范圍管理：范圍管理的方法

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　　范圍管理是為了確保項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項目啟動、范圍計劃編制、范圍定義、范圍確認、范圍變更控制這五個要素。由于項目啟動比較獨立，因此在本文中將不予討論，以下所討論的是在確定項目啟動后的工作，這些工作包括：范圍計劃編制、范圍定義、范圍確認和范圍變更這四個的部分。

　　1、編制范圍計劃

　　想要想管理好項目范圍，首先就要做好計劃，這不僅是對項目范圍管理的要求，也是對整個項目管理過程的要求，在項目管理的39個過程中，有21個與計劃有關(guān)（國外曾經(jīng)有人對項目失敗原因進行調(diào)查，其中計劃被放到了首位，可見它在項目管理中的重要性）。

　　在這里首先強調(diào)的就是周密地做好范圍計劃編制。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進行的項目工作（項目范圍）漸進明細和歸檔的過程。做范圍計劃編制工作是需要參考很多信息，這些信息包括：產(chǎn)品描述、項目章程、約束條件、假定。首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，這是一個漸進清晰的過程；項目章程也是非常主要的依據(jù)，通常它對項目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計劃在此基礎(chǔ)上進一步深入和細化；約束條件是制約項目管理團隊選擇的因素，如資金、完成日期等等；假定是被認為是真實、現(xiàn)實獲確定的因素，項目團隊需要經(jīng)常驗證所用的假定。

　　范圍計劃中應(yīng)該包含哪些內(nèi)容呢？不同的計劃詳盡程度自然不一樣，一般來說要求包括：范圍說明、詳細依據(jù)、范圍管理計劃，其中范圍說明和范圍管理計劃必須包含在內(nèi)。

　　范圍說明在項目參與人之間確認或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。范圍說明中至少要說明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標。

　　項目論證是商家的既定目標，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ)；項目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況；項目可交付成果一般要列一個子產(chǎn)品級別概括表，如：為一個軟件開發(fā)項目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學習程序等。

　　任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項目可交付成果之外；項目目標是要考慮到項目的成功性，至少要包括成本、進度表和質(zhì)量要求。而這部分在實際操作中的變化是最大的，也是最難規(guī)范的部分，項目經(jīng)理經(jīng)常要面對客戶提出的這樣或那樣的項目成果，如何防止項目成果的不受控地不斷增加是項目經(jīng)理要認真考慮的主要問題之一。

　　項目目標應(yīng)該有標志，如：成本、單位等；絕對的或相對的價值，如：于公元2000年10月13日前完成本產(chǎn)品的開發(fā)等。清晰的項目目標有助于項目的按要求完成，而不可量化的目標，如：客戶的滿意程度的提高等，則要承擔很高的風險。

　　范圍管理計劃是描述項目范圍如何進行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個對項目范圍預期的穩(wěn)定而進行的評估，如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少？范圍管理計劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當產(chǎn)品特征仍在被詳細描述的時候，做到這點特別困難，但絕對必要）等問題的清楚描述。

　　2、范圍分解

　　計劃明確了，然而該做哪些事情似乎還是一把抓，因為完成項目本身是一個復雜的過程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然，最終得出項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。合適的范圍分解對項目成功十分關(guān)鍵，當范圍分解不恰當時，不必要地變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能認為地造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的后果。

　　比較常用的方式是以目標為依據(jù)，以結(jié)構(gòu)化思維的思考方法來構(gòu)建WBS，第一層是大的項目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進度劃分直觀，時間感強，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。項目管理工具P3、MS Project就可以自動為各個層次的任務(wù)編碼。

　　3、范圍確認

　　范圍確認是很重要的，很多人認為這是一個走過場的形式，但實際上認真執(zhí)行這部分的工作是對項目經(jīng)理最好的保護，在這部分工作中項目經(jīng)理會向主要項目干系人陳述整個項目的目標、需要的資源、完成的時間和項目的品質(zhì)這些事關(guān)項目成敗的內(nèi)容，并得到這些干系人的認可，在清晰化這些問題后，日后在執(zhí)行的過程中可以避免很多項目范圍不確定性造成的爭執(zhí)。

　　4、范圍變更

　　一個項目的范圍計劃可能制訂的非常好，但是在這個瞬息萬變的信息時代，想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的。因此對變更的管理是項目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。變更并不可怕，可怕的是缺乏規(guī)范的變更管理過程。

　　范圍變更的原因是多方面的，如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問題導致設(shè)計方案修改而增加工作內(nèi)容等等。項目經(jīng)理在管理過程中可通過范圍變更控制系統(tǒng)來確保變更的是在受控的情況下發(fā)生；通過使用監(jiān)督績效報告來了解當前進展情況，分析和預測可能出現(xiàn)的范圍變更；使用補充計劃編制來對現(xiàn)有的計劃進行修正。

　　只有確保有一套嚴格、高效、實用的變更程序，在發(fā)生變更時遵循規(guī)范的變更程序來管理變更，才能保證變更是在受控的范圍內(nèi)進行，并保證項目的順利完成。

　　以上的一些方法與思路是很多項目經(jīng)理都很清晰的，但能否將這些要素認真地執(zhí)行而又根據(jù)實際情況予以靈活變通，則是一面很好的體現(xiàn)項目經(jīng)理功力的“照妖鏡”。