項目管理系統(tǒng)的立項管控點作用

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 　　立項特指建設(shè)性項目已經(jīng)獲得政府投資計劃主管機(jī)關(guān)的行政許可(原稱立項批文)，可以進(jìn)入項目實施階段。投資項目管理分為審批、核準(zhǔn)、備案三種，其中：審批一般又分為項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計三種，立項就是政府投資主管部門已批準(zhǔn)了項目的項目建議書或可行性研究報告。立項管理是決策行為，其目標(biāo)是“做正確的事情”(do right things)。而立項之后的研發(fā)活動和管理活動的目標(biāo)是“正確地做事情”(do things right)。只有“正確的決策”加上“正確地執(zhí)行”才可能產(chǎn)生優(yōu)秀的產(chǎn)品。

　　一、立項管理流程

　　立項管理目的是采納符合機(jī)構(gòu)最大利益的立項建議，通過立項管理使該建議成為正式的項目(即合法化)和杜絕不符合機(jī)構(gòu)最大利益的立項建議被采納，避免浪費機(jī)構(gòu)的人力資源、資金、時間等。

　　1、立項建議階段

　　立項建議小組應(yīng)反復(fù)地進(jìn)行立項調(diào)查、產(chǎn)品構(gòu)思和可行性分析。在深思熟慮之后，立項建議小組撰寫《立項建議書》，并申請立項。要注意的是，由于立項調(diào)查和可行性分析通常比較費時費力，往往被人忽視。而草率撰寫的《立項建議書》會有比較多的主觀臆斷，這對項目是有危害的。產(chǎn)品構(gòu)思通常不可能快速完成，切不可閉門造車。深入地進(jìn)行立項調(diào)查與可行性分析不僅對產(chǎn)品構(gòu)思有幫助，而且對立項評審也有幫助。

　　2、立項評審階段

　　機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組織一個評審委員會進(jìn)行立項評審。評審委員會根據(jù)《立項建議書》、《立項調(diào)查報告》、《立項可行性分析報告》以及立項建議小組的答辯，投票決定是否同意立項(按少數(shù)服從多數(shù)原則)。評審委員會應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的實際情況(發(fā)展戰(zhàn)略、資金、人力資源等)，對《立項建議書》提出改進(jìn)意見。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對立項具有最終審批權(quán)。如果機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)贊同評審委員會的決策，那么他們將共同分擔(dān)決策責(zé)任。如果機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)行使“一票否決權(quán)”，那么他將對該決策負(fù)全部責(zé)任。

　　3、項目籌備階段

　　機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)任命一位項目經(jīng)理。通常情況下，立項建議小組的負(fù)責(zé)人將被任命為項目經(jīng)理，這樣有利于激發(fā)員工的工作熱情。但是如果此人不適合于任項目經(jīng)理，那么機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該另外任命一位合適的項目經(jīng)理。項目經(jīng)理被任命之后，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助項目經(jīng)理獲取項目經(jīng)費、人力資源、軟硬件資源等。

　　二、工程企業(yè)在立項管理中遇到的問題

　　在傳統(tǒng)的工程項目管理模式下，項目立項過程中容易出現(xiàn)項目信息記錄不及時，不規(guī)范，各個項目分開管理，無法信息共享，資料線下存儲導(dǎo)致查找困難，以及領(lǐng)導(dǎo)異地審批不及時等問題。

　　1、每個項目的基礎(chǔ)信息中需要統(tǒng)計的內(nèi)容眾多，但很多企業(yè)立項格式不規(guī)范，不便于對重要內(nèi)容的統(tǒng)計，在后續(xù)查找的過程中也十分不方便。

　　2、在立項的過程中，只對項目的日期、金額、參與單位等進(jìn)行簡單的記錄，不進(jìn)行項目中施工清單的規(guī)劃記錄，不便于將項目任務(wù)進(jìn)行落實。

　　3、不同員工簽訂的項目分開管理，信息無法共享。

　　4、傳統(tǒng)的辦公模式下，立項時所需要的項目勘察報表、項目標(biāo)書等各種資料大多都是線下儲存，查找起來費時費力。

　　5、領(lǐng)導(dǎo)出差時容易造成審批不及時，也不能隨時了解項目立項的全部信息。

　　如果必要的資金和資源已經(jīng)到位，項目經(jīng)理和項目核心成員根據(jù)實際情況撰寫《項目計劃》，執(zhí)行項目研發(fā)和管理工作。

　　三、項目管理系統(tǒng)的立項管控點作用

　　項目建議書應(yīng)該包括的核心內(nèi)容有項目的必要性，項目的市場預(yù)測，產(chǎn)品方案或服務(wù)的市場預(yù)測和項目建設(shè)必需的條件。

　　1、線上登記以及數(shù)據(jù)存儲

　　泛普軟件項目管理系統(tǒng)能實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的立項信息線上登記以及數(shù)據(jù)存儲，可以將每個項目的重要內(nèi)容進(jìn)行篩選填寫，方便后期統(tǒng)計和查賬需要。

　　2、施工清單的維護(hù)

　　泛普軟件項目管理系統(tǒng)對項目進(jìn)行施工清單的維護(hù)，完成項目的人責(zé)權(quán)劃分，將每項任務(wù)落實到具體的個人頭上，出現(xiàn)問題時也能找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，提高了參與者的責(zé)任意識，進(jìn)一步保證了工程質(zhì)量和進(jìn)度，實現(xiàn)了項目的成本可控。

　　3、附件上傳

　　在泛普軟件項目管理系統(tǒng)中，可以將項目的相關(guān)資料文件都通過附件的形式上傳。

　　4、數(shù)據(jù)查找

　　在泛普軟件項目管理系統(tǒng)中，各種數(shù)據(jù)的查找十分便捷，需要哪些參考資料都可以進(jìn)行自定義查詢省時省力。

　　項目管理系統(tǒng)可以建立科學(xué)的項目立項管理模塊，包括立項過程中的項目上報、項目審批、項目跟進(jìn)、項目預(yù)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，避免項目信息分散，記錄混亂帶來的后期管理隱患，幫助管理層及時做出決策，規(guī)避潛在風(fēng)險，保證了項目盈利能力。