會(huì)議管理

實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)際會(huì)議的從召集、準(zhǔn)備、召開、記錄等一系列現(xiàn)實(shí)操作的網(wǎng)絡(luò)模擬管理。同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)議記錄歸檔的功能。會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)所有會(huì)議的管理，主要對(duì)計(jì)劃會(huì)議和日常會(huì)議進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)會(huì)議安排的起草、審批、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要和出勤記錄進(jìn)行管理。

可由管理員自定義流程并配制具體的環(huán)節(jié)。管理內(nèi)容包括會(huì)議室基本資料，即名稱、地址、面積、容納人數(shù)、設(shè)備狀況（投影儀、電腦、電話、網(wǎng)線等），狀態(tài)等等，用戶可以通過會(huì)議審批流程完成會(huì)議室的申請、審批、預(yù)定及準(zhǔn)備等工作，會(huì)議審批內(nèi)容包括：主題、時(shí)間、與會(huì)人員、人數(shù)、所需設(shè)施、預(yù)計(jì)時(shí)間、重要程度等等內(nèi)容。同時(shí)用戶還可以查詢會(huì)議室的使用情況及申請狀況。并能對(duì)會(huì)議室的使用情況做統(tǒng)計(jì)分析。流程如下圖所示。

具體過程如下：

（1）、會(huì)議計(jì)劃

提供計(jì)劃會(huì)議的匯總、審批功能，各處室每年初指定一個(gè)時(shí)間上報(bào)會(huì)議計(jì)劃，發(fā)送到綜合文秘，由綜合文秘進(jìn)行匯總，提請公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后返回各處室作為一年召開計(jì)劃會(huì)議的依據(jù)，審批后的會(huì)議計(jì)劃作為全年計(jì)劃會(huì)議的初始資料，供以后開會(huì)統(tǒng)計(jì)、比較用。

（2）、提出議題議程

會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)起草會(huì)議安排，確定會(huì)議議題、議程、內(nèi)容、參加人員、類別（計(jì)劃內(nèi)，計(jì)劃外，日常會(huì)議）等，通過領(lǐng)導(dǎo)日程安排系統(tǒng)的參考來確定會(huì)議的時(shí)間，保證有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議并根據(jù)情況確定會(huì)議地點(diǎn)。

（3）、會(huì)議地點(diǎn)安排

由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)，計(jì)劃（含計(jì)劃外）會(huì)議由主辦單位自行確定會(huì)議地點(diǎn)，日常會(huì)議要預(yù)定會(huì)議室，填寫會(huì)議室使用單。系統(tǒng)提供會(huì)議室自動(dòng)安排功能。對(duì)已安排好的會(huì)議室，綜合文秘有權(quán)作調(diào)整。

（4）、會(huì)議審批

填好會(huì)議安排后，計(jì)劃會(huì)議提交辦公室審批。計(jì)劃外會(huì)議提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。日常會(huì)議不用審批。會(huì)議安排以電子郵件方式通知與會(huì)人員。若未通過審批，則駁回結(jié)束。

（5）、發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議安排以電子郵件方式或短信方式通知與會(huì)人員。

（6）、回復(fù)

與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，即可回復(fù)會(huì)議主辦單位參加與否。

（7）、會(huì)議記錄

會(huì)議舉行時(shí)，由大會(huì)秘書記錄簽到，統(tǒng)計(jì)會(huì)議出勤情況，由專人錄入會(huì)議紀(jì)要和決議。

（8）、校對(duì)

會(huì)議紀(jì)要整理校對(duì)。

（9）、歸檔

將會(huì)議過程記錄文件歸檔。