兩種檔案整理方法如何進(jìn)行

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　　企業(yè)在發(fā)展壯大的過(guò)程中，會(huì)積累很多有意義有價(jià)值的資料，這些資料被稱(chēng)之為檔案，隨著檔案的不斷增多，必須對(duì)檔案進(jìn)行整理。檔案整理是對(duì)存檔的文件或案卷進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄、標(biāo)識(shí)、包裝、編制目錄和排列上架等整個(gè)智力勞動(dòng)過(guò)程。目前，檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理將形成文件級(jí)、案卷級(jí)兩層目錄，以“件”整理的將形成一文一件的單層目錄。那么這兩種檔案整理方法具體如何進(jìn)行呢?

　　按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：

　　(1)對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定;

　　(2)對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行保管期限分類(lèi);

　　(3)對(duì)分類(lèi)后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，對(duì)成套性文件材料要相對(duì)集中;

　　(4)根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容;

　　(5)編制歸檔文件目錄(包括提煉題名、作者等);

　　(6)將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝盒。

　　按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，主要步驟有：

　　(1)分類(lèi)。分類(lèi)方法有多種，常用的是年度分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。

　　(2)組卷(即組成案卷)。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料按照專(zhuān)門(mén)的程序檢查調(diào)整后組合在一起，便于保管和利用。

　　(3)卷內(nèi)文件材料排列，要求按文件形成的時(shí)間先后或重要程度排列;

　　(4)根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁(yè)面逐頁(yè)編號(hào);