選型：財務(wù)管理系統(tǒng)選型之憑證編號問題

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正當(dāng)王曉如火如荼地進行財務(wù)管理軟件選型的時候，突然出現(xiàn)了一個意外的情況。財務(wù)總監(jiān)李鐵英把王曉叫進了財務(wù)辦公室，向他提出了一個憑證編號方面要求。他要求憑證編號可以進行重新編號?？粗鯐砸荒樏悦５臉幼?，李鐵英舉了一個例子。比如企業(yè)現(xiàn)在的憑證編號規(guī)則為年月加流水號。假如企業(yè)現(xiàn)在這個月的一共做了200張憑證，但是其中刪除了兩張。那么中間就會缺號。為此在月底進行憑證打印的時候，需要軟件對當(dāng)月的憑證編號進行重新排序。因為國家規(guī)定，會計憑證的序號是不能夠斷的。公司希望在財務(wù)管理軟件中能夠?qū)崿F(xiàn)這個需求。

王曉為此還專門查找了相關(guān)的資料，終于搞明白憑證編號是怎么一回事了。財務(wù)憑證編號第一是為了分清財務(wù)憑證處理的先后順序、便于登記賬簿。第二是為了進行記賬憑證與賬簿記錄的核對，防止會計憑證的丟失，方便日后查找。

財務(wù)憑證編號的方法主要有三種。第一種是將財會部門內(nèi)的全部記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號，編為記字第××號。第二種是分分類編號，分別按現(xiàn)金和銀行存款收入、現(xiàn)金和銀行存款付出以及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)三類進行編號，分別編為收字第××號、付字第××號、轉(zhuǎn)字第××號。第三種是按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金付出、銀行存款收入、銀行存款討出和轉(zhuǎn)賬五類進行編號，分別編為現(xiàn)收字第××號、現(xiàn)付字第××號、銀收字第××號、銀付字第××號、轉(zhuǎn)字第××號。當(dāng)月記賬憑證的編號，可以在填寫記賬憑證的當(dāng)日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時填寫。記賬憑證無論是統(tǒng)一編號還是分類編號，均應(yīng)分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號。通常情況下，一張記賬憑證編一個號，不得跳號、重號。總之一句話，就是會計憑證的編號必須連續(xù)，同時要保證編號能夠反映憑證編制的順序。

在實際工作中，為了保障會計憑證編號的連續(xù)性，往往一開始并不填寫憑證編號。而是到了月底的時候，再統(tǒng)一編寫憑證編號。這樣的話，即時中間有幾張沒用的憑證，也可以保證憑證編號的連續(xù)性。財務(wù)總監(jiān)李鐵英說的也就是這么一回事。那要如何才能夠?qū)崿F(xiàn)這個目的呢？

一、 能夠作廢憑證而且不刪除

系統(tǒng)中最好能夠?qū)崿F(xiàn)憑證作廢的功能。作廢的憑證仍然保留原來憑證的內(nèi)容及憑證編號，只是在憑證的左上角會顯示作廢的字樣。在憑證打印的時候，也會顯示這個字樣。如此，當(dāng)用戶的某張憑證有錯誤、憑證多開等錯誤的時候，就可以直接把這張憑證作廢掉，而不是刪除。這就可以保障編號的連續(xù)性，而且也易于后續(xù)的備查。當(dāng)然財務(wù)系統(tǒng)中的憑證作廢功能不只是這個顯示上的差異而以（在單據(jù)上顯示作廢兩字），還需要進行一些跟單據(jù)作廢相關(guān)的控制。具體來說主要如下幾點。

一是作廢后的憑證，不能作任何修改，也不能審核。在財務(wù)管理系統(tǒng)的過賬作業(yè)中，要把已經(jīng)作廢了的憑證進行過濾，不對作廢憑證進行任何數(shù)據(jù)處理，如過賬等等。其實，這張作廢的憑證就好像是一張空白憑證。不過這里要注意一點，就是作廢憑證仍然保留憑證的編號。后續(xù)的新開憑證不能夠占用作廢憑證的編號。

二是作廢后的憑證仍然可以打印。在財務(wù)憑證的管理中，為了憑證編號的連續(xù)，一般都要把作廢的憑證也打印出來，跟普通的憑證按編號的先后順序整理在一起，以備查詢。也就是說，作廢的憑證不能扔掉，或者不打印，否則跟財務(wù)管理制度相違背。這雖然比較麻煩，但是這是國家的強制規(guī)定，企業(yè)只有無條件的遵守。

三是對可以作廢的憑證要加以限制，不是所有的憑證都可以進行作廢操作。如對于已經(jīng)過賬了的憑證，就不能夠作廢。如一張憑證在財務(wù)系統(tǒng)中已經(jīng)做了過賬處理，后來發(fā)現(xiàn)這張憑證錯誤或因為其他原因需要作廢這張憑證的時候，這張憑證是不能夠直接作廢的，否則就會導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)的不一致。為此系統(tǒng)重要能夠?qū)崿F(xiàn)這個控制。如果財務(wù)人員真的需要作廢這張憑證，則先要沖銷這張憑證，如通過紅字發(fā)票或者正負項改變來沖銷這個憑證。然后才可以作廢憑證。

王曉后來就是憑這三個具體的憑證作廢處理流程來考察財務(wù)管理系統(tǒng)的憑證作廢功能，取得了不錯的效果。

二、 要能夠?qū)崿F(xiàn)月底重新編號的功能

在實際工作中，財務(wù)人員為了保障編號的連續(xù)性，往往在編制單據(jù)的時候不填寫憑證編號。而到月底的時候，統(tǒng)一來填寫憑證編號。即使中間有憑證作廢等特殊情況，也可以直接把作廢的憑證丟棄掉，從而也不會影響到憑證編號的連續(xù)性。為此，最好在財務(wù)管理系統(tǒng)中也能夠?qū)崿F(xiàn)類似的功能。

也就是說，當(dāng)用戶在系統(tǒng)中開立財務(wù)憑證的時候，可以先有一個虛擬的憑證編號。這個憑證編號不是最終打印的財務(wù)憑證編號，只是簡單的便是一個憑證開立的先后順序。在系統(tǒng)中這個憑證編號是可以不連續(xù)的。另外系統(tǒng)中要有一個財務(wù)憑證自動編號的批處理作業(yè)。到月底的時候，財務(wù)人員只要運行這個作業(yè)，就可以對當(dāng)月有效的財務(wù)憑證進行重新編號。然后財務(wù)人員再把財務(wù)憑證打印出來。這個處理方式是跟企業(yè)現(xiàn)有的憑證編號方式最符合的。如果系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)這個功能，可能比較符合企業(yè)財務(wù)用戶的需求。

如果本月有財務(wù)憑證刪除，那么一定要運行一下這個憑證自動編號作業(yè)。它會對財務(wù)賬憑證進行重新編號（憑證刪除之后，這個憑證的編號就沒有了，為了使得編號的連續(xù)，就需要對現(xiàn)有的未過賬憑證進行重新編號）。

不過對憑證重新編號往往有一個限制。即重新編號時，只會影響到當(dāng)月的未過賬憑證。而對于已經(jīng)過賬的憑證，不會有任何變化。這主要是為了保證前后數(shù)據(jù)的一致性。為此，如果財務(wù)人員喜歡在月底填寫憑證編號，那么憑證的過賬也要在月底進行。也就是說，在過賬之前最好先運行一次憑證自動編號作業(yè)，以保證憑證編號的準(zhǔn)確性。

三、 財務(wù)憑證不能夠隨便刪除。

有些財務(wù)軟件，對財務(wù)憑證的刪除做了一些限制。如對于已過賬的財務(wù)憑證不能夠刪除。這是一個最基本的限制。另外一些考慮得比較周全的財務(wù)管理軟件，則添加了另外一個實用的限制。即若本月已有憑證過賬，那么本月最后一張已記過賬憑證之前的財務(wù)憑證將不能刪除。已經(jīng)作廢的憑證，只能對其后面的未過賬憑證作憑證整理。如：本月有四張憑證，憑證號分別為010、011、012、013?，F(xiàn)在010的憑證已經(jīng)作廢。在這種情況下，若011的憑證已經(jīng)過賬，財務(wù)憑證010雖然已經(jīng)作廢了，但是用戶不能刪除這張憑證。若作廢憑證010后續(xù)的憑證，如011、012、013這后續(xù)的憑證，都還沒有過賬，憑證011則可以刪除。如此限制，就保證了憑證自動編號后不會影響已過賬的財務(wù)憑證。

如果上面這種情況，仍然允許調(diào)整財務(wù)憑證編號，那么當(dāng)刪除010這張作廢了的財務(wù)憑證之后，必然會影響011這已經(jīng)過賬了的財務(wù)憑證，其編號可能會改寫為010。但是這憑證已經(jīng)過賬，在其他相關(guān)記錄中記錄的編號為011。為此，如果允許已過賬了的憑證再重新編號的話，會導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)的不一致。所以，在系統(tǒng)中要對憑證的刪除做出類似的限制。（IT專家網(wǎng)）