“ERP供應(yīng)商編碼”的幾大必備技巧

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不少客戶，其對供應(yīng)商編碼，大致有如下幾種編碼方式。

一、純流水碼

即對供應(yīng)商不進(jìn)行有意義的編碼，而只是按合作的先后順序，對其進(jìn)行編碼。這類編碼，就沒有特殊的意義，用戶若要按編碼來查詢供應(yīng)商信息的話，需要記住這些毫無意義的數(shù)字編碼，對于用戶來說，無疑是一個非常大的工程。而實際上，用戶一般只記得住經(jīng)常用到的供應(yīng)商，一般能夠記住5家已經(jīng)不錯了。而要查詢剩余的供應(yīng)商信息時，只能通過供應(yīng)商名字來查詢了。如此是非常不方便的。

因為無論是在采購單，或者在應(yīng)付帳款、庫存數(shù)據(jù)的查詢時，都可能要用到供應(yīng)商編碼，如想查詢一下，某個供應(yīng)商的采購定單的未結(jié)案還有多少；或者想查詢一下，一個供應(yīng)商的應(yīng)付帳款有多少，當(dāng)月要付他多少，等等，這都需要用到供應(yīng)商編碼。若通過供應(yīng)商名字去查詢的話，當(dāng)然是很不方便的。特別是財務(wù)等不直接接觸供應(yīng)商的人員，更加麻煩。我去客戶那邊調(diào)研的時候，有些用戶在電腦旁邊就貼著一張供應(yīng)商代碼與供應(yīng)商名字的對照表，需要查詢時，他們就先從對照表中找到供應(yīng)商的數(shù)字編碼，然后，再在進(jìn)銷存系統(tǒng)中查詢他們需要的數(shù)據(jù)，這非常的不方便。

二、拼音與阿拉伯字母結(jié)合

還有一種編碼方式，就是根據(jù)供應(yīng)商名字的拼音字母結(jié)合阿拉伯?dāng)?shù)字來編碼，如寧波洪福鋁塑電器有限公司，就編碼為HF01，常州市紅飛金屬制品有限公司就編碼為HF02，也就是說，前面兩個拼音是他們字號的簡稱，后面兩個數(shù)字是流水碼。

這種編碼方式，比上一種編碼方式有了改進(jìn)，用戶不用去記憶哪些沒有實際意義的數(shù)字編碼，而根據(jù)供應(yīng)商的中文名字可以直接想到編碼，即使不記得后面的流水碼也沒有關(guān)系。如現(xiàn)在在開采購單時，要向常州市紅飛金屬制品有限公司采購原材料，則只要在供應(yīng)商欄位內(nèi)，輸入FH，系統(tǒng)就可以幫助用戶查出以FH開頭的供應(yīng)商信息，然后用戶選擇一下就可以了。如此，用戶就不需要每次都去查詢那個對照表，速度快多了。

但是，這種編碼也是有點問題，如企業(yè)有委外生產(chǎn)的廠商，就比較麻煩。若用戶需要查看一下現(xiàn)在有多少委托加工的供應(yīng)商，則無從查起，要一個個的統(tǒng)計；若對供應(yīng)商還有類別管理的，如此編碼，也不是很合理，如想查詢一下PVC料的供應(yīng)商有哪些，則很難做到這一點，或者通過供應(yīng)商類別那里查詢，但是，又不是很方便，而且，也不是每個ERP軟件都支持這個功能。最好的話，就是一看到供應(yīng)商編碼，就可以知道其供應(yīng)商什么類型的材料。

可見，以上兩種編碼方式，或多或少都存在一些缺陷。我在ERP項目實施時，在供應(yīng)商的編碼方面，一般會給用戶提一下建議，各位可以參考一下。

1、委托加工商跟一般的供應(yīng)商最好區(qū)別編號。

委托加工商跟一般的供應(yīng)商雖然看起來都是一樣，可能都是采購部門在管理，但是，在實際處理上，有比較大的區(qū)別，如在會計處理上，就有不少的差異。所以，為了在后續(xù)的管理中，把認(rèn)為的修改量降低到最小，最好在編碼中，有所區(qū)別。

另外，這也有利于分類查詢。如我們在“拼音與阿拉伯字母結(jié)合”這個方案的基礎(chǔ)上，若是委托加工的，我們在其前面加上一個W字母，若是一般的供應(yīng)商，則我們加上Y字母。如此，若我們想知道現(xiàn)在有哪些委托加工供應(yīng)商時，只需要在查詢供應(yīng)時，只需要輸入W，即可以查詢出所有符合條件的委托加工供應(yīng)商，這就非常的方便。

2、若有類別廠商考核者，同類廠商的編號要歸納與同區(qū)間。

有的公司，要對供應(yīng)商進(jìn)行類別考核，如要考核所有PVC材料的供應(yīng)商，要評價他們的交期是否能能夠滿足企業(yè)的需求，有哪些供應(yīng)商老是出現(xiàn)拖延的情況；或者評價他們的質(zhì)量狀況，如哪些供應(yīng)商的質(zhì)量問題比較多，經(jīng)常發(fā)生不良品退回的情況；或者成批調(diào)整PVC材料供應(yīng)商的付款條件，要把全部的PVC供應(yīng)商的付款周期從到貨后30天改為到貨后45天，則最好在編碼信息中，反映供應(yīng)商提供材料的類別信息。

如現(xiàn)在有供應(yīng)商“杭州飛鴻印務(wù)有限公司”、“杭州蕭山萬達(dá)包裝材料有限公司”提供包裝材料，分別編碼為BFH01與BWD01，其中，第一碼表示材料的類別包裝材料；后面是根據(jù)以上第二種方案編寫的編碼。此時，若企業(yè)用戶想統(tǒng)一更改包裝材料的付款條件，而不想更改其他材料供應(yīng)商的付款條件或者雖然要改，但是改的結(jié)果不一致的時候，只要利用統(tǒng)一修改供應(yīng)商付款條件功能，在這個窗口中，輸入字母B，就可以列出所有的包裝材料的供應(yīng)商，然后選擇全選，輸入新的付款條件即可。若在供應(yīng)商編碼中，沒有反映其原材料類別信息，則就無法這么方便的修改，而需要一個個的去選擇，才可以。

再如，若企業(yè)計劃在每年度的10月份對包裝材料的提供商進(jìn)行考核，并在月底召開供應(yīng)商會議進(jìn)行檢討。若沒有按如上方式進(jìn)行編碼，那用戶如何才能夠方便的找到包裝材料供應(yīng)商的交貨情況、質(zhì)量情況、及其他需要的信息呢？用戶只有一個個去統(tǒng)計，或者先統(tǒng)計全部的供應(yīng)商，然后再把包裝材料的供應(yīng)商單獨COPY出來。但是，這些方法都比較麻煩。若在供應(yīng)商編碼中，體現(xiàn)了原材料類別信息，則只需要在查詢時，選擇B，然后就可以列出所有包裝材料的供應(yīng)商，然后按全選，選種所有的包裝材料供應(yīng)商后，按導(dǎo)出供應(yīng)商考核信息，就可以把相關(guān)信息導(dǎo)入到EXCEL中，如此，要方便的多。

3、在以上兩個建議的基礎(chǔ)上，結(jié)合“拼音與阿拉伯字母結(jié)合”的編碼方式。

拼音與阿拉伯字母結(jié)合這是一個不錯的編碼方式，若在這個編碼原則的基礎(chǔ)上，再把以上兩點內(nèi)容考慮進(jìn)去，無疑，這個方案將更加完善。以上談到的“拼音與阿拉伯字母結(jié)合”方案的缺點，將被彌補(bǔ)。

我在項目實施的時候，一般就是按照這個編碼原則給其他客戶進(jìn)行編碼。如杭州飛鴻印務(wù)有限公司，編為BFH01，即第一碼B表示包裝材料提供商；第二三碼FH是供應(yīng)商字號的拼音簡稱；最后兩碼數(shù)字，表示流水碼。若企業(yè)有委托供應(yīng)商的話，話委托供應(yīng)商的信息也加入進(jìn)去。當(dāng)然，當(dāng)企業(yè)的供應(yīng)商比較少或者不需要進(jìn)行類別考核時，就不需要要原材料類別碼了，要了反而有畫蛇添足的嫌疑了。（CIOAge）