綜合檔案管理系統(tǒng)包含基建項目

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位為了提高檔案管理的工作效率，延長檔案、文獻的儲存信息，使檔案管理工作數(shù)字化、系統(tǒng)化，在工作中應用了信息化管理模式。但是由于部分單位信息技術(shù)掌握程度不高，對于信息化檔案管理的概念了解不夠深入，導致在開展信息化檔案管理工作的過程中存在一定的問題。就針對信息化檔案管理工作中存在的問題提出改善策略。

　　一、基建項目綜合檔案管理存在的問題

　　1、檔案管理意識不強，在人們習慣意義的認識中，檔案管理是專職人員從事的工作，在一般的單位里，檔案工作就是整理上級和本單位下發(fā)的文件，然后按照順序裝在盒子里保存，從普通干部到領(lǐng)導層次，大多數(shù)人都認同這個做法，檔案管理工作崗位一般也由一些比較閑的人來負責。

　　2、檔案人員配備不足，人是這個社會最重要的資源，檔案管理工作只有配備專業(yè)化的管理人員才能勝任當前的工作，一些檔案軟件如：量子偉業(yè)、中信信息、東方飛揚等軟件才能運用得起來，才能發(fā)揮出效率。但實際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業(yè)水平都較低，運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡單的資料和傳遞文本的工作。

　　3、檔案設施設備落后，目前各部門均對檔案管理的認識程度有限，因此在檔案設施設備的投入少之又少，配置好些的單位有一間檔案室，給一至兩臺電腦用來存放電子資料，條件差一些單位幾乎沒有獨立的檔案室，檔案資料存在在辦公室的柜子里，長期以往，檔案的遺失就非常嚴重，當想查閱某年某月的資料時，無從尋找，使珍貴的檔案資源永遠封塵在柜子角落里。

　　4、檔案基礎工作不夠，檔案管理更多是基礎工作，比較檔案的歸納，目錄的整理，都需要背后的大量的時間、精力去完善，而目前大多數(shù)單位的檔案不同程度存卷宗質(zhì)量低下，無法檢索的問題，使很多資源很難得到多次利用，一些有價值的資源，要想引用或作用佐證，只能靠模糊翻閱，效率低下。

　　5、檔案管理的標準化程度低，檔案管理是一個體系，如果不進行標準化、規(guī)范化的約束和管理，那么檔案資源的流失是再所難免的，從這個角度去看，必須要規(guī)范檔案管理的，這需要上級領(lǐng)導的重視，需要全體人員的能力配合，各單位規(guī)范檔案的標準，引入專業(yè)的檔案管理人才或加大資金投入下大力氣培養(yǎng)本單位專業(yè)化的檔案專職人員，使檔案盡早實現(xiàn)標準化。

　　二、綜合檔案管理現(xiàn)代化的對策探討

　　1、更新檔案管理觀念

　　觀念是一種根深蒂固的認識形成，在各個行業(yè)均存在。檔案管理也一樣，只有從上到下改變對檔案工作的認識，檔案管理水平才能得到長足的提升。而這不僅僅的缺設備、缺人才，提高整體對檔案工作的重視，這樣再采取相應的組織機構(gòu)，管理制度，行為手段，最終使檔案走向科學化、規(guī)范化。

　　2、加強對檔案人才的培養(yǎng)

　　檔案管理工作是項普通的工作，但對人才的素質(zhì)極高，首先要吸納熱愛檔案管理的優(yōu)秀人才，不怕苦、不怕累，耐得住寂寞，守得住清貧，有默默奉獻的精神品格。其次要有專業(yè)的技能和寬泛的知識面，檔案管理別看是項誰都能做的工作，但做的好與壞差別很大，需要較高的水平來處理各類檔案業(yè)務，其中涉及的知識面也很寬，檔案收集、檔案真?zhèn)舞b定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案修補、檔案提供利用等專業(yè)知識最后是檔案的開發(fā)利用的能力，一名合格的檔案管理人員應該積極開發(fā)有利于檔案管理的應用軟件，使檔案更方便查閱或管理，讓檔案變活，變成有價值的資源。

　　3、加強檔案室硬件設備的改善

　　目前的檔案室的設備急需更新，一些單位的檔案到用的都是其他辦公室淘汰下來的桌椅、電腦。上級來檢查時充數(shù)而已。要及時更新檔案硬件設施，如辦公電腦、消防設備、打印設備、掃描設備、移動硬盤、光盤等用品，采購或者開發(fā)檔案管理軟件，使檔案盡快實現(xiàn)規(guī)范管理。

　　4、檔案管理要采取標準化流程

　　標準化代表著質(zhì)量和效率。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須要采用標準化的流程來管理。為檔案的歸檔和提檔服務，方便使用者的借閱。規(guī)范檔案的管理，各類資料分門別類存放，規(guī)范有序。當檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場合，也適合檔案之間的交流。

　　三、泛普軟件綜合檔案管理系統(tǒng)包含基建項目的好處

　　1、檔案的移交

　　檔案的來源多種多樣，不同的檔案管理機構(gòu)之間可能存在檔案的交換或轉(zhuǎn)移，同一組織內(nèi)部的多個檔案管理機構(gòu)之間也可能存在檔案交換或轉(zhuǎn)移，利用檔案管理系統(tǒng)，可快速準確定位檔案信息并確保檔案信息的嚴謹性和完整性。

　　2、檔案的校正

　　檔案歸檔后，檔案信息是不允許輕易修改或變更的，但在檔案管理的實際活動中，因種種原因，可能需要對檔案的信息進行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、準確的校正檔案資料，節(jié)省了時間，提高了效率。

　　3、檔案的鑒定

　　在檔案的保管利用過程中，檔案可能會發(fā)生損壞、遺失、過保存期限后調(diào)整保管期、密級調(diào)整或開放等各種情況，檔案管理系統(tǒng)會自動對檔案保管期進行校驗，對接近或已過保管期限的檔案，系統(tǒng)會自動提示相關(guān)業(yè)務人員。

　　4、檔案的保存

　　由于采用高端信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為強大支持，檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以自動安全的保存，即使中間出現(xiàn)問題也可通過備份數(shù)據(jù)庫還原出錯前的檔案信息，安全而且實用。

　　5、檔案的銷毀

　　在檔案的保存和利用過程中，因種種原因，有些檔案需要銷毀。檔案的銷毀更須經(jīng)過嚴格的權(quán)限控制和在嚴格的審批流程下進行。

　　隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學、有效的手段和工具檔案綜合管理系統(tǒng)是集計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、大量影像數(shù)據(jù)管理技術(shù)、全文檢索技術(shù)、安全控制技術(shù)于一體。建立大量的影像數(shù)據(jù)庫、電子目錄庫、全文信息庫，以檔案的目錄信息、信息、電子文件信息、全文信息為管理內(nèi)容，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、實體管理、安全管理、安全控制、日志管理等諸多功能。