人力資源管理：崗位人數(shù)分析的方法

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人力資源規(guī)劃應(yīng)該是企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃中的重要環(huán)節(jié),人力資源的配置、儲備和開發(fā)應(yīng)與組織的核心能力相聯(lián)系,并支持企業(yè)的戰(zhàn)略意圖和發(fā)展.人力資源規(guī)劃一方面應(yīng)根據(jù)企業(yè)當(dāng)時的業(yè)務(wù)方向和規(guī)模擬定各類人員必須配備的數(shù)量,以達(dá)到精簡結(jié)構(gòu)、節(jié)約人力和提高工作效率的目的.注重在"數(shù)量"和"質(zhì)量"兩個方面下功夫,它要解決的是各工作崗位應(yīng)配備什么素質(zhì)的人員,以及配備多少人員,為各部門適時提供適當(dāng)?shù)娜瞬藕图寄?另一方面人力資源規(guī)劃應(yīng)建立于對現(xiàn)有人力資源的盤點和對未來人力資源供求的分析,以確定人力資源補充、調(diào)整和能力提升方案.

    企業(yè)完整的人力資源規(guī)劃應(yīng)該包括人員結(jié)構(gòu)、人員質(zhì)量和人員數(shù)量的規(guī)劃.

    人員結(jié)構(gòu)規(guī)劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、關(guān)鍵成功因素、核心能力、營運模式、管理風(fēng)格等各因素,確定組織的組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)計、管理幅度以及各職類(業(yè)務(wù)、管理、輔助)、職能人員比例及業(yè)務(wù)貢獻(xiàn)度;人員質(zhì)量規(guī)劃需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)流程和組織對員工行為的要求,確定各職能和層級人員的能力模型,從專業(yè)能力、管理能力和核心價值等幾個緯度評估現(xiàn)有人員的能力水平;人員數(shù)量規(guī)劃是指根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對未來業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)流程、地域分布、產(chǎn)品線、歷史經(jīng)營統(tǒng)計數(shù)據(jù)等各因素,確定未來企業(yè)各級組織人力資源編制,包括:各職類、職能人員數(shù)量以及人力成本(新酬、福利、培訓(xùn)).本文重點介紹人力資源規(guī)劃的人員數(shù)量的定量規(guī)劃方法.

    1、工作效率法

    工作效率法是根據(jù)員工的工作量和工作效率以及出勤等因素來計算崗位人數(shù)的方法.

    假如某全國性的手機分銷企業(yè)每年手機的總銷量為5,000,000臺,銷售人員每人每日平均手機銷量為46臺,根據(jù)以往的經(jīng)驗,銷售人員每銷售一臺手機需要0.174小時,銷售人員的年平均出勤率為95%.根據(jù)以上數(shù)據(jù)我們可以計算該企業(yè)的銷售人員的編制人數(shù):

    1)按銷量定額來計算:

    人員數(shù)量=全國銷量/(員工平均銷量X出勤率)
    =5,000,000臺/{46臺X〔(365-2X52-10)天X0.95〕}
    =456人

    2)按時間定額來計算:

    人員數(shù)量=全國銷量X時間定額/(員工工作時間X 出勤率)
    =5,000,000臺X0.174小時/{8小時X〔(365-2X52-10)天X0.95〕}
    =456人

    本方法在時間的計算里面是假設(shè)每周休息2天,全年10天節(jié)日休息.該計算方法的假設(shè)前提是銷售的多少完全取決于銷售人員的工作時間,而忽略了產(chǎn)品、市場、內(nèi)部支持系統(tǒng)等因素.在實際定編過程中應(yīng)該考慮諸多的因素,參考計算的結(jié)果來確定編制人數(shù).

    2、業(yè)務(wù)分析法

    也叫回歸分析法.業(yè)務(wù)分析法是根據(jù)企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)和戰(zhàn)略目標(biāo),確定企業(yè)在未來一定時期內(nèi)的編制人數(shù).業(yè)務(wù)分析法需要以過往的銷售收入、銷量、利潤、市場占有率等歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),通過這些數(shù)據(jù)與人員數(shù)量建立回歸方程,通過回歸分析計算而得.

    假如某全國性的手機分銷企業(yè)去年每月平均銷量為160,000臺,預(yù)計明年銷量增長10%,公司明年每月平均計劃銷售176,000臺,通過回歸分析,銷量與人員數(shù)量的回歸分析方程=0.003574.可以計算銷售人員的編制:

    人員數(shù)量=明年全國月平均銷量X 回歸分析方程

    =176,000X 0.003574
    =629 人

    回歸分析方法是建立在對未來預(yù)測的基礎(chǔ)上的,結(jié)果的準(zhǔn)確性跟預(yù)測的準(zhǔn)確性有很大關(guān)系,業(yè)務(wù)分析法還需要企業(yè)加強知識管理,保留真實的歷史數(shù)據(jù),便于用統(tǒng)計的方法建立回歸分析方程.

    3、預(yù)算控制法

    預(yù)算控制法是西方企業(yè)流行使用的方法,它通過人工成本預(yù)算控制人員數(shù)量,而不是對某一部門內(nèi)某一崗位的具體人數(shù)做硬性的規(guī)定.企業(yè)年度制定人力成本預(yù)算,將企業(yè)的總預(yù)算分解到公司的各部門,在獲得批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi),自行決定各崗位的具體人數(shù),部門負(fù)責(zé)人對部門的業(yè)務(wù)目標(biāo)和崗位人數(shù)負(fù)責(zé).由于企業(yè)的資源是有限的,并且是與產(chǎn)出密切相關(guān)的,因此預(yù)算控制對企業(yè)各部門人數(shù)的擴充有嚴(yán)格地約束.

    如同樣要完成全年的業(yè)務(wù)量,一種方案是用10個人,每月每人人工費用為10,000元;另一方案是用8個人,每月每人人工費用為12,000元.如果部門人工費用預(yù)算為98,000.應(yīng)該用幾個人?

    方案1:人工費用=10,000X10=100,000
    方案2:人工費用=12,000X 8=96,000
    因此,根據(jù)預(yù)算控制法,該部門應(yīng)該用8個人,而不是10個人.

    4、行業(yè)比例法

    行業(yè)比例法是根據(jù)企業(yè)員工總數(shù)或某一類人員總數(shù)的比例來確定崗位的人數(shù).在同一行業(yè)中,由于專業(yè)化的分工和協(xié)作的要求,某一類人員和另一類人員之間存在一定的比例關(guān)系.某一類人員的比例會隨著另一類人員的人數(shù)變化而變化.這一方法比較適合各種輔助和支持性崗位人員的規(guī)劃,例如,人力資源類和財務(wù)管理類人員.

    例如手機分銷型企業(yè)人力資源與業(yè)務(wù)人員之間的比例一般為1:100,某企業(yè)有業(yè)務(wù)人員1500人,則人力資源人員配備數(shù)為1500X0.01=15人.

    當(dāng)然,這種行業(yè)的比例不能一概而論,它還需要考慮分支機構(gòu)數(shù)量,以及區(qū)域的分散程度,人力資源服務(wù)的精細(xì)程度等因素.

    5、標(biāo)桿對照法

    標(biāo)桿對照法是根據(jù)世界最佳典范和標(biāo)桿值,并結(jié)合企業(yè)特性、作業(yè)流程、效率和業(yè)務(wù)量的整體考慮來確定崗位的人數(shù).標(biāo)桿值是一取樣群在標(biāo)桿項目的統(tǒng)計值,標(biāo)桿值平均值以取樣群的平均值為基準(zhǔn),亦即取樣群各有約50%機率,實際值會高于或低于平均值.標(biāo)桿值數(shù)據(jù)種類可包括作業(yè)績效(如成本、效率)和人力配置等值,但并非所有產(chǎn)業(yè)、功能、作業(yè)項目都有現(xiàn)成的標(biāo)桿值,分析標(biāo)桿值的國際知名機構(gòu)如:財務(wù)會計有IMA (Institute for Management Accountants),人力資源有Saratoga Institute,信息管理有Gartner Group.

    假如某手機分銷企業(yè),產(chǎn)業(yè)平均值為每年5,000臺銷量配置1人,公司現(xiàn)況為1.4人,員工技能提高和信息技術(shù)使用等帶來的生產(chǎn)力每年增長5%,公司手機全國每年總銷量 = 5,000,000臺,預(yù)估明年銷量增長 = 10%(5,500,000臺),可根據(jù)標(biāo)桿對照法計算人力需求:

    1)按照行業(yè)標(biāo)桿值人力預(yù)計:5,500,000臺 / 5,000臺 = 1100人

    2)公司人力預(yù)估調(diào)整:1100人x 1.4 = 1540人

    3)因生產(chǎn)力提高5%而調(diào)整公司人力預(yù)估:1540人 / 1.05 = 1467人

    因此建議公司銷售人員配備人數(shù)為1467人.值得注意的是,人力配置標(biāo)桿值在運用時,應(yīng)用以參考數(shù)值為主,而非決定性的數(shù)值.參考標(biāo)桿值后,應(yīng)就組織本身的內(nèi)外需求,設(shè)定目標(biāo)達(dá)成值會較為實際,且因考慮自身要求,較易推動達(dá)成值的執(zhí)行.

    6、流程優(yōu)化法

    流程優(yōu)化法是根據(jù)新的信息系統(tǒng)或新的流程對工作崗位進行優(yōu)化來確定崗位的人數(shù).

    例如,某手機分銷企業(yè)對客戶拜訪流程進行重新優(yōu)化以后,對拜訪的時間進行了約定:

    假如銷售人員每天工作8小時,每年工作260天, 70%時間直接用在客戶拜訪上,30%為內(nèi)部行政管理及支援工作,銷售人員的出勤率 = 95%,計算所需銷售人員的數(shù)量:
    1)大客戶電話預(yù)約每年人數(shù):5 x 12 x 0.3 x 200 / (8 x 260 x 0.7 x 0.95) =3人
    2)大客戶路途交通每年人數(shù):30 x 12 x 0.3 x 200 / (8 x 260 x 0.7 x 0.95) =16人
    3)大客戶拜訪面談每年人數(shù):90 x 12 x 0.3 x 200 / (8 x 260 x 0.7 x 0.95) =47人
    4)大客戶拜訪跟進每年人數(shù):30x12 x 0.3 x 200 x 0.4/(8 x 260 x 0.7x0.95)=7人
    同樣計算中、小客戶拜訪的人數(shù),如下列表:
  
    1) 客戶拜訪=347人;
    2) 內(nèi)部行政管理及支援=347/0.7x0.3=149人
    3) 在出勤率為95%下所需的銷售人員=(347+149)/0.95=523人

    這種方法告訴我們,企業(yè)可以通過重組流程和優(yōu)化管理來挖掘人員的潛力,從而精簡人員,降低人工成本.
    通過以上的量化的人員數(shù)量規(guī)劃方法,可以在保證工作需要的前提下,與同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或條件相同的企業(yè)所確立的標(biāo)準(zhǔn)相比較,以體現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)精干、用人相對較少、勞動生產(chǎn)率相對較高的特點.

    在企業(yè)實踐工作中,通常是將各種辦法結(jié)合起來,參照行業(yè)最佳案例來規(guī)劃本企業(yè)的崗位人數(shù).但由于各企業(yè)的情況有差別和不斷地變化,很難會有一個所謂"絕對正確、完全適用和一成不變"的人力規(guī)劃方法.人力規(guī)劃應(yīng)從企業(yè)的總體目標(biāo)要求出發(fā),而在不斷的變化中調(diào)整,因此人力資源規(guī)劃是個動態(tài)的過程.人力規(guī)劃的硬約束是投入與產(chǎn)出,在企業(yè)投入有限的情況下,崗位人數(shù)是有限的.因此,人力資源管理最重要的是如何運用有限的資本投入獲得最佳的崗位和人數(shù)的組合,從而產(chǎn)生最佳的效益.
 

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