流程、規(guī)范、文化 ERP有效實(shí)施的保障

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在一次企業(yè)高層論壇上有幸與Z.H.機(jī)械公司的Z總經(jīng)理交流，談到了企業(yè)實(shí)施erp系統(tǒng)基本動(dòng)因的話題，Z總經(jīng)理說(shuō)：我們企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的成效和目的，就是“流程、規(guī)范、文化”這三個(gè)詞。通過(guò)隨后的交談，筆者了解到他的想法：通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，第一是梳理、優(yōu)化現(xiàn)有的業(yè)務(wù)處理流程，提高流程的運(yùn)作效率；第二是要建立起新的業(yè)務(wù)操作規(guī)范，減少人為的錯(cuò)、漏、偏、差；第三就是要通過(guò)先進(jìn)管理理念的落地、生根，逐步構(gòu)建新的經(jīng)營(yíng)管理平臺(tái)之上的企業(yè)文化。

一個(gè)傳統(tǒng)機(jī)械制造企業(yè)的總經(jīng)理，對(duì)ERP有這樣深刻的認(rèn)識(shí)，令筆者感到有些驚喜。

Z.H.機(jī)械公司是一個(gè)典型的機(jī)械制造業(yè)的中小企業(yè)，近幾年得益于整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境創(chuàng)造的機(jī)會(huì)，產(chǎn)銷(xiāo)規(guī)模迅速擴(kuò)大。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，作為一個(gè)經(jīng)營(yíng)者，Z總經(jīng)理在上ERP項(xiàng)目之前感覺(jué)到當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展和管理現(xiàn)狀存在著一些比較嚴(yán)重的問(wèn)題，傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理要求。用Z總經(jīng)理自己的話說(shuō)：“Z.H.公司這樣一個(gè)產(chǎn)值規(guī)模接近3個(gè)億的企業(yè)，原先業(yè)務(wù)部門(mén)之間的交流溝通方式落后，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的數(shù)據(jù)采集不及時(shí)、不準(zhǔn)確，公司高層很難及時(shí)了解公司的成本、盈利、資金周轉(zhuǎn)效率等數(shù)據(jù)。企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)處理操作過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)式操作非常普遍，不規(guī)范的操作經(jīng)常導(dǎo)致一些經(jīng)常性、重復(fù)性的錯(cuò)、漏、誤、差；企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和管理者都不能及時(shí)了解到相關(guān)的、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展埋下了重大隱患”。盡管Z總經(jīng)理沒(méi)有具體說(shuō)到他們企業(yè)曾經(jīng)面臨的困難和問(wèn)題，但鋼材等原材料價(jià)格的不斷攀升、客戶(hù)個(gè)性化需求越來(lái)越多、快速發(fā)展導(dǎo)致的產(chǎn)能瓶頸凸現(xiàn)、委外業(yè)務(wù)增多、各業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)協(xié)同的要求越來(lái)越高，等等，對(duì)所有機(jī)械制造企業(yè)來(lái)說(shuō)都增加了經(jīng)營(yíng)和管控的難度。Z.H.公司之前在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的管控主要依靠中高層管理者的經(jīng)驗(yàn)，有了錯(cuò)漏異常通常也是通過(guò)調(diào)度的方式進(jìn)行處理、解決，實(shí)際存在的業(yè)務(wù)處理流程效率高低主要依賴(lài)于中層管理者、或關(guān)鍵崗位人員的工作熱情和積極性，很多中層管理者幾乎沒(méi)有流程的概念，都是抱著“本來(lái)就是這樣的、原來(lái)就是這樣的”的想法，出了問(wèn)題也很容易出現(xiàn)沒(méi)有人負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象。Z總經(jīng)理幾年前從他父親手上接手Z.H.公司之后，用他曾經(jīng)學(xué)習(xí)過(guò)的管理知識(shí)、管理理論來(lái)審度企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)流程，很快就發(fā)現(xiàn)了以上問(wèn)題。于是他想到了要用ERP這一管理工具，來(lái)構(gòu)建新的經(jīng)營(yíng)管理平臺(tái)，希望通過(guò)管理方面的創(chuàng)新，改革科層制架構(gòu)為組織特征的傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理模式，自上而下地貫徹現(xiàn)代企業(yè)的管理理念，建立以業(yè)務(wù)處理流程為導(dǎo)向的企業(yè)管理新思維。要通過(guò)提升業(yè)務(wù)處理流程的效率、增加業(yè)務(wù)操作的規(guī)范，來(lái)減少誤差、浪費(fèi)和低效，從而提升Z.H.公司的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

Z.H.機(jī)械公司選擇并實(shí)施U8-ERP系統(tǒng)，化了不到一年的時(shí)間，取得了很好的實(shí)施成效。在Z總經(jīng)理眼中，Z.H.公司的ERP系統(tǒng)實(shí)施給了他三個(gè)很重要的經(jīng)驗(yàn)。首先，ERP系統(tǒng)的上線和有效運(yùn)行，只有管理理念的宣導(dǎo)和系統(tǒng)操作的培訓(xùn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須制定嚴(yán)格的操作規(guī)范，并保障執(zhí)行，以保證基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入。要使企業(yè)的管理者和員工都意識(shí)到：每個(gè)業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)的結(jié)果都可能會(huì)影響到整體流程的運(yùn)行效率。于是對(duì)于不規(guī)范的操作和環(huán)節(jié)要毫不留情的進(jìn)行處罰，并要有相應(yīng)的管理配套來(lái)防止類(lèi)似事情的再發(fā)生。 Z.H.公司曾經(jīng)經(jīng)歷了三次上線，前兩次都是因?yàn)楣芾砗鸵?guī)范執(zhí)行不到位而失敗，有一些員工也因承受不了壓力而辭職或被辭退。

其次，剛開(kāi)始實(shí)施ERP系統(tǒng)的時(shí)候可能會(huì)在某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)增加工作量，比如，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的梳理和錄入工作需要大量的人手來(lái)完成，所以可能會(huì)遇到很多管理者和員工的不理解和異議，因?yàn)樵黾恿顺杀?。但完整、?guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行是非常重要的，數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的新鮮血液，一旦基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整了，業(yè)務(wù)流程順暢了，操作也熟練了，就會(huì)發(fā)現(xiàn)原來(lái)很多數(shù)據(jù)是有邏輯的、或自動(dòng)產(chǎn)生的、或方便整合的，所以總體上的業(yè)務(wù)操作人數(shù)和工作量是下降的。比如：原來(lái)倉(cāng)庫(kù)管理上線時(shí)有7個(gè)人做ERP系統(tǒng)出入庫(kù)及報(bào)檢操作，等ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行后只要3個(gè)人就可以了，比未上線前還少了一個(gè)人。

第三，ERP系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的控制是非常嚴(yán)格的，但前提是規(guī)范操作。ERP系統(tǒng)上線不難，難的是嚴(yán)格按照規(guī)范去進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，因?yàn)镋RP系統(tǒng)在很多方面要求我們改變傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理習(xí)慣，要變?nèi)酥螢榉ㄖ?，由?jīng)驗(yàn)式管理變?yōu)榱鞒淌焦芸?，所以良好的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范的操作習(xí)慣對(duì)有效實(shí)施ERP系統(tǒng)是非常重要的。而良好的流程和規(guī)范的操作又是企業(yè)文化的重要組成部分。

Z總經(jīng)理也高度評(píng)價(jià)ERP系統(tǒng)對(duì)Z.H公司業(yè)務(wù)流程和規(guī)范操作的作用，他說(shuō)：“ERP系統(tǒng)對(duì)流程設(shè)置比較完善，要求我們嚴(yán)格按照現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，有效地減少了業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的經(jīng)常性、重復(fù)性錯(cuò)漏。Z.H.公司目前能夠做到從接收訂單到報(bào)價(jià)、BOM搭建、計(jì)劃派工、采購(gòu)、領(lǐng)料、出入庫(kù)的全流程跟蹤、管控，以及成本的基本有效控制；能夠及時(shí)導(dǎo)出我們所需的數(shù)據(jù)，從而分析目前存在的問(wèn)題；能夠掌握企業(yè)的損耗、盈利等數(shù)據(jù)，庫(kù)存也實(shí)現(xiàn)了從不可控制到很明顯的下降。接下來(lái)的目標(biāo)是要做到對(duì)每一個(gè)訂單、每一個(gè)產(chǎn)品的每項(xiàng)成本進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地歸集和統(tǒng)計(jì)核算”。Z總經(jīng)理認(rèn)為Z.H.公司ERP系統(tǒng)的初步成效，達(dá)到了他當(dāng)初設(shè)想的“流程、規(guī)范”的要求，同時(shí)也認(rèn)為：隨著ERP項(xiàng)目的深入實(shí)施，以及對(duì)企業(yè)流程和操作規(guī)范的持續(xù)改善，一定可以為Z.H.公司的企業(yè)文化建設(shè)帶來(lái)良好的結(jié)果。

“流程、規(guī)范、文化”也確實(shí)是企業(yè)ERP系統(tǒng)有效實(shí)施的一種有高度的概括。（AMT）