計(jì)量管理系統(tǒng)辦公系統(tǒng)使得企業(yè)管理更具有規(guī)范性

③確保管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用的統(tǒng)一：外發(fā)出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)軟件后，必須大力推廣和應(yīng)用到各單位電子文件的管理巾去，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的配簧，而且要以法規(guī)的形式確定下來。這樣才能真正文現(xiàn)技術(shù)上的規(guī)范化，保證管理上的規(guī)范化。乃外電子文件管理系統(tǒng)還至少應(yīng)符合以下幾方面的基本要求： ①它必須與單位的業(yè)務(wù)和事務(wù)活動(dòng)、職能、機(jī)構(gòu)規(guī)劃相適應(yīng)。 ②它必須符合相關(guān)技術(shù)、安全、法律和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的要求。 ③它能夠確保捕獲反映機(jī)關(guān)單位活動(dòng)的所有信息，并能不受硬、軟件環(huán)境和時(shí)間的影響傳遞電子文件信息。 ④它能夠保證電子文件的真實(shí)性、完整性和永久利用。 ⑤它既能保證信息查詢的自由又能保護(hù)隱私權(quán)。 3．加大對(duì)辦公自動(dòng)化的資金投入 辦公自動(dòng)化帶來了電子文件的管理問題而電子文件的規(guī)范化管理又有待予辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，兩者既相互聯(lián)系，又相互制約。辦公自動(dòng)化水平達(dá)不到一定的程度，文件就不可能完全在電子環(huán)境下運(yùn)行也不能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理電子文件的規(guī)范化管理也就無從談起。例如按規(guī)定重要文件的歷次修改稿需要存檔。如果電子文件的草稿在修改過程中因達(dá)不到人手一機(jī)（其他情況除外）有時(shí)在計(jì)算機(jī)上操作有時(shí)手工操作結(jié)果一 份文件的修改稿既有電子文件又有紙質(zhì)文件這就給收集工作帶來麻煩：收集時(shí)事先要進(jìn)行電子文件與紙質(zhì)文件的相互轉(zhuǎn)換，才能保證兩種介質(zhì)的歷次修改稿的完鏟齊令。為了文現(xiàn)電子文¨‘的規(guī) 范化管理，添加必要的辦公自動(dòng)化設(shè)備，做到人手一機(jī)。并建立局域舊。這是出現(xiàn)電子文件規(guī)范化管理的物資保證。