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OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能有哪些?

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  本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。采用Internet/Intranet技術(shù),基于工作流的概念,使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式,實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理,為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。OA從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級(jí)階段,發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段,對(duì)企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

  OA軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問題,范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說,OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇,更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性,是企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

  OA發(fā)展的階段

  工具階段:-紙張信息數(shù)字化,純文字、表格處理、存儲(chǔ)、查詢,工具階段

  MIS階段:-數(shù)字信息采集匯總,流程、表單管理,局域共享,C/S結(jié)構(gòu)為主流

  網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作時(shí)代-互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境,對(duì)信息全方位、多角度共享及協(xié)同要求,基于智能、門戶、管理及業(yè)務(wù)一體化整合,B/S結(jié)構(gòu)為主流。

  雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率,但是這僅僅是針對(duì)個(gè)人辦公而言。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高,更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流,工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在,這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成,并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作,可以包括在地理上分布很廣,甚至分布在全球上各個(gè)地方,以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。

  辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密,甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果,從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

  辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道,企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和 Internet相聯(lián)。一方面,企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情,與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系;另一方面,其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對(duì)外發(fā)布的企業(yè)信息,如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣,越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上,所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。

  目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下四類:

  起步較慢,還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī),使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。

  已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò),但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作,仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài),企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

  已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò),企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息,實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作,但產(chǎn)生的效益不明顯。

  已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò);使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng);能較好得支持信息共享和協(xié)同工作,與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù);Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?,F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策,增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力,使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

  辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè),并占據(jù)領(lǐng)先地位,將有助于保持競爭優(yōu)勢,使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

  辦公自動(dòng)化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況,主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析,第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)就需要較多投入,既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò),又要開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成;而對(duì)于第二、第三類企業(yè),由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在,只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng),所以只須投入相對(duì)網(wǎng)絡(luò)投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多,而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高;對(duì)于第四類企業(yè),由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好,只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。

  [1]信息化尚未入門的企業(yè)

  由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ),先上辦公自動(dòng)化(OA),注OA有著近乎100%的成功率,有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力,有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

  [2]信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)

  信息化失敗,特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗,例如ERP,給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的,為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險(xiǎn),選擇辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。

  [3]缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)

  信息化投入一般比較昂貴,在沒見到實(shí)際效果的時(shí)候,多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此,對(duì)于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè),先上辦公自動(dòng)化(OA),有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用,減少今后信息化工作的盲目性。

  [4]已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)且需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)

發(fā)布:2006-06-14 04:47    編輯:泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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