的地點(diǎn);實(shí)現(xiàn)對(duì)磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制,防止磁性介質(zhì)的損壞而使生產(chǎn)erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失;同時(shí)對(duì)有關(guān)生產(chǎn)erp系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)有關(guān)的檔案資料也要進(jìn)行保管。
三、認(rèn)真進(jìn)行模擬運(yùn)行
實(shí)施生產(chǎn)erp系統(tǒng)這樣一個(gè)大型的信息集成系統(tǒng),涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門,關(guān)系到各個(gè)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié),想不"排練"就直接拿到實(shí)際中去應(yīng)用,具有極大風(fēng)險(xiǎn)性。不論是哪個(gè)模擬階段,都要事先擬出模擬提綱,記錄模擬過程和結(jié)果,尋求正確的運(yùn)行方法。總之,要建立模擬運(yùn)行的檔案,作為項(xiàng)目管理的階段成果和下一步改進(jìn)工作的依據(jù)。
1.軟件功能模擬運(yùn)行(原型測(cè)試)
軟件功能模擬運(yùn)行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能,以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異,分析差異,確定進(jìn)一步的解決方案。這項(xiàng)工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢,由軟件公司或咨詢公司進(jìn)行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后,在專家指導(dǎo)下進(jìn)行的。
在軟件應(yīng)用程序培訓(xùn)的過程中,培訓(xùn)教材通常都有一個(gè)案例,事先設(shè)好一套現(xiàn)成的數(shù)據(jù)企業(yè)的人員按照教材規(guī)定的步驟,學(xué)習(xí)如何操作。學(xué)習(xí)的目的是要用軟件提供的功能來解決企業(yè)的實(shí)際管理問題。
此外,企業(yè)還必須結(jié)合自己的情況,把自己設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中,再一次運(yùn)行??梢灾挥脴O少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測(cè)試,但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。
在傳統(tǒng)手工管理中有許多參數(shù)是從來沒有用過的,如排隊(duì)時(shí)間、等待時(shí)間等類的問題,在建立工藝路線文件時(shí),需要在原型測(cè)試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行?試一試如果留著空白會(huì)是什么結(jié)果,錄入了又將是什么結(jié)果;數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果,影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理,否則,不僅延誤實(shí)施進(jìn)度,而且還會(huì)挫傷員工士氣。
生產(chǎn)erp實(shí)施設(shè)計(jì)完成后,將進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)行階段,然而在系統(tǒng)的運(yùn)行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風(fēng)險(xiǎn)。因此我們必須對(duì)運(yùn)行過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)加識(shí)別并給以控制,來保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。
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