選型：財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)選型之憑證編號(hào)問(wèn)題

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正當(dāng)王曉如火如荼地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理軟件選型的時(shí)候，突然出現(xiàn)了一個(gè)意外的情況。財(cái)務(wù)總監(jiān)李鐵英把王曉叫進(jìn)了財(cái)務(wù)辦公室，向他提出了一個(gè)憑證編號(hào)方面要求。他要求憑證編號(hào)可以進(jìn)行重新編號(hào)?？粗鯐砸荒樏悦５臉幼樱铊F英舉了一個(gè)例子。比如企業(yè)現(xiàn)在的憑證編號(hào)規(guī)則為年月加流水號(hào)。假如企業(yè)現(xiàn)在這個(gè)月的一共做了200張憑證，但是其中刪除了兩張。那么中間就會(huì)缺號(hào)。為此在月底進(jìn)行憑證打印的時(shí)候，需要軟件對(duì)當(dāng)月的憑證編號(hào)進(jìn)行重新排序。因?yàn)閲?guó)家規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證的序號(hào)是不能夠斷的。公司希望在財(cái)務(wù)管理軟件中能夠?qū)崿F(xiàn)這個(gè)需求。

王曉為此還專門查找了相關(guān)的資料，終于搞明白憑證編號(hào)是怎么一回事了。財(cái)務(wù)憑證編號(hào)第一是為了分清財(cái)務(wù)憑證處理的先后順序、便于登記賬簿。第二是為了進(jìn)行記賬憑證與賬簿記錄的核對(duì)，防止會(huì)計(jì)憑證的丟失，方便日后查找。

財(cái)務(wù)憑證編號(hào)的方法主要有三種。第一種是將財(cái)會(huì)部門內(nèi)的全部記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號(hào)，編為記字第××號(hào)。第二種是分分類編號(hào)，分別按現(xiàn)金和銀行存款收入、現(xiàn)金和銀行存款付出以及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類進(jìn)行編號(hào)，分別編為收字第××號(hào)、付字第××號(hào)、轉(zhuǎn)字第××號(hào)。第三種是按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金付出、銀行存款收入、銀行存款討出和轉(zhuǎn)賬五類進(jìn)行編號(hào)，分別編為現(xiàn)收字第××號(hào)、現(xiàn)付字第××號(hào)、銀收字第××號(hào)、銀付字第××號(hào)、轉(zhuǎn)字第××號(hào)。當(dāng)月記賬憑證的編號(hào)，可以在填寫記賬憑證的當(dāng)日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時(shí)填寫。記賬憑證無(wú)論是統(tǒng)一編號(hào)還是分類編號(hào)，均應(yīng)分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號(hào)。通常情況下，一張記賬憑證編一個(gè)號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)?？傊痪湓?，就是會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)必須連續(xù)，同時(shí)要保證編號(hào)能夠反映憑證編制的順序。

在實(shí)際工作中，為了保障會(huì)計(jì)憑證編號(hào)的連續(xù)性，往往一開始并不填寫憑證編號(hào)。而是到了月底的時(shí)候，再統(tǒng)一編寫憑證編號(hào)。這樣的話，即時(shí)中間有幾張沒(méi)用的憑證，也可以保證憑證編號(hào)的連續(xù)性。財(cái)務(wù)總監(jiān)李鐵英說(shuō)的也就是這么一回事。那要如何才能夠?qū)崿F(xiàn)這個(gè)目的呢？

一、 能夠作廢憑證而且不刪除

系統(tǒng)中最好能夠?qū)崿F(xiàn)憑證作廢的功能。作廢的憑證仍然保留原來(lái)憑證的內(nèi)容及憑證編號(hào)，只是在憑證的左上角會(huì)顯示作廢的字樣。在憑證打印的時(shí)候，也會(huì)顯示這個(gè)字樣。如此，當(dāng)用戶的某張憑證有錯(cuò)誤、憑證多開等錯(cuò)誤的時(shí)候，就可以直接把這張憑證作廢掉，而不是刪除。這就可以保障編號(hào)的連續(xù)性，而且也易于后續(xù)的備查。當(dāng)然財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證作廢功能不只是這個(gè)顯示上的差異而以（在單據(jù)上顯示作廢兩字），還需要進(jìn)行一些跟單據(jù)作廢相關(guān)的控制。具體來(lái)說(shuō)主要如下幾點(diǎn)。

一是作廢后的憑證，不能作任何修改，也不能審核。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的過(guò)賬作業(yè)中，要把已經(jīng)作廢了的憑證進(jìn)行過(guò)濾，不對(duì)作廢憑證進(jìn)行任何數(shù)據(jù)處理，如過(guò)賬等等。其實(shí)，這張作廢的憑證就好像是一張空白憑證。不過(guò)這里要注意一點(diǎn)，就是作廢憑證仍然保留憑證的編號(hào)。后續(xù)的新開憑證不能夠占用作廢憑證的編號(hào)。

二是作廢后的憑證仍然可以打印。在財(cái)務(wù)憑證的管理中，為了憑證編號(hào)的連續(xù)，一般都要把作廢的憑證也打印出來(lái)，跟普通的憑證按編號(hào)的先后順序整理在一起，以備查詢。也就是說(shuō)，作廢的憑證不能扔掉，或者不打印，否則跟財(cái)務(wù)管理制度相違背。這雖然比較麻煩，但是這是國(guó)家的強(qiáng)制規(guī)定，企業(yè)只有無(wú)條件的遵守。

三是對(duì)可以作廢的憑證要加以限制，不是所有的憑證都可以進(jìn)行作廢操作。如對(duì)于已經(jīng)過(guò)賬了的憑證，就不能夠作廢。如一張憑證在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中已經(jīng)做了過(guò)賬處理，后來(lái)發(fā)現(xiàn)這張憑證錯(cuò)誤或因?yàn)槠渌蛐枰鲝U這張憑證的時(shí)候，這張憑證是不能夠直接作廢的，否則就會(huì)導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)的不一致。為此系統(tǒng)重要能夠?qū)崿F(xiàn)這個(gè)控制。如果財(cái)務(wù)人員真的需要作廢這張憑證，則先要沖銷這張憑證，如通過(guò)紅字發(fā)票或者正負(fù)項(xiàng)改變來(lái)沖銷這個(gè)憑證。然后才可以作廢憑證。

王曉后來(lái)就是憑這三個(gè)具體的憑證作廢處理流程來(lái)考察財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的憑證作廢功能，取得了不錯(cuò)的效果。

二、 要能夠?qū)崿F(xiàn)月底重新編號(hào)的功能

在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員為了保障編號(hào)的連續(xù)性，往往在編制單據(jù)的時(shí)候不填寫憑證編號(hào)。而到月底的時(shí)候，統(tǒng)一來(lái)填寫憑證編號(hào)。即使中間有憑證作廢等特殊情況，也可以直接把作廢的憑證丟棄掉，從而也不會(huì)影響到憑證編號(hào)的連續(xù)性。為此，最好在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中也能夠?qū)崿F(xiàn)類似的功能。

也就是說(shuō)，當(dāng)用戶在系統(tǒng)中開立財(cái)務(wù)憑證的時(shí)候，可以先有一個(gè)虛擬的憑證編號(hào)。這個(gè)憑證編號(hào)不是最終打印的財(cái)務(wù)憑證編號(hào)，只是簡(jiǎn)單的便是一個(gè)憑證開立的先后順序。在系統(tǒng)中這個(gè)憑證編號(hào)是可以不連續(xù)的。另外系統(tǒng)中要有一個(gè)財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)編號(hào)的批處理作業(yè)。到月底的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員只要運(yùn)行這個(gè)作業(yè)，就可以對(duì)當(dāng)月有效的財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行重新編號(hào)。然后財(cái)務(wù)人員再把財(cái)務(wù)憑證打印出來(lái)。這個(gè)處理方式是跟企業(yè)現(xiàn)有的憑證編號(hào)方式最符合的。如果系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)這個(gè)功能，可能比較符合企業(yè)財(cái)務(wù)用戶的需求。

如果本月有財(cái)務(wù)憑證刪除，那么一定要運(yùn)行一下這個(gè)憑證自動(dòng)編號(hào)作業(yè)。它會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)賬憑證進(jìn)行重新編號(hào)（憑證刪除之后，這個(gè)憑證的編號(hào)就沒(méi)有了，為了使得編號(hào)的連續(xù)，就需要對(duì)現(xiàn)有的未過(guò)賬憑證進(jìn)行重新編號(hào)）。

不過(guò)對(duì)憑證重新編號(hào)往往有一個(gè)限制。即重新編號(hào)時(shí)，只會(huì)影響到當(dāng)月的未過(guò)賬憑證。而對(duì)于已經(jīng)過(guò)賬的憑證，不會(huì)有任何變化。這主要是為了保證前后數(shù)據(jù)的一致性。為此，如果財(cái)務(wù)人員喜歡在月底填寫憑證編號(hào)，那么憑證的過(guò)賬也要在月底進(jìn)行。也就是說(shuō)，在過(guò)賬之前最好先運(yùn)行一次憑證自動(dòng)編號(hào)作業(yè)，以保證憑證編號(hào)的準(zhǔn)確性。

三、 財(cái)務(wù)憑證不能夠隨便刪除。

有些財(cái)務(wù)軟件，對(duì)財(cái)務(wù)憑證的刪除做了一些限制。如對(duì)于已過(guò)賬的財(cái)務(wù)憑證不能夠刪除。這是一個(gè)最基本的限制。另外一些考慮得比較周全的財(cái)務(wù)管理軟件，則添加了另外一個(gè)實(shí)用的限制。即若本月已有憑證過(guò)賬，那么本月最后一張已記過(guò)賬憑證之前的財(cái)務(wù)憑證將不能刪除。已經(jīng)作廢的憑證，只能對(duì)其后面的未過(guò)賬憑證作憑證整理。如：本月有四張憑證，憑證號(hào)分別為010、011、012、013?，F(xiàn)在010的憑證已經(jīng)作廢。在這種情況下，若011的憑證已經(jīng)過(guò)賬，財(cái)務(wù)憑證010雖然已經(jīng)作廢了，但是用戶不能刪除這張憑證。若作廢憑證010后續(xù)的憑證，如011、012、013這后續(xù)的憑證，都還沒(méi)有過(guò)賬，憑證011則可以刪除。如此限制，就保證了憑證自動(dòng)編號(hào)后不會(huì)影響已過(guò)賬的財(cái)務(wù)憑證。

如果上面這種情況，仍然允許調(diào)整財(cái)務(wù)憑證編號(hào)，那么當(dāng)刪除010這張作廢了的財(cái)務(wù)憑證之后，必然會(huì)影響011這已經(jīng)過(guò)賬了的財(cái)務(wù)憑證，其編號(hào)可能會(huì)改寫為010。但是這憑證已經(jīng)過(guò)賬，在其他相關(guān)記錄中記錄的編號(hào)為011。為此，如果允許已過(guò)賬了的憑證再重新編號(hào)的話，會(huì)導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)的不一致。所以，在系統(tǒng)中要對(duì)憑證的刪除做出類似的限制。（IT專家網(wǎng)）