項目管理系統(tǒng)的立項管控點作用

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 　　立項特指建設性項目已經獲得政府投資計劃主管機關的行政許可(原稱立項批文)，可以進入項目實施階段。投資項目管理分為審批、核準、備案三種，其中：審批一般又分為項目建議書、可行性研究報告、初步設計三種，立項就是政府投資主管部門已批準了項目的項目建議書或可行性研究報告。立項管理是決策行為，其目標是“做正確的事情”(do right things)。而立項之后的研發(fā)活動和管理活動的目標是“正確地做事情”(do things right)。只有“正確的決策”加上“正確地執(zhí)行”才可能產生優(yōu)秀的產品。

　　一、立項管理流程

　　立項管理目的是采納符合機構最大利益的立項建議，通過立項管理使該建議成為正式的項目(即合法化)和杜絕不符合機構最大利益的立項建議被采納，避免浪費機構的人力資源、資金、時間等。

　　1、立項建議階段

　　立項建議小組應反復地進行立項調查、產品構思和可行性分析。在深思熟慮之后，立項建議小組撰寫《立項建議書》，并申請立項。要注意的是，由于立項調查和可行性分析通常比較費時費力，往往被人忽視。而草率撰寫的《立項建議書》會有比較多的主觀臆斷，這對項目是有危害的。產品構思通常不可能快速完成，切不可閉門造車。深入地進行立項調查與可行性分析不僅對產品構思有幫助，而且對立項評審也有幫助。

　　2、立項評審階段

　　機構領導組織一個評審委員會進行立項評審。評審委員會根據《立項建議書》、《立項調查報告》、《立項可行性分析報告》以及立項建議小組的答辯，投票決定是否同意立項(按少數服從多數原則)。評審委員會應根據機構的實際情況(發(fā)展戰(zhàn)略、資金、人力資源等)，對《立項建議書》提出改進意見。機構領導對立項具有最終審批權。如果機構領導贊同評審委員會的決策，那么他們將共同分擔決策責任。如果機構領導行使“一票否決權”，那么他將對該決策負全部責任。

　　3、項目籌備階段

　　機構領導任命一位項目經理。通常情況下，立項建議小組的負責人將被任命為項目經理，這樣有利于激發(fā)員工的工作熱情。但是如果此人不適合于任項目經理，那么機構領導應該另外任命一位合適的項目經理。項目經理被任命之后，機構領導協助項目經理獲取項目經費、人力資源、軟硬件資源等。

　　二、工程企業(yè)在立項管理中遇到的問題

　　在傳統(tǒng)的工程項目管理模式下，項目立項過程中容易出現項目信息記錄不及時，不規(guī)范，各個項目分開管理，無法信息共享，資料線下存儲導致查找困難，以及領導異地審批不及時等問題。

　　1、每個項目的基礎信息中需要統(tǒng)計的內容眾多，但很多企業(yè)立項格式不規(guī)范，不便于對重要內容的統(tǒng)計，在后續(xù)查找的過程中也十分不方便。

　　2、在立項的過程中，只對項目的日期、金額、參與單位等進行簡單的記錄，不進行項目中施工清單的規(guī)劃記錄，不便于將項目任務進行落實。

　　3、不同員工簽訂的項目分開管理，信息無法共享。

　　4、傳統(tǒng)的辦公模式下，立項時所需要的項目勘察報表、項目標書等各種資料大多都是線下儲存，查找起來費時費力。

　　5、領導出差時容易造成審批不及時，也不能隨時了解項目立項的全部信息。

　　如果必要的資金和資源已經到位，項目經理和項目核心成員根據實際情況撰寫《項目計劃》，執(zhí)行項目研發(fā)和管理工作。

　　三、項目管理系統(tǒng)的立項管控點作用

　　項目建議書應該包括的核心內容有項目的必要性，項目的市場預測，產品方案或服務的市場預測和項目建設必需的條件。

　　1、線上登記以及數據存儲

　　泛普軟件項目管理系統(tǒng)能實現標準規(guī)范的立項信息線上登記以及數據存儲，可以將每個項目的重要內容進行篩選填寫，方便后期統(tǒng)計和查賬需要。

　　2、施工清單的維護

　　泛普軟件項目管理系統(tǒng)對項目進行施工清單的維護，完成項目的人責權劃分，將每項任務落實到具體的個人頭上，出現問題時也能找到相關負責人，提高了參與者的責任意識，進一步保證了工程質量和進度，實現了項目的成本可控。

　　3、附件上傳

　　在泛普軟件項目管理系統(tǒng)中，可以將項目的相關資料文件都通過附件的形式上傳。

　　4、數據查找

　　在泛普軟件項目管理系統(tǒng)中，各種數據的查找十分便捷，需要哪些參考資料都可以進行自定義查詢省時省力。

　　項目管理系統(tǒng)可以建立科學的項目立項管理模塊，包括立項過程中的項目上報、項目審批、項目跟進、項目預算等關鍵環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，避免項目信息分散，記錄混亂帶來的后期管理隱患，幫助管理層及時做出決策，規(guī)避潛在風險，保證了項目盈利能力。