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項(xiàng)目管理中做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃

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在項(xiàng)目中,溝通更是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通,通?;ㄔ谶@方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的75%~90%.良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。 
  溝通管理的體系 
  一般而言,在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中,應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容:溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾。溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目干系人的信息溝通需求:誰(shuí)需要什么信息,什么時(shí)候需要,怎樣獲得。信息發(fā)布使需要的信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人???jī)效報(bào)告收集和傳播執(zhí)行信息,包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè)。項(xiàng)目或項(xiàng)目階段在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后,需要進(jìn)行收尾,管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成,包括項(xiàng)目記錄收集、對(duì)符合最終規(guī)范的保證、對(duì)項(xiàng)目的效果(成功或教訓(xùn))進(jìn)行的分析以及這些信息的存檔(以備將來(lái)利用)。 
  項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽視。很多項(xiàng)目中沒有完整的溝通計(jì)劃,導(dǎo)致溝通非?;靵y。有的項(xiàng)目溝通也還有效,但完全依靠客戶關(guān)系或以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),或者說完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人能力的高低。然而,嚴(yán)格說來(lái),一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在,也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授,落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而,在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)該包含溝通計(jì)劃。 
  在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí),最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響,比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報(bào)告,那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響,因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶,而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好,都是需要細(xì)致分析的。比如有的客戶希望每周提交進(jìn)度報(bào)告,有的客戶除周報(bào)外還希望有電話交流,也有的客戶希望定期檢查項(xiàng)目成果,種種情形都要考慮到,分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求,這樣建立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面、有效。   
        語(yǔ)言、文字還是“形象” 
  項(xiàng)目中的溝通形式是多種多樣的,通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通一般在以下情況使用:項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄,或者對(duì)客戶和非公司成員使用報(bào)告的方式,如正式的項(xiàng)目報(bào)告、年報(bào)、非正式的個(gè)人記錄、報(bào)事帖。書面溝通大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng),一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡(jiǎn)潔,以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式??陬^溝通包括會(huì)議、評(píng)審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡(jiǎn)單有效,更容易被大多數(shù)人接受,但是不象書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄,因此不適用于類似確認(rèn)這樣的溝通。口頭溝通過程中應(yīng)該坦白、明確,避免由于文化背景、民族差異、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異,這是特別需要注意的。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài),不理解的內(nèi)容一定要表示出來(lái),以求對(duì)方的進(jìn)一步解釋,直到達(dá)成共識(shí)。除了這兩種方式,還有一種作為補(bǔ)充的方式?;貞浺幌麦w育老師授課,除了語(yǔ)言描述某個(gè)動(dòng)作外,他還會(huì)用標(biāo)準(zhǔn)的姿勢(shì)來(lái)教你怎么做練習(xí),這是典型的形體語(yǔ)言表達(dá)。像手勢(shì)、圖形演示、視頻會(huì)議都可以用來(lái)作為補(bǔ)充方式。它的優(yōu)點(diǎn)是擺脫了口頭表達(dá)的枯燥,在視覺上把信息傳遞給接受者,更容易理解。 
  在項(xiàng)目中,很多人也知道去溝通,可效果卻不明顯,似乎總是不到位,由此引起的問題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握,盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則,實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。 
  溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中,我們極力提倡主動(dòng)溝通,尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí),主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系,更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與,會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。 
  溝通看似簡(jiǎn)單,實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面,比如說,當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí),溝通渠道急劇增加,給相互溝通帶來(lái)困難。典型的問題是“過濾”,也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多,比如語(yǔ)言、文化、語(yǔ)義、知識(shí)、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽(yù)、權(quán)利、組織狀態(tài)等等,經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對(duì)某一問題的理解產(chǎn)生差異。 
     從溝通模型中可以看出,如果要想最大程度保障溝通順暢,當(dāng)信息在媒介中傳播時(shí)要盡力避免各種各樣的干擾,使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后,雙方必須對(duì)理解情況做檢查和反饋,確保溝通的正確性。 
  如果結(jié)合項(xiàng)目,那么項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理計(jì)劃中應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道,比如與用戶之間通過正式的報(bào)告溝通,與項(xiàng)目成員之間通過電子郵件溝通;建立溝通反饋機(jī)制,任何溝通都要保證到位,沒有偏差,并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況,不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個(gè)難題。

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發(fā)布:2007-03-04 10:18    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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