范圍管理：工程項(xiàng)目合同管理信息化建設(shè)

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　　1、引言

　　大型項(xiàng)目的合同種類(lèi)繁多，傳統(tǒng)的手工管理方法耗時(shí)費(fèi)力，很難實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取，對(duì)合同執(zhí)行狀況難以進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，對(duì)合同索賠缺乏信息支持。基于管理流程的合同管理信息化的目標(biāo)是對(duì)大型施工企業(yè)的所簽訂的各類(lèi)合同的基本信息進(jìn)行管理；對(duì)合同狀態(tài)進(jìn)行跟蹤；通過(guò)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)合同評(píng)審的網(wǎng)絡(luò)化；根據(jù)合同確定項(xiàng)目的預(yù)算成本，作為成本控制依據(jù)，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行對(duì)比跟蹤；依據(jù)歷史工程索賠事件建立索賠事件庫(kù)為項(xiàng)目獲取索賠機(jī)會(huì)提供信息支持。

　　近年來(lái)，信息技術(shù)的高速發(fā)展為管理流程的改進(jìn)提供了很大的空間，全面推動(dòng)了流程管理的實(shí)現(xiàn)與組織的變革，對(duì)工程項(xiàng)目合同管理的實(shí)施進(jìn)行流程分析，將相互關(guān)聯(lián)的管理過(guò)程作為系統(tǒng)加以識(shí)別、分析和理解，確定項(xiàng)目管理流程、操作程序、工作邏輯關(guān)系，從而提出并優(yōu)化有關(guān)管理流程，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、工作程序化、規(guī)范化、科學(xué)合理的管理工作流程，將有利于對(duì)整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)或系統(tǒng)中的某個(gè)過(guò)程及其相互作用進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)的管理，從而保證了各項(xiàng)工程施工活動(dòng)的決策正確性及其實(shí)施結(jié)果的預(yù)期性，最終有效地保證項(xiàng)目合同管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　2、大型建設(shè)項(xiàng)目的合同管理流程簡(jiǎn)介

　　2.1大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的概念

　　管理流程是指管理活動(dòng)中一系列相互關(guān)聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu)，它反映了在某種活動(dòng)目標(biāo)的導(dǎo)向下，這些活動(dòng)的先后順序、承轉(zhuǎn)關(guān)系，制約、推進(jìn)和輸入輸出的客觀規(guī)律。按其性質(zhì)和作用可以分為總體流程、局部流程和細(xì)部流程，總體流程規(guī)定了管理活動(dòng)的階段劃分以及各階段的相互關(guān)系；局部流程反映各管理階段重要環(huán)節(jié)的相互關(guān)系；細(xì)部流程則反映各管理環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)活動(dòng)的相互關(guān)系和流轉(zhuǎn)過(guò)程。

　　大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程是它反映了建設(shè)工程施工生產(chǎn)的客觀規(guī)律和管理活動(dòng)的特點(diǎn)，將施工過(guò)程所需要的信息流和物質(zhì)流進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并為施工技術(shù)作業(yè)和管理活動(dòng)輸入行為目標(biāo)、物質(zhì)條件、運(yùn)作規(guī)則，促使其產(chǎn)出預(yù)期的結(jié)果。

　　2.2大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的特點(diǎn)

　　管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點(diǎn)。

　　2.2.1目的性是指管理流程表達(dá)了管理業(yè)務(wù)完成的過(guò)程，一定以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)為目的：

　　2.2.2必然性指管理業(yè)務(wù)的完成必然要通過(guò)某種流程；

　　2.2.3多樣性指許多管理業(yè)務(wù)完成方式不具有唯一性，指一個(gè)管理系統(tǒng)中總是存在多種管理業(yè)務(wù)，因此存在多種流程，而且這些流程之間是密切相關(guān)的，是嚴(yán)密的組織的。一個(gè)管理系統(tǒng)的流程是由多種不同的流程構(gòu)成的流程體系；

　　2.2.4層次性指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性，相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)與流程也具有層次性，即一個(gè)綜合性的管理業(yè)務(wù)的流程可以分解為若干較管理業(yè)務(wù)流程組合。

　　2.3大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的構(gòu)建步驟

　　為了保證建設(shè)項(xiàng)目合同管理的成功實(shí)施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個(gè)理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿(mǎn)足以下兩個(gè)條件；

　?。?）流程同步，指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等方面準(zhǔn)確滿(mǎn)足建設(shè)項(xiàng)目合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的能力。

　?。?）流程高效，是用總的流程成本來(lái)計(jì)算，理想水平是用盡可能低的成本來(lái)保證項(xiàng)目信息流程、資金流、物資流的運(yùn)轉(zhuǎn)。管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有管理業(yè)務(wù)分解、相關(guān)管理業(yè)務(wù)分析、構(gòu)建管理流程責(zé)任分配矩陣、繪制各級(jí)管理流程圖等。

　　管理流程設(shè)計(jì)是大型建設(shè)項(xiàng)目造價(jià)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要組成部分，管理流程設(shè)計(jì)通過(guò)將某項(xiàng)管理工作分解為各個(gè)管理活動(dòng)，直到管理工序，并區(qū)分具有不同性質(zhì)或特點(diǎn)的工序，根據(jù)管理科學(xué)原理采用不同的工序完成方式，在此基礎(chǔ)上確定的管理工作完成過(guò)程，為科學(xué)地確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的管理規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。特別是在現(xiàn)有管理系統(tǒng)重新設(shè)計(jì)中，通過(guò)流程研究，優(yōu)化與再設(shè)計(jì)，使進(jìn)一步通過(guò)結(jié)構(gòu)再設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體優(yōu)化有了較好的基礎(chǔ)。項(xiàng)目合同管理工作的分解及相應(yīng)流程的構(gòu)建一般經(jīng)過(guò)如下幾個(gè)步驟：

　?。?）對(duì)建設(shè)合同管理工作進(jìn)行研究與探索，確定分解的準(zhǔn)則，是按管理職能劃分或是按工程實(shí)施順序劃分等準(zhǔn)則；

　?。?）確定某項(xiàng)管理工作的管理活動(dòng)組成，并理清管理活動(dòng)中各個(gè)管理工序，初步擬定某項(xiàng)管理工作完成的綜合流程和相應(yīng)的子流程；

　?。?）去除每項(xiàng)管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案，保留較好的方案。

　　2.4大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的控制

　　大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理相關(guān)學(xué)科知識(shí)和技術(shù)方法，通過(guò)對(duì)影響建設(shè)項(xiàng)目合同管理的目標(biāo)的因素進(jìn)行識(shí)別、建設(shè)環(huán)境進(jìn)行分析，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)合同管理的目標(biāo)控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進(jìn)而對(duì)建設(shè)行為狀態(tài)實(shí)行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理職能的履行，最終實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。

　　它涉及到利用信息系統(tǒng)所提供的信息，對(duì)管理活動(dòng)做出最優(yōu)化決策和指令，使每個(gè)管理過(guò)程始終逼近項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃?？刂葡到y(tǒng)的決策、指令及執(zhí)行，是由項(xiàng)目管理部門(mén)的高級(jí)、中級(jí)、及技術(shù)管理三個(gè)層次實(shí)現(xiàn)的，三個(gè)層次的水平將直接影響目標(biāo)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。信息系統(tǒng)的信息敏感程度，與控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平關(guān)系極大，而控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平，直接影響到計(jì)劃與實(shí)際的差異程度。因此，信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)必須設(shè)計(jì)成相匹配的系統(tǒng)。

　　2.5合同管理流程的界面分析與管理

　　界面，又稱(chēng)接口，是指相互作用的子系統(tǒng)之間的界限，是子系統(tǒng)之間既相區(qū)別又相聯(lián)系的紐帶。界面管理是指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動(dòng)，除了組織上、管理上、技術(shù)上的協(xié)調(diào)之外，還要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)界面的相互關(guān)系。

　　在現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理中，人們?cè)絹?lái)越強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項(xiàng)目中界面具有十分廣泛的意義，項(xiàng)目的各類(lèi)系統(tǒng)，如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。項(xiàng)目管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間及各個(gè)子系統(tǒng)內(nèi)部存在復(fù)雜的界面，而直接的表現(xiàn)形式是各管理流程之間的接口。

　　我們可以看出項(xiàng)目管理系統(tǒng)與外界以及項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復(fù)雜的關(guān)系，他們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響，建設(shè)項(xiàng)目管理流程的界面有很多種類(lèi)型，可以從很多不同的角度來(lái)描述：

　?。?）項(xiàng)目的各類(lèi)組織系統(tǒng)之間以及項(xiàng)目整個(gè)系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如，政府主管部門(mén)、項(xiàng)目管理組織、承包商、材料供應(yīng)商等項(xiàng)目參建單位之間的工作往來(lái)形成了復(fù)雜的管理流程界面：從總體上，項(xiàng)目所需要的資源、信息、資金、技術(shù)等都是通過(guò)界面輸入的，項(xiàng)目向外界提供產(chǎn)品、服務(wù)、信息等也是通過(guò)界面輸出的，所以整個(gè)系統(tǒng)與外界也存在著復(fù)雜的界面。

　　（2）在工程項(xiàng)目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設(shè)項(xiàng)目自可行性研究至設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)到施工、施工到驗(yàn)收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程之間的管理流程界面。

　?。?）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設(shè)項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目管理的各個(gè)職能以及各個(gè)管理部門(mén)在項(xiàng)目過(guò)程中形成一定的關(guān)系，互相依賴(lài)、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同，按其職能可將項(xiàng)目管理系統(tǒng)分解為進(jìn)度管理子系統(tǒng)、成本（投資）管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個(gè)子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。