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oa系統(tǒng)辦公管理軟件
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企事業(yè)單位的辦公用品管理在公司規(guī)模日益增大、辦公用品日益多樣化的現(xiàn)實(shí)面前已呈現(xiàn)出無法應(yīng)對(duì)的局面。辦公用品常出現(xiàn)無故丟失、損壞、浪費(fèi)、分配不均、不配套、進(jìn)價(jià)過高等現(xiàn)象,增加了公司在辦公室用品方面的費(fèi)用。因此,應(yīng)用高效的辦公用品管理系統(tǒng)對(duì)于企事業(yè)單位來說十分重要。辦公用品管理的目的在于規(guī)范辦公用品的管理和流程,減少鋪張浪費(fèi),節(jié)約成本,提高辦公效率。
一、辦公用品基礎(chǔ)資料
對(duì)于所負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品的全面管理,請(qǐng)與實(shí)際庫(kù)存情況核對(duì)(注意:出入庫(kù)不在此處操作,各管理員切記),修改或新增辦公用品名稱時(shí),以下內(nèi)容必填:
辦公用品名稱、辦公用品庫(kù)(即:所屬的倉(cāng)庫(kù))、類別(即:該物品所屬的大類)、計(jì)量單位、單價(jià)、以及當(dāng)前數(shù)量。
二、辦公用品采購(gòu)
采購(gòu)需要向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請(qǐng),因此辦公用品管理員需要將辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),等待審批。
批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)采購(gòu)的相關(guān)部門根據(jù)已審批通過的采購(gòu)申請(qǐng),按照名稱、規(guī)格型號(hào)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)。辦公用品購(gòu)回后,需由辦公用品管理員驗(yàn)收,驗(yàn)收通過后的辦公用品統(tǒng)一入庫(kù),以便員工申請(qǐng)使用,或者入庫(kù)時(shí)將該辦公用品分配給需要的員工。其中采購(gòu)入庫(kù)分為兩種形式:一種是管理員手動(dòng)入庫(kù),一種是采購(gòu)審批單通過審批后自動(dòng)入庫(kù)。管理員手動(dòng)入庫(kù)可以選擇物品直接入庫(kù),也可以選擇審批通過后的審批單進(jìn)行入庫(kù)。
三、辦公用品領(lǐng)用
辦公用品的領(lǐng)用分為個(gè)人領(lǐng)用和管理員分配兩種形式。
個(gè)人領(lǐng)用:個(gè)人根據(jù)需求填寫相應(yīng)單據(jù),審批通過后,在指定時(shí)間到管理員處領(lǐng)取物品。
管理員分配:管理員根據(jù)庫(kù)存進(jìn)行分配,同時(shí)自動(dòng)扣減庫(kù)存。
辦公用品領(lǐng)用也需要填寫表單,需填寫領(lǐng)用人員、部門、領(lǐng)用時(shí)間、審批人員、申請(qǐng)事由等信息,也可調(diào)用數(shù)據(jù)。
物品領(lǐng)用可以設(shè)置是否需要審批,若無需審批,則由管理員統(tǒng)一分配;若需要審批,可分別設(shè)置審批流程,待審數(shù)據(jù)在該模塊統(tǒng)一顯示,審批通過后由管理員進(jìn)行統(tǒng)一物品分發(fā)。
四、辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)
在庫(kù)存盤點(diǎn)畫面中可以顯示已經(jīng)錄入的物品信息,隨后在盤點(diǎn)數(shù)量列表中輸入正確的庫(kù)存數(shù)量信息,點(diǎn)擊保存按鈕,盤點(diǎn)即可完成。辦公用品管理員定期對(duì)辦公用品庫(kù)進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn),不僅確保了庫(kù)存的準(zhǔn)確性,而且非常便于員工領(lǐng)用。
五、辦公用品報(bào)表查詢
辦公用品報(bào)表包括辦公用品采購(gòu)報(bào)表、辦公用品入庫(kù)報(bào)表、辦公用品領(lǐng)用報(bào)表、辦公用品庫(kù)存報(bào)表,主要作用是展示辦公用品的報(bào)表,便于用戶查詢和查閱報(bào)表。
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