2015年招標(biāo)師《專業(yè)實(shí)務(wù)》：電子采購(gòu)的設(shè)計(jì)及執(zhí)行（中）

　　電子投標(biāo)系統(tǒng)

　　采購(gòu)活動(dòng)在電子系統(tǒng)中將傳統(tǒng)步驟以無紙化形式實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)給在選擇領(lǐng)域中注冊(cè)的所有公司發(fā)送電子郵件，盡可能地縮短響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)同時(shí)也在網(wǎng)上提供所有有關(guān)采購(gòu)活動(dòng)的信息，招標(biāo)結(jié)束時(shí)，該電子系統(tǒng)提供如下信息：誰參與了投標(biāo)、其經(jīng)濟(jì)和技術(shù)得分、最后誰贏得了中標(biāo)或獲得合同。具體的投標(biāo)步驟如下：

　　報(bào)送電子投標(biāo)文件電子政府采購(gòu)系統(tǒng)中，廠商通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)報(bào)送有意競(jìng)標(biāo)項(xiàng)目的電子投標(biāo)文件。廠商應(yīng)詳盡地填寫招標(biāo)文件的具體條款，表述所所能提供最質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的產(chǎn)品和服務(wù)的能力。電子投標(biāo)文件是決標(biāo)的重要依據(jù)，也是最終廠商能否競(jìng)標(biāo)成功的關(guān)鍵因素。電子投標(biāo)文件的制作采用數(shù)字簽章的方式辦理，同樣具有法律效力。

　　建議投標(biāo)須知、契約條款以文本文件形式的標(biāo)價(jià)單、分項(xiàng)價(jià)格明細(xì)表以文本文件或電子表格檔案格式設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)圖、施工規(guī)范以黑白掃描影像檔案格式設(shè)計(jì)，其余文檔根據(jù)上述原則進(jìn)行設(shè)計(jì)。執(zhí)行辦理的政府機(jī)關(guān)應(yīng)提供前項(xiàng)各款檔案之電子目錄文件，記載各文檔之文件名、檔案型態(tài)、檔案大小等信息，以便于規(guī)范化管理。

　　審核報(bào)送文檔數(shù)據(jù)相關(guān)人員應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)政府采購(gòu)要求的內(nèi)容依序嚴(yán)格審查，審查所送電子文檔是否齊全、是否符合格式規(guī)定等。符合者經(jīng)確認(rèn)進(jìn)行下一步程序，不符合規(guī)定者，退回并要求補(bǔ)送、修正文件。

　　評(píng)標(biāo)廠商投標(biāo)后，被報(bào)知評(píng)標(biāo)部門，在線評(píng)標(biāo)系統(tǒng)隨后抽取專家進(jìn)行評(píng)選。經(jīng)過授權(quán)的評(píng)標(biāo)專家經(jīng)過身份認(rèn)證，可以在線閱讀標(biāo)書、提交評(píng)標(biāo)意見。評(píng)標(biāo)意見自動(dòng)匯總，并經(jīng)過系統(tǒng)自動(dòng)判斷，按照預(yù)定的評(píng)標(biāo)原則形成評(píng)標(biāo)結(jié)果和授標(biāo)意見。

　　簽訂合同開標(biāo)可以通過兩種方式進(jìn)行，一是在規(guī)定的開標(biāo)時(shí)間，由系統(tǒng)自動(dòng)完成開標(biāo)；二是人工開標(biāo)，投標(biāo)書都設(shè)了投標(biāo)口令，開標(biāo)時(shí)供應(yīng)商輸入各自口令進(jìn)入系統(tǒng)后方可開標(biāo)、查詢中標(biāo)結(jié)果。中標(biāo)者將得到系統(tǒng)的自動(dòng)通知，并通過合同管理系統(tǒng)在線簽訂合同。

　　投標(biāo)系統(tǒng)是整個(gè)電子采購(gòu)系統(tǒng)中難度最高的，網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)的關(guān)鍵在投標(biāo)廠商、電子簽章以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

　　電子投標(biāo)系統(tǒng)中XML標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用：以往，電子數(shù)據(jù)交換EDI是買賣雙方商業(yè)數(shù)據(jù)電子傳輸?shù)奈┮滑F(xiàn)實(shí)方法，其昂貴的租賃線路和繁瑣的協(xié)議轉(zhuǎn)化，使EDI對(duì)于除了最大購(gòu)買者和他們的主要供應(yīng)商之外的企業(yè)來說太復(fù)雜，也太昂貴。如果采取EDI技術(shù)來實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)電子化，勢(shì)必影響供應(yīng)商的自由進(jìn)入。1998年，數(shù)據(jù)互換標(biāo)準(zhǔn)組織DISA承認(rèn)，XML作為以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的技術(shù)，將極有可能取代傳統(tǒng)的EDI而成為B2B商業(yè)數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于購(gòu)買者來說，這意味著有了可能的直接電子化途徑，來保證沒有能力加入EDI計(jì)劃的廠商實(shí)現(xiàn)商業(yè)文檔數(shù)據(jù)傳遞。因此，XML技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)成為最好選擇。但目前為止，仍沒有在產(chǎn)品標(biāo)號(hào)和商業(yè)交易水平草約的交叉行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)方面達(dá)成一致意見。

　　共同供應(yīng)系統(tǒng)

　　該子系統(tǒng)的目的是整合整個(gè)系統(tǒng)中一段時(shí)間內(nèi)所有需求類似的采購(gòu)項(xiàng)目，統(tǒng)一進(jìn)行大規(guī)模采購(gòu)。它建立在電子信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，采購(gòu)主體在新建招標(biāo)公告時(shí)，可以選擇共同供應(yīng)的采購(gòu)方式，分出類似的采購(gòu)項(xiàng)目，然后捆綁發(fā)布統(tǒng)一招標(biāo)公告，并采取合適的采購(gòu)方式進(jìn)行。采用其他采購(gòu)方式的，系統(tǒng)可通過自動(dòng)匹配功能將相同類別的采購(gòu)信息歸集、整理，并由工作人員與采購(gòu)主體進(jìn)行磋商是否進(jìn)行共同采購(gòu)。雖然共同采購(gòu)的達(dá)成需要一些繁瑣的程序，但是成本節(jié)約的優(yōu)勢(shì)是值得肯定的。共同采購(gòu)的達(dá)成不能完全依靠電子系統(tǒng)的自動(dòng)匹配，也要求采購(gòu)人員與采購(gòu)主體及其他參與者的共同協(xié)調(diào)。討論區(qū)模塊對(duì)于共同采購(gòu)的達(dá)成有巨大的促進(jìn)作用。

　　合同管理系統(tǒng)

　　合同簽訂及后續(xù)管理使得電子采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線合同管理，將傳統(tǒng)繁瑣的合同管理放置于電子化合同管理系統(tǒng)中。并監(jiān)督供應(yīng)商價(jià)格違約、交貨不及時(shí)、服務(wù)不到位或采購(gòu)人拒簽合同、拖延驗(yàn)收等違規(guī)行為發(fā)生。

　　合同管理系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)合同條款及付款日期有明確的規(guī)定和記錄，電子監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)于即將到期的合同或執(zhí)行中不符合同條款標(biāo)準(zhǔn)的行為提出預(yù)警，并采取相應(yīng)的處罰措施及時(shí)調(diào)整規(guī)范合同履行條款和付款時(shí)間，以更好的執(zhí)行后續(xù)合同，而且合同管理的程序模板必須是標(biāo)準(zhǔn)化的。

　　付款管理中，合同執(zhí)行與過程管理密切相關(guān)，而且必須細(xì)化到每一項(xiàng)付款要求和日期。同時(shí)，系統(tǒng)必須時(shí)時(shí)更新在線付款時(shí)間表，并且與支付系統(tǒng)、會(huì)計(jì)賬戶保持一致。

　　合同執(zhí)行評(píng)價(jià)中的難點(diǎn)是缺乏合適的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)機(jī)制。因此，在合同執(zhí)行前最重要的是設(shè)定適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)指數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)；然后將不同供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行信息化分類記錄，記入供應(yīng)商資料庫(kù)中，既可以作為以后的評(píng)價(jià)參考，又可以規(guī)范供應(yīng)商服務(wù)。