泛普軟件發(fā)布2014-2018年OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)管理平臺(tái)項(xiàng)目實(shí)施交付管理體系

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泛普軟件從2003年至今，歷經(jīng)11個(gè)年頭，實(shí)施超過86000家客戶，沉淀下來比較成熟的實(shí)施方法，項(xiàng)目中心將實(shí)施方法、技巧、以及工作流程整理成本PPT，為此泛普軟件發(fā)布2014-2018年泛普OA協(xié)同辦公軟件管理平臺(tái)項(xiàng)目實(shí)施交付管理體系

                                                泛普軟件  項(xiàng)目中心
                                                    2014年2月10日
第一部分：泛普OA辦公管理平臺(tái)項(xiàng)目總述

第二部分：項(xiàng)目管理及執(zhí)行體系介紹

第三部分：項(xiàng)目執(zhí)行軍規(guī)介紹
1、泛普OA辦公項(xiàng)目總述
什么是PMS系統(tǒng)：
1、系統(tǒng)是Project management system 的簡稱；
2、泛普PMS系統(tǒng)是具備自我知識(shí)產(chǎn)權(quán)的內(nèi)部項(xiàng)目管理系統(tǒng)；
3、所有項(xiàng)目人員實(shí)施項(xiàng)目過程計(jì)劃、任務(wù)、驗(yàn)收收款等都必須在PMS系統(tǒng)完成；
4、每個(gè)月月底規(guī)劃下個(gè)月驗(yàn)收收款，系統(tǒng)自動(dòng)提取數(shù)據(jù)作為依據(jù)；
5、作為泛普的實(shí)施人員，PMS系統(tǒng)更新不得超過三個(gè)工作日/次；
6、作為泛普?qǐng)F(tuán)隊(duì)管理人員，團(tuán)隊(duì)內(nèi)項(xiàng)目不得超過一周查閱/次；
7、每天的日?qǐng)?bào)必須上傳到PMS系統(tǒng)中；
2、項(xiàng)目管理及執(zhí)行體系介紹
一：項(xiàng)目啟動(dòng)階段
1、查看項(xiàng)目立項(xiàng)交接流程并仔細(xì)閱讀合同
     A. 查看合同的金額、付款節(jié)點(diǎn)與對(duì)應(yīng)任務(wù)/交付物
     B. 查看合同規(guī)定的實(shí)施工作內(nèi)容和范圍
     C. 合同約定的上線標(biāo)準(zhǔn)和交付物
     D. 合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和交付物
     E. 分析實(shí)施的總體風(fēng)險(xiǎn)并給出應(yīng)對(duì)策略
2、協(xié)調(diào)交接會(huì)議，并提交項(xiàng)目交接會(huì)議紀(jì)要
     A. 明確并評(píng)估合同外的其他口頭承諾
     B. 了解客戶方關(guān)鍵人信息和其關(guān)注點(diǎn)
     C. 聽取銷售同事關(guān)于甲方項(xiàng)目背景的介紹
     D. 聽取銷售同事關(guān)于實(shí)施及溝通注意點(diǎn)的建議6、郵件或者書面告知對(duì)方項(xiàng)目啟動(dòng)的工作重點(diǎn)：
1、組建項(xiàng)目組；
2、準(zhǔn)備軟硬件環(huán)境；
3、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的制定。
4、調(diào)研模板的發(fā)放
電話或者當(dāng)面與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通：
1、確認(rèn)對(duì)方收到并查看郵件，電話溝通并講解啟動(dòng)階段的工作要點(diǎn)；
2、約定啟動(dòng)前溝通現(xiàn)場的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人。
7、啟動(dòng)會(huì)前現(xiàn)場溝通清楚：
溝通要點(diǎn)：
1、項(xiàng)目實(shí)施的核心關(guān)注點(diǎn)；
2、項(xiàng)目實(shí)施的組織架構(gòu)范圍和功能范圍；
3、明確項(xiàng)目實(shí)施的方向和思路；
4、明確項(xiàng)目組構(gòu)成和成員；
5、明確項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)；
6、溝通項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的細(xì)節(jié)。
8、召開啟動(dòng)會(huì)：
1、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言：動(dòng)員；
2、宣讀項(xiàng)目組的構(gòu)成、職責(zé)、成員；
3、項(xiàng)目實(shí)施方法論，重點(diǎn)之一是講解實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)和誤區(qū)！
二：需求調(diào)研階段1：通過培訓(xùn)，明確告CRM/zhike/ target=_blank class=infotextkey>知客戶項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組成員：
1、為什么需要做調(diào)研？       2、調(diào)研什么樣的內(nèi)容？
3、怎么提交需求？              4、如何使用需求模版？
5、如何使用參考文檔？        6、遇到問題怎么辦？
7、何時(shí)、以何方式提交？
2：文檔準(zhǔn)備：
1、需求調(diào)研模版
2、需求調(diào)研提交材料參考
（主要要根據(jù)客戶的需求、行業(yè)選擇相應(yīng)的材料，如果沒有合適的，寧可不提供參考資料）
3、可以安排在啟動(dòng)會(huì)后立即進(jìn)行，因?yàn)閱?dòng)會(huì)是一個(gè)將客戶各相關(guān)部門人員集中在一起的一個(gè)好機(jī)會(huì)
3：訪談準(zhǔn)備，若合同中包含，一定要訪談的內(nèi)容：
1、工作流程；
2、知識(shí)目錄。
3、門戶及首頁布局風(fēng)格
4、提前制定需求訪談?dòng)?jì)劃；
5、確認(rèn)第2天的訪談?dòng)?jì)劃是否可按期進(jìn)行。
訪談的時(shí)候一定要先做過資料收集后再做訪談，避免空對(duì)空的談，訪談的順序也建議先從行政、人事、財(cái)務(wù)著手，這幾個(gè)部門訪談好基本上第一階段的OA上線的內(nèi)容就能確定了，知識(shí)目錄的訪談建議以模板為主不做具體的調(diào)研及訪談，發(fā)給用戶模板，和用戶解釋一下怎么整理，然后反饋后匯總一下即可
二：需求調(diào)研階段6：確定調(diào)研提綱、調(diào)研模版、參考方案：
1、告訴客戶項(xiàng)目組：
1、調(diào)研什么？
2、怎么提交需求？
3、如何使用需求模版？
4、如何使用參考文檔？
5、遇到問題怎么辦？
6、何時(shí)、以何方式提交？；
2、和客戶項(xiàng)目經(jīng)理溝通和確認(rèn)培訓(xùn)的思路、內(nèi)容，以及人員、時(shí)間安排；
3、我方培訓(xùn)的人員具備培訓(xùn)的能力和經(jīng)驗(yàn)，并按照既定的內(nèi)容展開培訓(xùn)；
4、布置需求資料的工作任務(wù)，明確完成時(shí)間、要求和標(biāo)準(zhǔn)；
7：需求資料整理作業(yè)的跟進(jìn)：
1、需求資料整理作業(yè)的進(jìn)度若不跟蹤，一般情況下客戶方都不能及時(shí)有質(zhì)量的提交上來。會(huì)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度造成延遲；
2、與客戶確定作業(yè)跟進(jìn)的策略和方法，確?？蛻舴叫枨笥脩艚M可及時(shí)提交；
3、作業(yè)提交的周期為5個(gè)工作日（一周）；
4、策略1：標(biāo)準(zhǔn)型項(xiàng)目，在第2天或第3天跟蹤作業(yè)完成的進(jìn)展，對(duì)無進(jìn)展或問題較多的部門重點(diǎn)關(guān)注；
5、策略2：咨詢型的項(xiàng)目，第1天在各個(gè)需求部門走訪一遍，帶他們做好一條流程的整理；
6、一定要讓客戶自己完成整理的工作！這是讓客戶需求部門從評(píng)判者到參與者的第一步！
9：標(biāo)準(zhǔn)需求文檔編寫，初步分析并提交需求調(diào)研報(bào)告：
1、編寫標(biāo)準(zhǔn)需求文檔，分析出不明確、不清晰、有分歧的內(nèi)容，并提供解決意見，供下一階段討論；
2、填充和完善藍(lán)圖框架，基本形成藍(lán)圖規(guī)劃，提煉價(jià)值亮點(diǎn)；
3、以上階段重點(diǎn)是需求的梳理，但重點(diǎn)是下一階段的討論和最終的方案確認(rèn)
三：方案藍(lán)圖階段
1、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境準(zhǔn)備：
1、必需條件和工作。大型客戶的系統(tǒng)架構(gòu)需啟動(dòng)前即做詳細(xì)溝通，這樣會(huì)有比較充分的時(shí)間準(zhǔn)備；
2、有些客戶運(yùn)維能力不具備，但會(huì)提出不合適的架構(gòu)要求，需提前溝通和確定；
3、硬件服務(wù)器架構(gòu)：
A、一臺(tái)服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器；
B、兩臺(tái)服務(wù)器，分別實(shí)現(xiàn)應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器；
C、雙機(jī)熱備；
D、負(fù)載均衡；
3、系統(tǒng)架構(gòu)：
A、Windows+SQL Server
B、Windows+Oracle
C、Linux+Oracle
D、AIX+Oracle
3、寬帶帶寬：光纖30M以上外網(wǎng)IP、防火墻，殺毒軟件等A；
2、系統(tǒng)安裝和部署：
1、必需條件和工作；
2、使客戶方具備系統(tǒng)安裝、備份、還原的能力；
3、系統(tǒng)安裝和部署：安裝光盤申請(qǐng)、系統(tǒng)安裝和部署、使用許可的申請(qǐng)；
4、安裝和部署的過程，也是培訓(xùn)客戶方系統(tǒng)管理員具備系統(tǒng)安裝、備份、還原的能力過程。正式系統(tǒng)的部署過程可以由我們來做，但DEMO系統(tǒng)的部署一定要指導(dǎo)客戶方完成；
4、系統(tǒng)搭建規(guī)則確定：
1、系統(tǒng)搭建不能由項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)人完成，實(shí)施工程師、系統(tǒng)管理員如何確保搭建的一般質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)；
2、編寫《系統(tǒng)搭建規(guī)則》，提交客戶項(xiàng)目經(jīng)理；
3、雙方溝通并確定《系統(tǒng)搭建規(guī)則》，有分歧的情況下，一定要統(tǒng)一；
6、系統(tǒng)搭建和功能測(cè)試：
1、項(xiàng)目實(shí)施的重要環(huán)節(jié)；
2、一方面實(shí)現(xiàn)實(shí)施方案的內(nèi)容，另一方面對(duì)客戶的系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置和維護(hù)的知識(shí)轉(zhuǎn)移；
3、搭建任務(wù)中流程部分是重要內(nèi)容，搭建的流程不能只搭建不測(cè)試；若不認(rèn)知對(duì)待功能側(cè)，則會(huì)造成在業(yè)務(wù)測(cè)試時(shí)由于問題太多，關(guān)鍵用戶小組不愿意投入更多時(shí)間。；
4、根據(jù)系統(tǒng)搭建的任務(wù)清單推進(jìn)，每日更新并反饋進(jìn)展；
5、搭建任務(wù)中流程部分是重要內(nèi)容，搭建的流程不能只搭建不測(cè)試，可以采用的方式有：
A、搭建一個(gè)測(cè)試一個(gè)，尤其是客戶方負(fù)責(zé)搭建的流程，他們搭建的前三個(gè)，一定要及時(shí)測(cè)試，將發(fā)現(xiàn)的問題和解決的辦法告知他們；
B、互相測(cè)試。
6、盡量不要讓客戶單獨(dú)去做此工作，因?yàn)榭蛻舴綔y(cè)試中一旦遇到問題就可能會(huì)停下來
8、二次開發(fā)內(nèi)容的交付：
1、合同包含、或項(xiàng)目推進(jìn)的實(shí)際需要，是試運(yùn)行的關(guān)鍵點(diǎn)的二次開發(fā)，在此階段務(wù)必與系統(tǒng)的搭建、測(cè)試同步進(jìn)行。否則勢(shì)必影響上線；
2、根據(jù)簽字確認(rèn)的需求確認(rèn)單，提交開發(fā)申請(qǐng)，并跟蹤流程和開發(fā)人員，明確開發(fā)交付測(cè)試的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，測(cè)試后打包的時(shí)間節(jié)點(diǎn)；
3、制定二次開發(fā)的計(jì)劃，按計(jì)劃推進(jìn)。二次開發(fā)的計(jì)劃中，除我方交付的計(jì)劃，務(wù)必注意客戶方測(cè)試的時(shí)間安排，以及測(cè)試中問題需改的調(diào)整的時(shí)間安排；
4、交付后，一定要簽《客戶需求交付確認(rèn)單》；
五：上線前準(zhǔn)備階段
1、上線前檢查：
1、上線前召開上線前檢查和完善會(huì)議，邀請(qǐng)客戶項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、其他核心項(xiàng)目組成員參加：
一方面是對(duì)前期工作的匯報(bào)，另一方面是通過溝通運(yùn)維方便一系列策略、保障、制度，讓客戶方認(rèn)識(shí)是運(yùn)維的重要性和方法。；
2、系統(tǒng)檢查和完善：
A：測(cè)試的冗余數(shù)據(jù)清空；
B：門戶內(nèi)容的填充；
C：歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；
2、系統(tǒng)運(yùn)維策略、保障和制度的確定；
3、系統(tǒng)備份和安全策略的確定；
4、檢查領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注內(nèi)容，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，與關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成一致。
2、上線前培訓(xùn)準(zhǔn)備：
1、培訓(xùn)不只是簡單的組織幾場系統(tǒng)使用的培訓(xùn)！
2、培訓(xùn)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，包括思路、文檔等；
3、培訓(xùn)后要進(jìn)行考核和匯報(bào)；
4、雙方先溝通并確定培訓(xùn)的思路和方案計(jì)劃。
A：高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、普通員工分別如何培訓(xùn)；
B：本地和外地員工分別如何培訓(xùn)；
C：培訓(xùn)幾個(gè)場次，每個(gè)場次多少人；
D：培訓(xùn)哪些內(nèi)容；
4、培訓(xùn)材料準(zhǔn)備完畢：PPT、DEMO、考題。
5、培訓(xùn)會(huì)上同時(shí)會(huì)講解的文檔
A：用戶使用手冊(cè)；
B：用戶使用規(guī)范；
6、以上工作完成后，按培訓(xùn)的方案計(jì)劃執(zhí)行培訓(xùn)
3、用戶使用培訓(xùn)：
1、必須工作。好的培訓(xùn)工作，可以讓上線的過程中問題更少，因?yàn)榕嘤?xùn)時(shí)已經(jīng)將容易出問題的地方都講的比較清楚！
2、本地員工培訓(xùn)：高層領(lǐng)導(dǎo)、中策管理員、普通員工；
3、外地員工培訓(xùn)：我方負(fù)責(zé)培訓(xùn)、客戶方負(fù)責(zé)培訓(xùn)、視頻會(huì)議培訓(xùn)、視頻文件培訓(xùn)。。。；
六：上線推廣階段
1、上線試運(yùn)行：
1、極其重要的階段，不是簡單的發(fā)布一個(gè)試運(yùn)行的通知：
A：上線的思路和策略；
B：上線后運(yùn)維體系是否健全并發(fā)揮作用；
C：試運(yùn)行過程中的問題解決的通道是否通暢；
D：用戶使用跟蹤的進(jìn)行。
2、明確試運(yùn)行跟蹤的策略，并進(jìn)行跟蹤：
線上：從系統(tǒng)中拉取數(shù)據(jù)，分別從登錄次數(shù)、流程的發(fā)起和辦理、文檔的創(chuàng)建和閱讀、門戶的更新等角度拉取報(bào)表，分析差異；
線下：和各部門的關(guān)鍵用戶溝通，分析使用不好的原因。
報(bào)告和會(huì)議：結(jié)合線上和線下的工作，對(duì)問題的原因進(jìn)行分類，并提出建議和要求。雙方召開試運(yùn)行階段會(huì)議，確定問題的處理方式，并推進(jìn)。
3、跟蹤運(yùn)維體系是否有效發(fā)揮作用，并督促完善。
2、上線試運(yùn)行問題解決：
1、上線試運(yùn)行階段可能會(huì)有各種各樣的問題，需要我們主動(dòng)關(guān)心并解決，這樣能更好的提高滿意度：
2、試運(yùn)行的問題處理，可以結(jié)合驗(yàn)收一起推進(jìn)。一般的常規(guī)項(xiàng)目，試運(yùn)行的問題處理清單也是驗(yàn)收前的任務(wù)清單：
3、剛開始的試運(yùn)行問題，最好能夠現(xiàn)場解決；
4、后續(xù)的試運(yùn)行問題，采用階段整理清單的方式跟進(jìn)；
七：項(xiàng)目驗(yàn)收階段
1、提出驗(yàn)收：
1、項(xiàng)目驗(yàn)收是每個(gè)項(xiàng)目的最終目標(biāo)，拿到驗(yàn)收單！
2、處理好提出驗(yàn)收的事前鋪墊：每個(gè)人向客戶提出驗(yàn)收和收款時(shí)都會(huì)有心理壓力，所以項(xiàng)目進(jìn)行中時(shí)，在合適的時(shí)候先提出驗(yàn)收的目標(biāo)，為最終的驗(yàn)收做好鋪墊。
提出驗(yàn)收鋪墊的處理方式：一種方式是在每個(gè)階段完成時(shí)，都能表達(dá)我們離驗(yàn)收的目標(biāo)又進(jìn)了一步，另一個(gè)方式是私下的時(shí)候以玩笑方式提出驗(yàn)收，也是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。
3、接近驗(yàn)收條件時(shí)，正式提出驗(yàn)收請(qǐng)求。
4、每個(gè)階段，每做完一項(xiàng)工作均能向用戶提出驗(yàn)收的請(qǐng)求或提出希望驗(yàn)收的請(qǐng)求，讓用戶明確這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，甚至可以沒完成一個(gè)階段讓用戶簽一張階段驗(yàn)收單，這樣用戶今后驗(yàn)收也能順利成章。
5、與客戶搞好關(guān)系，關(guān)鍵時(shí)候可以向用戶表達(dá)自身的壓力，取得客戶的理解和支持。
6、在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，提前做好正式提出驗(yàn)收的鋪墊；
7、合同中主體實(shí)施內(nèi)容上線后，立即以正式方式提出驗(yàn)收，發(fā)送驗(yàn)收單和驗(yàn)收請(qǐng)求
2、明確項(xiàng)目驗(yàn)收條件，并簽訂項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘、驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃：
1、重要說明：此階段適合在雙方驗(yàn)收分歧較大的時(shí)候，以及客戶方提出需收集、梳理未盡事宜的時(shí)候。在項(xiàng)目驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)不大的情況下，我們也去做這樣的書面確認(rèn)，可能會(huì)增加驗(yàn)收的工作量。
2、若驗(yàn)收時(shí)問題較多，或雙方分歧較大，則問題多并不是最可怕，最可怕的是不知道究竟有多少問題。或者驗(yàn)收時(shí)問題處理了一遍又一遍，總是有新的問題提出，不知道何時(shí)可以驗(yàn)收。
3、該階段明確驗(yàn)收前的條件和計(jì)劃，處理完后驗(yàn)收！
4、進(jìn)行項(xiàng)目組驗(yàn)收溝通會(huì)議，雙方逐一對(duì)問題進(jìn)行分析和溝通，將雙方共同認(rèn)可的部分列入項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘，并根據(jù)備忘制定驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃。
并不是客戶提出的所有事項(xiàng)我們都與實(shí)現(xiàn)，這是一般都有一個(gè)PK的過程。
5、雙方對(duì)確認(rèn)的文件進(jìn)行簽字，必要時(shí)加蓋公章。
3、按《項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘/驗(yàn)收計(jì)劃/驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃》執(zhí)行：
1、拿到驗(yàn)收單：完成一個(gè)、交付一個(gè)、確認(rèn)一個(gè)！
2、逐個(gè)解決的過程中，我們肯定會(huì)遇到困難和問題，但不要擱在那里，尋求一切資源推進(jìn)！3、任務(wù)清單中每條任務(wù)，完成后都需讓客戶進(jìn)行確認(rèn)；
4、若客戶延期不確認(rèn)，則視同驗(yàn)收通過；
4、簽署驗(yàn)收文件：
1、驗(yàn)收目標(biāo)達(dá)成，拿到蓋章的驗(yàn)收單，祝賀！
2、驗(yàn)收文件必須簽字、蓋章！
3、必要時(shí)可以加項(xiàng)目驗(yàn)收后備忘；
5、項(xiàng)目轉(zhuǎn)入維護(hù)期：
1、拿到驗(yàn)收單并收取相應(yīng)款項(xiàng)（類似“驗(yàn)收后三個(gè)工作日”等）后，立即發(fā)起服務(wù)移交流程；
2、跟蹤客服負(fù)責(zé)人向客戶發(fā)起售后服務(wù)的郵件。