協(xié)同辦公平臺 讓溝通辦公有的放矢

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和記黃埔商貿有限公司是李嘉誠麾下和記黃埔有限公司在中國境內的全資子公司。主要從事國際著名品牌的日用消費品的代理、分銷、倉儲、運輸、配送及包裝等業(yè)務。公司總部設在廣州，并在全國31個省、市自治區(qū)，420多個主要城市設立了分公司和分銷中心。

一、戰(zhàn)線拉長，和記黃埔信息“補給”成難題自2006年正式成立以來，和記黃埔商貿有限公司憑借豐富的國內投資經(jīng)驗，以驚人的速度飛速發(fā)展，目前已經(jīng)建立了覆蓋全國大部分省、市、自治區(qū)的分銷網(wǎng)絡。然而隨著產業(yè)鏈越拉越長、分公司越開越多，缺乏溝通造成的管理難問題逐漸凸現(xiàn)出來。首先，總部對分公司的掌控力度下降，無法即時了解分公司的業(yè)務開展情況;其次，雖然公司內部部署了ERP系統(tǒng)，然而缺乏及時溝通使得總部對于突發(fā)事件的應急處理能力降低;此外，銷售人員經(jīng)常需要出差，總部無法了解這些員工的進展情況，使得員工處于“失管”狀態(tài)。二、選型日記：即時通訊+辦公平臺=最佳解決方案為了加強總部對于分公司的管理力度，和記黃埔開始著手選擇合適的溝通工具，希望通過高效的溝通，保證產業(yè)鏈信息通暢。在選型過程中，和記黃埔首先考慮的是個人聊天軟件SKype。但在實際使用過程中，和記黃埔發(fā)現(xiàn)skype雖然能夠緩解溝通問題，但其沒有分公司的組織關系和人員信息，總部對于分公司的管理難問題依然得不到解決。此后，和記黃埔的IT人員先后嘗試了多款即時通訊工具，但都達不到滿意的效果。這些即時通訊工具普遍存在購買價格高、部署困難、后期維護成本過高等問題。最終，和記黃埔找到了一款企業(yè)協(xié)同辦公平臺imo。imo在即時通訊的基礎上集成了眾多協(xié)同辦公功能，為和記黃埔的總部和分公司搭建了一個即時溝通的統(tǒng)一辦公平臺——imo“云辦公室”。

三、imo“云辦公”助力和記黃埔優(yōu)化管理經(jīng)過一段時間的試用和比對，和記黃埔的IT主管決定開始在全公司部署imo。令他感到意外的是，之前部署幾款軟件基本需要一周左右甚至更長時間，而這次部署imo只花了一個上午，在網(wǎng)上注冊下載后，搭建一個組織架構就可以開始使用了。部署完畢后，imo就正式開始在和記黃埔“服役”了。在使用過程中，IT主管發(fā)現(xiàn)imo“云辦公”的效果大大超過了預期，讓和記黃埔的管理得到很大程度的優(yōu)化。imo云辦公室將和記黃埔原本遍布全國的分公司和代銷點，集中到一個虛擬的辦公室之中。通過imo與公司行政級別一致的組織結構樹，無論是總部還是分公司的所有部門、所有員工信息都清晰呈現(xiàn)在組織結構樹上。員工可以通過文字消息、語音視頻、文件傳輸?shù)确绞?，和其他同事進行順暢的即時溝通;管理者也可以隨時了解下屬的所有團隊的具體信息，并進行統(tǒng)一管理。在應對一些突發(fā)事件時，總部可以直接進行干預，加強了公司的應急處理能力。

除了滿足企業(yè)溝通需求外，imo的一些“辦公設施”還有效提升了和記黃埔的辦公效率。其中包括電子傳真、企業(yè)短信、電子公告、遠程協(xié)助等增值功能。比如會議通知可以利用imo電子公告，所有員工百分百及時收到，即使員工不在線也能通過手機短信告知;在外出差的銷售人員可以通過遠程協(xié)助尋求總部的幫助， 從而更快、更高效的完成銷售任務。四、imo，更懂辦公溝通!全免費、注冊即用imo(www.imOffice.com)云辦公室(統(tǒng)一通信平臺)歷經(jīng)5年的卓越研發(fā)和試運營，于2010年底正式商業(yè)運營。與QQ面向5億網(wǎng)民提供休閑聊天服務不同的是，imo云辦公室是為全國的600萬企業(yè)(2.2億辦公人群)提供專業(yè)純凈的辦公溝通服務。與QQ相同的是，imo云辦公室也是全免費、注冊即用的。目前，imo云辦公室已經(jīng)成為全國企業(yè)(政府、學校)日常辦公的首選溝通工具。從李嘉誠的和記黃埔到趙本山的本山傳媒，從服裝行業(yè)的杉杉控股到物流行業(yè)的申通快遞，從中小學校到各級政府組織，從幾十人的中小企業(yè)到中紡機、恒大地產、中國聯(lián)通等近百家上市公司……全國各行業(yè)的辦