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系統(tǒng)實(shí)施偏方:如何保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

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來(lái)源:泛普軟件

俗話說(shuō),信息化項(xiàng)目三分軟件,七分實(shí)施,十二分?jǐn)?shù)據(jù)??梢?jiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性對(duì)于信息化管理軟件來(lái)說(shuō),是至關(guān)重要的。所以對(duì)于企業(yè)CIO來(lái)說(shuō),不僅要抓項(xiàng)目,而且也要打起十二分精神,來(lái)關(guān)注基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

措施一:按固定格式填寫基礎(chǔ)數(shù)據(jù),可以發(fā)現(xiàn)常規(guī)錯(cuò)誤。

在信息化項(xiàng)目中,不但企業(yè)的工作流程要走標(biāo)準(zhǔn)化的道路,而且基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立也要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說(shuō),要讓用戶在導(dǎo)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí),按固定的格式進(jìn)行導(dǎo)入。

如筆者在企業(yè)中負(fù)責(zé)實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃項(xiàng)目的時(shí)候,就非常重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化,如產(chǎn)品基本信息。我們企業(yè)有生產(chǎn)一款五金套筒的產(chǎn)品。其根據(jù)所用的材料、表面處理、大小不同,有很多種規(guī)格。粗略估計(jì)了一下,光套筒這類產(chǎn)品就大概有近200個(gè)品號(hào)。在上ERP項(xiàng)目之前,這些產(chǎn)品的規(guī)格信息沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范。如有的在規(guī)格中有標(biāo)明表面處理方式,而有的沒(méi)有;有的在規(guī)格中有指名具體的尺寸,有的卻沒(méi)有。對(duì)于老員工來(lái)說(shuō),他們清楚這代表了什么意思,沒(méi)有指名的就是普通的表面處理。但是,當(dāng)新員工進(jìn)來(lái)的時(shí)候,由于不明白其代表的是什么含義,所以就不怎么清楚了。有時(shí)候甚至?xí)稿e(cuò)誤。

在上信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候,這種基礎(chǔ)資料時(shí)不合格的。在整理基礎(chǔ)資料的時(shí)候,我跟產(chǎn)品研發(fā)部分的負(fù)責(zé)人碰了個(gè)頭,專門商量這個(gè)編碼的問(wèn)題。后來(lái)我們兩個(gè)達(dá)成一致意見(jiàn),在產(chǎn)品規(guī)格信息中各項(xiàng)內(nèi)容必須寫全,而且必須按一定的格式書(shū)寫,如按產(chǎn)品尺寸、所用材料、表面處理、顏色等順序一一書(shū)寫,不能夠漏寫,而且各個(gè)內(nèi)容的字?jǐn)?shù)要保持一致。并且,制定了具體的編碼規(guī)則。這個(gè)規(guī)則制定好之后,通過(guò)質(zhì)量、采購(gòu)、生產(chǎn)部門等確認(rèn)之后,就在公司中推廣起來(lái)。采取這種編碼的話,可以發(fā)現(xiàn)一些常規(guī)錯(cuò)誤。

如作為我們項(xiàng)目管理員,由于對(duì)于產(chǎn)品的規(guī)格信息不怎么了解,那要如何去檢查基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性呢?若我們規(guī)格信息的編寫規(guī)則統(tǒng)一了之后,則我們只需要去看看這個(gè)長(zhǎng)度是否一致,順序是否統(tǒng)一。通過(guò)報(bào)表或者Excel工具,就可以檢查出產(chǎn)品信息輸入員在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候,有沒(méi)有漏掉什么信息等等。所以,當(dāng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)了之后,可以很容易的發(fā)現(xiàn)一些常規(guī)地錯(cuò)誤。

對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)說(shuō),要做到如下幾點(diǎn):

1、內(nèi)容順序上的標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于某個(gè)字段的內(nèi)容,其所表達(dá)的內(nèi)容要標(biāo)準(zhǔn),包括其前后的順序要一致;最好長(zhǎng)度也要一致。這一方面便于我們進(jìn)行檢查,同時(shí),也方便我們做其他的一些操作。如有些產(chǎn)品規(guī)格信息可能類似,只有產(chǎn)品尺寸上略有不同。則用戶可以通過(guò)復(fù)制,并且修改很小一部分內(nèi)容就可以直接拿來(lái)使用。另外,有時(shí)候我們只做報(bào)表的時(shí)候,有些部門會(huì)認(rèn)為其中的規(guī)格信息太長(zhǎng),他們只需要知道產(chǎn)品的所用的材料即可。此時(shí),我們就可以利用相關(guān)的字符函數(shù),同意的截取其中的內(nèi)容即可。可見(jiàn),在內(nèi)容順序上各個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保持一致的話,對(duì)于我們后續(xù)的操作會(huì)帶來(lái)很大的便利。

2、當(dāng)某項(xiàng)內(nèi)容確實(shí)沒(méi)有的時(shí)候,要用“NULL”等方式表示,不能空白。因?yàn)槿魶](méi)寫的話,我們不知道,到底是用戶漏寫了呢,還是確實(shí)沒(méi)有。說(shuō)實(shí)話,也不是信息輸入員要偷懶,他們?cè)谳斎胂嚓P(guān)信息的時(shí)候,有時(shí)會(huì)在不經(jīng)意之中,會(huì)漏掉一些信息,他們自己也不知道,而且事后也很難查出來(lái)?,F(xiàn)在即使是空的內(nèi)容也必須用 NULL等字符表示出來(lái),這就可以最大限度的防止類似錯(cuò)誤的發(fā)生,提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

3、有時(shí)候同一個(gè)字段中,可能要表示多種內(nèi)容。如在產(chǎn)品規(guī)格中可能同時(shí)要表示尺寸、材料、顏色等信息。為此,在各中內(nèi)容之間一般都要利用分隔符進(jìn)行隔開(kāi)?;A(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的第三個(gè)要求就是這個(gè)分隔符好統(tǒng)一,并且需要唯一。統(tǒng)一指的是全部的基礎(chǔ)資料都要利用這個(gè)分隔符進(jìn)行分隔。唯一指的是這個(gè)字符能夠被用來(lái)當(dāng)作分隔符。如有的產(chǎn)品名稱中,會(huì)包含“-”這個(gè)符號(hào),那么這個(gè)符號(hào)就不能用來(lái)當(dāng)作分隔符。否則的話,會(huì)容易混淆;而且,也不易于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些整批的操作。所以分隔符要保持統(tǒng)一并且唯一。

4、在對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范的時(shí)候,可以按產(chǎn)品的分類來(lái)規(guī)范相關(guān)的輸入標(biāo)準(zhǔn)。有時(shí)候,要對(duì)雖有的產(chǎn)品信息采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是比較困難的,而且也不怎么現(xiàn)實(shí)。如產(chǎn)品信息中,成品的規(guī)格信息跟原材料的規(guī)格信息就很難統(tǒng)一起來(lái);而且即使原材料基本信息中,包裝材料與零件之間的規(guī)格信息也無(wú)法保持一致。所以,針對(duì)這種情況,我們不苛求雖有的產(chǎn)品資料都采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則。但是,對(duì)于同一類的產(chǎn)品,如零件中的套筒這類產(chǎn)品,則我們要求其具有統(tǒng)一的書(shū)寫規(guī)范。

措施二:數(shù)據(jù)收集的標(biāo)準(zhǔn)化。

若要提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率,數(shù)據(jù)導(dǎo)入信息化管理系統(tǒng)是一方面。另外,在數(shù)據(jù)的收集方面,也需要注意標(biāo)準(zhǔn)化。我就再拿我自己公司舉個(gè)例子吧,看看如何實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集的標(biāo)準(zhǔn)化。

1、 制作標(biāo)準(zhǔn)化的表格。

當(dāng)公司有員工需要申請(qǐng)建立一個(gè)新產(chǎn)品信息時(shí),就要先找到一張對(duì)應(yīng)的表格。我們公司對(duì)于各類產(chǎn)品信息,都有一張對(duì)應(yīng)的表格。申請(qǐng)品號(hào)的時(shí)候,要拿著這張表格向各個(gè)部門人員確認(rèn)信息。如想在信息化管理系統(tǒng)中申請(qǐng)一個(gè)套筒的產(chǎn)品信息時(shí),就需要在網(wǎng)上找到一張“套筒類產(chǎn)品品號(hào)信息申請(qǐng)表” 。在這張表中,這個(gè)品號(hào)需要填寫哪些信息;哪些信息時(shí)必須填寫的,哪些則是可有可無(wú)的;并且各種信息時(shí)歸哪個(gè)部分負(fù)責(zé)的,都要明確的標(biāo)識(shí)。如對(duì)于一些必需要填寫的信息,可以利用藍(lán)色的底色表示。

這么做的目的,就是要讓全體員工知道,建立某個(gè)品號(hào)信息的時(shí)候系統(tǒng)需要知道哪些信息;特別是哪些信息時(shí)不能夠缺省的。如此的話,員工一看到這張表格,就知道該如何填寫,直到需要填哪些內(nèi)容。在基礎(chǔ)資料收集的時(shí)候,也就不會(huì)漏掉。

2、 單據(jù)流轉(zhuǎn)的電子化。

申請(qǐng)表格在各個(gè)部門流轉(zhuǎn)的時(shí)候,最好能夠通過(guò)電子表格來(lái)實(shí)現(xiàn)。一方面,有些員工寫的字實(shí)在是小學(xué)生水平;或者有的寫的是龍飛鳳舞。但是在其他員工眼中則好像就是天書(shū)。所以,手寫的資料,到信息輸入者那邊就可能會(huì)發(fā)生歧義。

措施三:在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)技術(shù)層面的限制。

除了在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)前提整理的時(shí)候,要注意數(shù)據(jù)的質(zhì)量以外,在用戶輸入信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候,系統(tǒng)也要能夠進(jìn)行一些自我的判斷,以提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。具體的來(lái)說(shuō),可以在系統(tǒng)中添加一些約束。

如有些內(nèi)容我們只允許輸入價(jià)格或者數(shù)字,當(dāng)用戶輸入了非數(shù)字的內(nèi)容時(shí),則系統(tǒng)就會(huì)提示錯(cuò)誤信息,提示說(shuō)“輸入的數(shù)據(jù)不合法,讓用戶重新核對(duì)數(shù)據(jù)”。這就可以保證輸入的數(shù)據(jù)至少是符合一定的語(yǔ)法規(guī)則。

如我們還可以通過(guò)對(duì)字段合并的方式,實(shí)現(xiàn)字段內(nèi)容的排序與內(nèi)容完整性的控制。如對(duì)于產(chǎn)品規(guī)格信息,可能包含五部分內(nèi)容。則在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候,就設(shè)計(jì)五個(gè)虛擬字段。員工在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候,需要分別向這個(gè)五個(gè)字段中輸入相關(guān)的內(nèi)容,并且把這五個(gè)字段都設(shè)置為必需輸入。等到保存的時(shí)候,系統(tǒng)會(huì)把這五個(gè)字段自動(dòng)合并為一個(gè)字段,并且在中間加入我們指定的分割符,保存到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中去。如此的話,我們通過(guò)這些約束,可以強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)某個(gè)字段內(nèi)容的完整性。

另外,我們還可以通過(guò)字符掩碼來(lái)實(shí)現(xiàn)輸入格式的限制;可以利用列表的形式提高輸入的準(zhǔn)確性;等等??傊?,我們可以憑借系統(tǒng)的力量來(lái)提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。(CIO時(shí)代網(wǎng))

發(fā)布:2007-04-27 15:51    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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