如何讓深圳OA成為企業(yè)成本控制的利器

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很多應(yīng)用深圳OA的企業(yè)，無論是用到什么樣的深圳OA，基本上都有一個共同的特點，就是目前的應(yīng)用還局限于將企業(yè)的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，然后將這部分的數(shù)據(jù)加工應(yīng)用，形成一些簡單的統(tǒng)計分析報表，也就是說，還處于比較基礎(chǔ)的深圳OA應(yīng)用階段。那么，企業(yè)到底應(yīng)如何更加充分地發(fā)揮深圳OA的作用呢?本文主要從成本控制方面來加以說明。

首先，我們來了解一下企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的成本構(gòu)成。產(chǎn)品的成本主要由材料成本、人工成本和制造費用等部分組成。其中制造業(yè)最主要的成本是材料成本，其次是人力成本，第三是制造費用成本。要控制好各項成本，首先得知道產(chǎn)品的成本是多少，其中各成本項目分別是多少。在沒有應(yīng)用深圳OA的時候，通常成本會計計算成本方式很簡單，就是將本月生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量作為基數(shù)，計算出材料、人工及制費后，按一定的規(guī)則將所有成本分攤到本月所生產(chǎn)的所有產(chǎn)品中，從總的成本來說計算是沒什么問題，但由于是平均分攤的方式，相對每種產(chǎn)品而言，所看到的成本就不一定真實了，而且如果發(fā)現(xiàn)成本有異常，也比較難去追查問題的來源，也就很難去做改善了。但是，企業(yè)在應(yīng)用了深圳OA以后，管理的精度和側(cè)重點就完全不一樣了，因為深圳OA系統(tǒng)可以自動歸集材料成本，自動計算人工成本和制造費用的分攤，不再是吃“大鍋飯”，每一個產(chǎn)品甚至每一張訂單的成本都可以精確地計算出來。成本會計的工作重點不再是核算成本，而是對成本產(chǎn)生過程的監(jiān)控，對可能產(chǎn)生的異常情況進行預(yù)測和預(yù)防，并在成本計算完成后對成本異常的數(shù)據(jù)分析原因并解決，這樣一步步地降低成本。所以第一步就是要利用深圳OA來計算成本，只有有了這些數(shù)據(jù)才能發(fā)現(xiàn)問題和設(shè)定改善目標。通常，計算完成本我們就會發(fā)現(xiàn)很多的異常情況，比如有些訂單產(chǎn)品的材料按標準投入，產(chǎn)出卻遠遠高于預(yù)計的產(chǎn)量，有些訂單產(chǎn)品有材料投入?yún)s沒有產(chǎn)出;或者有些訂單超產(chǎn)特別大，而有些訂單卻沒有生產(chǎn)數(shù)據(jù)。這些異常發(fā)生的原因就在于車間管理不規(guī)范造成的，車間存在挪料或不按生產(chǎn)計劃領(lǐng)料、不按生產(chǎn)任務(wù)單入庫的情況。如果深圳OA上線的時候顧問有特別的說明提醒或者成本會計有經(jīng)驗，在一開始就嚴格要求車間規(guī)范作業(yè)，這種情況就會比較少發(fā)生，但很多企業(yè)做不到這一點。發(fā)現(xiàn)這些異常后，成本會計自然會去追查，在追查問題的過程中，一方面讓相關(guān)部門，尤其是制造部門更加熟悉了解規(guī)范化作業(yè)流程的重要性，同時也讓這些部門人員慢慢樹立起成本意識，養(yǎng)成節(jié)省成本的觀念和習(xí)慣。

深圳OA能精確計算產(chǎn)品成本，成本產(chǎn)生的過程深圳OA是否就無能為力了呢?非也。深圳OA計算成本只是減少了人工計算的工作量和增加了計算的精確度，過程控制才是深圳OA能產(chǎn)生效益的最大亮點。通常，材料成本在制造行業(yè)的產(chǎn)品成本中占了絕大部分，而深圳OA用于控制材料成本卻是非常有效的。一方面，在材料領(lǐng)用的時候，深圳OA可以按產(chǎn)品BOM的標準用量控制材料的領(lǐng)用，不可以隨意超標領(lǐng)用;而對于因為報廢等原因造成的材料超耗，深圳OA按設(shè)定的特殊流程處理，在這個流程中，所設(shè)定的審批和知會人員跟正常領(lǐng)料流程完全不同，非常的慎重。另一方面，當車間材料的領(lǐng)用都很規(guī)范后，我們就可以非常容易來檢討B(tài)OM數(shù)據(jù)的精度，因為我們完全可以根據(jù)領(lǐng)料的數(shù)量和產(chǎn)出，及車間剩余的庫存來檢驗BOM是偏大、偏小或者剛好。這樣一來，成本控制的源頭就更加精確。在此基礎(chǔ)上，再去分析各項材料是否還有壓縮的空間，配套相關(guān)的操作規(guī)程和工具、方法，進一步節(jié)省成本。我們有個客戶就做到了這一點，在該企業(yè)的車間領(lǐng)用材料中，有個材料就是我們常用的膠帶，通常很多企業(yè)認為它的成本低，耗用也不是特別大，所以在管理上也不重視，但這家企業(yè)是這樣做的：在需要使用的工序上，劃出刻度，然后給相關(guān)的作業(yè)人員培訓(xùn)，做什么產(chǎn)品用多少厘米(甚至毫米)的長度，這樣做以后，一卷膠帶可以做多少個產(chǎn)品基本上都可以計算出來，可見其管理的深度。當然，這些改善的結(jié)果最后還是會反饋到深圳OA系統(tǒng)中，讓深圳OA來控制。（AMT）