采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的項(xiàng)目管理

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    在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)常會(huì)受到市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)外夾擊。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)是外部的，有時(shí)是非常嚴(yán)峻的；管理風(fēng)險(xiǎn)是內(nèi)部的，隱而不現(xiàn)的，因而其危害更為可怕，它不僅會(huì)使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)收益下降，市場(chǎng)份額減少，而且更為嚴(yán)重的是它可能使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)陷入法律訴訟的窘境。因此，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中健康、穩(wěn)定地長(zhǎng)足發(fā)展，建立、健全自身的內(nèi)部管理制度，降低管理風(fēng)險(xiǎn)可謂是關(guān)鍵，也只有這樣，才能增強(qiáng)抵御外界沖擊的能力。

    但是，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)作為自負(fù)盈虧的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，出于在激烈競(jìng)爭(zhēng)中自身發(fā)展的需要，其往往最為關(guān)注的是業(yè)務(wù)的拓展和收益的增加，在內(nèi)部管理方面，雖也制定了種種規(guī)章制度，如信息質(zhì)量控制制度、采購(gòu)規(guī)程等，但這些僅能滿足最基本的管理需要，并且從執(zhí)行結(jié)果來(lái)看，也常因缺乏專人管理，在采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)繁忙時(shí)而流于形式。所以，從目前來(lái)看，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理狀況通常存在如下兩大缺陷：一是管理內(nèi)容簡(jiǎn)單，管理層次膚淺，僅滿足于法律規(guī)定的最起碼要求；二是管理內(nèi)容零散，未形成一個(gè)統(tǒng)一的體系，管理形成的信息尚不能為決策服務(wù)。

    二、 項(xiàng)目管理及意義

    為改變上述局面，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)需要一種更為行之有效的管理模式，這種管理模式，必須具有如下功能：能進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，以降低采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)；能對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的執(zhí)業(yè)人員的行為進(jìn)行監(jiān)控，以使其執(zhí)業(yè)行為和結(jié)果符合政府采購(gòu)法律規(guī)定的要求；能利用在項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的有用信息為采購(gòu)人提供最佳服務(wù)；能為采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)自身的決策提供依據(jù)；能在業(yè)務(wù)繁忙時(shí)，為采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的時(shí)間安排提供參考標(biāo)準(zhǔn)等。

    所謂項(xiàng)目管理，它是由專人進(jìn)行的專項(xiàng)管理。專人管理，使管理工作由懂得業(yè)務(wù)且經(jīng)驗(yàn)豐富的人士來(lái)進(jìn)行，不僅提高了管理的層次和深度，而且亦使各項(xiàng)管理制度的實(shí)施不再流于形式。專項(xiàng)管理是指在將采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的所有項(xiàng)目納入統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)范的前提下，結(jié)合采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理策略，根據(jù)重要性原則，對(duì)重要項(xiàng)目實(shí)行專門(mén)管理，形成關(guān)鍵控制點(diǎn)，在管理中做到有的放矢。良好的動(dòng)態(tài)的項(xiàng)目管理，可以變成采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)拓展市場(chǎng)、穩(wěn)定收入，同時(shí)又降低風(fēng)險(xiǎn)的雙刃劍。

    三、項(xiàng)目管理的實(shí)際操作

    在項(xiàng)目管理的實(shí)際過(guò)程中，根據(jù)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理層的需要，可以進(jìn)行如下三個(gè)層次的管理。

    層次一：區(qū)分業(yè)務(wù)性質(zhì)，在實(shí)行全面基本管理的前提下，加強(qiáng)針對(duì)性管理，降低風(fēng)險(xiǎn)。由于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目繁多，性質(zhì)不一，用統(tǒng)一的要求來(lái)管理顯然是不合理的，更是不科學(xué)的，因?yàn)椴煌再|(zhì)的業(yè)務(wù)，其管理方式和側(cè)重點(diǎn)是有所區(qū)別的。要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行良好的管理，首先要對(duì)其按業(yè)務(wù)性質(zhì)來(lái)分類，一般可劃分為常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目、特殊采購(gòu)項(xiàng)目。如對(duì)計(jì)算機(jī)、汽車、辦公設(shè)備等經(jīng)常性項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)側(cè)重對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)、品質(zhì)的信息調(diào)研；而對(duì)一些諸如醫(yī)療設(shè)備等專業(yè)設(shè)備的采購(gòu)，則應(yīng)當(dāng)側(cè)重對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)資質(zhì)、業(yè)績(jī)及產(chǎn)品性能的審查核實(shí)。在管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地督促采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)采購(gòu)執(zhí)業(yè)人員按照“公開(kāi)、公平、公正”的原則，堅(jiān)持規(guī)范的采購(gòu)運(yùn)作程序。對(duì)于常規(guī)性項(xiàng)目，采購(gòu)一般會(huì)保持一定的穩(wěn)定性，因此需對(duì)該類項(xiàng)目建立動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)包括下列信息：
（1）項(xiàng)目供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等，以了解各供應(yīng)商在行業(yè)中的地位、行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及商業(yè)信用、服務(wù)質(zhì)量。
（2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和助理人員。以對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)人員通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督，從而使對(duì)采購(gòu)人員的執(zhí)業(yè)行為的監(jiān)控落到實(shí)處，使獎(jiǎng)懲有據(jù)可依，并為業(yè)務(wù)繁忙時(shí)合理進(jìn)行人員分配提供依據(jù)。
（3）采購(gòu)期間。前后采購(gòu)期間的對(duì)比，可為改進(jìn)工作、提高效率提供依據(jù)。
（4）歷年采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。這類信息最為重要，能為采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)較高層人士的監(jiān)督管理提供非常重要的參考作用，因?yàn)檩^高層次的管理者往往會(huì)無(wú)暇細(xì)閱諸如市場(chǎng)調(diào)查、行業(yè)產(chǎn)品分析以及采購(gòu)檔案等工作記錄，這類動(dòng)態(tài)信息可以提醒他憑借經(jīng)驗(yàn)，判斷出在采購(gòu)中應(yīng)注意的關(guān)鍵之處，以避免管理者對(duì)采購(gòu)人及采購(gòu)項(xiàng)目一無(wú)所知，而使監(jiān)督審核流于形式。（5）采購(gòu)收費(fèi)。既提供本年度收費(fèi)依據(jù)，亦可看出是否有不正常波動(dòng)暗示的違規(guī)操作行為。

    層次二：對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)行重點(diǎn)管理，進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn)，穩(wěn)定收入。在上述分類的基礎(chǔ)上，還可按業(yè)務(wù)的規(guī)模進(jìn)行細(xì)分，對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)模大的采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)疑是管理的重點(diǎn)。隨著政府采購(gòu)制度的不斷深入發(fā)展，越來(lái)越多的政府采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)入到政府采購(gòu)市場(chǎng)中來(lái)，尤其是對(duì)一些大批量的貨物采購(gòu)、市政工程建設(shè)項(xiàng)目等，這類采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)整個(gè)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)收入而言，關(guān)系重大。在這種情況下，有兩方面必須考慮，一是由于這類業(yè)務(wù)收入在整個(gè)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)收入中占較大的比重，在采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)利益可能受到影響的情況下，代理機(jī)構(gòu)是否能保持其公正性；二是如果這類項(xiàng)目業(yè)務(wù)一旦喪失，又會(huì)使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)大受損失，因此又必須與采購(gòu)人建立良好的公共關(guān)系，最大程度地為采購(gòu)人提供令人滿意的服務(wù)。由此，對(duì)這類項(xiàng)目進(jìn)行單獨(dú)管理，并針對(duì)每一項(xiàng)目的特定情況研究制定相適應(yīng)的采購(gòu)策略與辦法，就顯得尤為重要。對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)模小的項(xiàng)目也要進(jìn)行詳細(xì)分析，因其可能存在兩種情況：一是缺乏專門(mén)人才，所以無(wú)法開(kāi)拓此市場(chǎng)，對(duì)于已完成的項(xiàng)目，由于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在該方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)對(duì)其質(zhì)量是否達(dá)到有關(guān)規(guī)定的要求或服務(wù)是否令采購(gòu)人滿意予以關(guān)注；二是該類采購(gòu)項(xiàng)目市場(chǎng)尚待開(kāi)拓。

    層次三：進(jìn)取性管理，利用信息資源為拓展市場(chǎng)提供依據(jù)。此外，對(duì)項(xiàng)目還可進(jìn)一步細(xì)分，如按服采購(gòu)人行政層次可分為中央級(jí)、省級(jí)、地市級(jí)、區(qū)縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)項(xiàng)目采購(gòu)，按采購(gòu)項(xiàng)目種類可分為貨物類、服務(wù)類、工程類等。通過(guò)這種細(xì)分后得到的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，如能結(jié)合政府公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及其它資料，就可以大致推斷出采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)份額，并對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展前景作出判斷，同時(shí)，結(jié)合新出臺(tái)的方針政策，就會(huì)敏感地觀察出新的市場(chǎng)機(jī)會(huì)，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)便可以結(jié)合自己的人才優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，積極開(kāi)拓新的政府采購(gòu)市場(chǎng)。

    當(dāng)然，以上所論只不過(guò)是對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目管理方案的總體構(gòu)想，在具體實(shí)施過(guò)程中，還必須視各機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況作相應(yīng)處理，盡量使政府采購(gòu)項(xiàng)目管理制度化從而降低管理風(fēng)險(xiǎn)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于有利的地位。