探討協(xié)同辦公OA系統(tǒng)在高校電子公文管理中的對策

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　　1.統(tǒng)籌全局系統(tǒng)規(guī)劃，實現(xiàn)文檔一體化的全程管理

　　統(tǒng)籌全局的系統(tǒng)工程規(guī)劃，通過技術對接，實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫連接，通過兩個系統(tǒng)的協(xié)同工作，進一步尋找兩個系統(tǒng)的結合點，將相關功能界面合二為一，使用戶能夠在同一個界面實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的流轉和信息轉換，使得檔案管理功能有機地嵌入整個辦公自動化系統(tǒng)之中，構筑起辦公自動化系統(tǒng)文檔一體化管理模式，實現(xiàn)電子文件歸檔、查詢、存儲保管的電子化和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)電子文件規(guī)范化管理。

　　2.建立公文管理責任制，提升電子文件的管理安全

　　為了保證公文保密工作的嚴肅性，要建立責任嚴明的公文管理責任制度。涉及公文傳閱的各個部門都應配備專門的公文管理人員，負責公文的收取、登記、傳閱工作。辦公室機要秘書的涉密計算機必須做到物理隔離，嚴格按照密級文件的流轉程序進行相關文件處理，泛普軟件通過身份驗證、傳輸加密、防寫防打印、數(shù)字簽名手寫簽字輔助認證等安全技術防范電子文件在流轉過程中的非法訪問和隨意刪改，確定發(fā)送范圍無誤方可發(fā)送，并對接收涉密文件的部門適時按照保密要求進行檢查監(jiān)督。

　　3.使用電子簽章技術，確保公文的唯一合法

　　在OA系統(tǒng)中，正文模板應集成了電子簽章，手寫簽名等內容，在公文落款處直接加蓋以數(shù)字技術模擬實際簽名或印章的電子簽章，當電子文件流轉到蓋章環(huán)節(jié)時，選中需要蓋章的正文進行電子蓋章操作即可，若印章加蓋錯誤，還可以撤銷印章。但必須保證要采用加密設備、用戶與電子印章綁定的方式，指定用戶才有權使用該文件。接收方對收到公文只能在指定允許的打印機上按指定份數(shù)打印，文件內容及版式不可更改，從而有效防止文件被惡意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保證電子公文的真實性、完整性、可靠性和不可抵賴性。

　　4.搭建即時通訊平臺，保證待辦提醒的及時有效

　　通過OA系統(tǒng)中相關業(yè)務流程模塊與即時通信平臺所提供的信息提醒借口進行集成，使其組織結構和系統(tǒng)用戶與OA系統(tǒng)保持完全一致，并自動實現(xiàn)同步，如中國電信的企信通、中國移動飛信、微信以及騰訊公司的騰訊通等。開發(fā)OA辦公系統(tǒng)即時通訊特性的應用，從而使得當OA系統(tǒng)中有待辦代閱公文時，系統(tǒng)能第一時間自動進行消息提醒，方便用戶及時辦理相關業(yè)務，改變傳統(tǒng)“人找事”的行為模式為“事找人”的服務模式，進而提升行政辦公執(zhí)行力，提升辦公室工作效率。