如何建立人力資源的管理系統(tǒng)

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在現(xiàn)在這樣一個知識經(jīng)濟的時代，人才的競爭和人才的流動空前加劇。但是有了人才并不一定能保證企業(yè)的成功，如果不懂得知人善用，不進行有效的組織管理，越是優(yōu)秀的人才可能越會反過來成為組織發(fā)展的破壞因素。一個現(xiàn)代企業(yè)的人力資源部門，需要承擔(dān)比傳統(tǒng)的人事部門更多的職能，除了組織的人才管理，組織的創(chuàng)新管理和文化管理也應(yīng)該納入到人力資源部門的工作范疇。

一、人力資源管理系統(tǒng)的功能

人力資源管理模塊。

人力資源管理系統(tǒng)從科學(xué)的人力資源管理角度出發(fā)，從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開始，記錄招聘、崗位描述、培訓(xùn)、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個人相關(guān)的信息，并以易訪問和可檢取的方式儲存到集中的數(shù)據(jù)庫中，將企業(yè)內(nèi)員工的信息統(tǒng)一地管理起來。該模塊可管理較全面的人力資源和薪資數(shù)據(jù)，具有靈活的報表生成功能和分析功能，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來。人力資源管理系統(tǒng)，可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機地聯(lián)系起來，有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。

易訪問、易查詢的信息庫。

在沒有采用和實施人力資源管理系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計數(shù)字時，往往依賴于某個人或某些人來獲取。這種依賴于人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會將依賴于人的過程改為依賴于計算機系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時進入系統(tǒng)，直接查閱相關(guān)信息。

二、人力資源管理系統(tǒng)的實施

企業(yè)在實施人力資源系統(tǒng)之前，首先要對自身作一個客觀而充分的評估，然后確定將要實施的人力資源管理系統(tǒng)的范圍與邊界，從自身實際情況出發(fā)，盡可能做到量體裁衣。項目的實施過程將分為三個階段：

實施前與供應(yīng)商配合進行需求分析與流程設(shè)計階段。

這個階段往往會占據(jù)整個項目實施周期一半以上的時間，對HR管理者來講，是一個難得的整理與完善HR管理運作體系的過程，有利于將以往離散的工作規(guī)范化、系統(tǒng)化。對供應(yīng)商來講，事先將客戶的需求理順，對整個項目的順利實施也起著決定性作用。因此，用戶與供應(yīng)商都應(yīng)認真對待這一階段的工作，而不應(yīng)急于馬上就要看到系統(tǒng)運行的效果。

系統(tǒng)實施與客戶化改造階段。

需求分析與設(shè)計階段完成后，供應(yīng)商將會根據(jù)用戶的特殊需求對系統(tǒng)進行定制化改造，這期間，用戶應(yīng)與供應(yīng)商之間保持頻繁的溝通，避免用戶需求在定制化過程中走樣。供應(yīng)商在完成所有功能的開發(fā)后，提交給用戶的，還只是一個系統(tǒng)框架，并不能馬上運行，用戶還需要在供應(yīng)商的幫助下進行系統(tǒng)初始化與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，使企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在盡可能短的時間內(nèi)遷移到系統(tǒng)中來。

三、人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)中的具體應(yīng)用

山西移動通信公司于1999年8月成立，在2002年度通過改制順利上市，現(xiàn)為外商獨資企業(yè)，有員工2000多人，公司使用移動集團公司統(tǒng)一發(fā)放的人力資源管理系統(tǒng)，但由于是單機版，只是一個數(shù)據(jù)庫，只能記錄及保存數(shù)據(jù)，不能定義業(yè)務(wù)流程及進行數(shù)據(jù)處理等工作，因此公司將建立新的人力資源管理系統(tǒng)。

需求分析。

在需求分析階段重點關(guān)注核心業(yè)務(wù)流程。所謂核心業(yè)務(wù)流程，在人力資源管理系統(tǒng)中指對企業(yè)戰(zhàn)略實施影響較大的專業(yè)流程，這些流程產(chǎn)生的業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)使用頻率較高，是企業(yè)人力資源決策的重要依據(jù)。核心業(yè)務(wù)流程包括：組織機構(gòu)和職位變動流程、薪酬發(fā)放流程、績效考核流程、招聘流程和培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程。對每個核心業(yè)務(wù)流程從基本流程、備選流程、特殊處理、前置條件、后置條件和關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點六個方面進行定性及定量的分析，在清晰描述現(xiàn)有全部關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程后，對其進行全面系統(tǒng)的分析，準(zhǔn)確定義各流程結(jié)合點，從公司戰(zhàn)略出發(fā)對流程進行優(yōu)化。

系統(tǒng)建設(shè)。定義數(shù)據(jù)字典。

建立概念清晰明確，具有合理結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)字典是系統(tǒng)設(shè)計的出發(fā)點；對規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)周期和各階段中心任務(wù)，制作詳細、完整的項目規(guī)劃書；確定系統(tǒng)平臺和運行環(huán)境；成立項目團隊；確定實施項目。

在現(xiàn)在這樣一個知識經(jīng)濟的時代，人才的競爭和人才的流動空前加劇。但是有了人才并不一定能保證企業(yè)的成功，如果不懂得知人善用，不進行有效的組織管理，越是優(yōu)秀的人才可能越會反過來成為組織發(fā)展的破壞因素。一個現(xiàn)代企業(yè)的人力資源部門，需要承擔(dān)比傳統(tǒng)的人事部門更多的職能，除了組織的人才管理，組織的創(chuàng)新企業(yè)管理和文化管理也應(yīng)該納入到人力資源部門的工作范疇。

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