CIO管理項(xiàng)目警戒之三十天荷花定律

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大家夏天看著荷花盛開(kāi)，不知道有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的現(xiàn)象。荷花第一天開(kāi)放的只是很小的一部分。到了第二天，他們就會(huì)以前一天的兩倍速度開(kāi)放。到了第三十天，就開(kāi)滿(mǎn)了整個(gè)池塘。你若不仔細(xì)觀察，很多人會(huì)認(rèn)為，到第五天，荷花會(huì)開(kāi)放一半。若你這么認(rèn)為，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。到第29天，荷花僅僅開(kāi)滿(mǎn)了池塘的一半。最后一天，荷花才會(huì)開(kāi)滿(mǎn)另外一半?？梢?jiàn)，最后一天的速度最快，等于前29天的總合。 
　　這就是一個(gè)企業(yè)管理家提出的著名的三十天荷花定律。
　　CIO，作為企業(yè)信息化項(xiàng)目的總設(shè)計(jì)師，該從這個(gè)定律中獲得如何啟示呢?
　　一、 掌握量變到質(zhì)變的關(guān)鍵。
　　任何事物都有一個(gè)量變到質(zhì)變的過(guò)程。飛蛾破繭，小鳥(niǎo)出殼，都需要前期重要的積累，以及最后一天加速的破殼而出。其實(shí)，我們搞信息化項(xiàng)目實(shí)施也是如此。
　　我在企業(yè)中，負(fù)責(zé)過(guò)多個(gè)信息化項(xiàng)目，如企業(yè)管理軟件部署或者操作系統(tǒng)的升級(jí)，都會(huì)有這種感受。員工剛開(kāi)始還都很排斥信息化管理系統(tǒng)，可是，在某一天，其突然接受他，喜歡他。其實(shí)，這就是一個(gè)質(zhì)變到量變的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，哪些因素在起作用呢?
　　一是用戶(hù)在實(shí)際管理中，體會(huì)到了系統(tǒng)給他們帶來(lái)的好處。其實(shí)，信息化管理系統(tǒng)，無(wú)論從什么角度看，確實(shí)可以提高員工的工作效率。但是，用戶(hù)剛開(kāi)始為什么會(huì)不接受它呢?這主要是因?yàn)閱T工已經(jīng)習(xí)慣了以前的操作方式，不愿意改變，這是人的惰性，基本上每個(gè)人都有這種想法。另外，從局部看，可能確實(shí)會(huì)增加一部分人的工作量，但是，其可以節(jié)省其他大部分人的工作，從整體來(lái)看 ，企業(yè)的工作效率還是有提高的;可是現(xiàn)在遇到的問(wèn)題是，很多員工不會(huì)站在企業(yè)的高度上來(lái)看待問(wèn)題，往往更多的關(guān)注自己的利益得失。所以，他們剛開(kāi)始會(huì)對(duì)系統(tǒng)有本能的排斥。但是，隨著信息化系統(tǒng)實(shí)施的深入，我們幫他們解決的實(shí)際需求越來(lái)越多，他們發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)不但沒(méi)有減少他們的利益，相反，提高了他們的工作效率與工作結(jié)果。所以，他們就從剛開(kāi)始信息化項(xiàng)目的抗議者變?yōu)榱诵畔⒒?xiàng)目的推動(dòng)者。這就是一個(gè)量變到質(zhì)變的過(guò)程。故，信息化項(xiàng)目從質(zhì)變到量變的第一個(gè)關(guān)鍵，就是對(duì)于用戶(hù)提出的需求，作為企業(yè)信息化項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，一定要重視，要不折不扣的加以解決。在解決過(guò)程中，我們不但要注意解決的質(zhì)量，而且，而要注意解決的效率問(wèn)題。而且，在有時(shí)候，解決的速度問(wèn)題比質(zhì)量問(wèn)題更加重要。
　　二是由于一把手的積極支持，讓他們覺(jué)得排斥信息化項(xiàng)目，就是跟他們作對(duì)。我非常有幸，有一個(gè)對(duì)于信息化管理非常重視的領(lǐng)導(dǎo)。每當(dāng)我們集團(tuán)上信息化項(xiàng)目時(shí)，得到了集團(tuán)副總的鼎力支持。如前不久，我負(fù)責(zé)公司的各個(gè)管理系統(tǒng)的整合工作。在為期近半年的項(xiàng)目周期中，副總在多個(gè)場(chǎng)合，如管理層會(huì)議上，都多次強(qiáng)調(diào)這個(gè)整合項(xiàng)目的重要性;還多次表態(tài)，這個(gè)信息化項(xiàng)目非成功不可，不成功便成仁。在多個(gè)場(chǎng)合，立場(chǎng)鮮明的表述了他對(duì)于項(xiàng)目的支持。從而，讓其他對(duì)這個(gè)項(xiàng)目還持保留態(tài)度甚至反對(duì)的員工，意識(shí)到，若不積極配合這個(gè)信息化項(xiàng)目，就是跟一把手作對(duì)。所以，他們看到反對(duì)無(wú)效，那就只好接受他。所以，我們?cè)谛畔⒒?xiàng)目推進(jìn)時(shí)，無(wú)論項(xiàng)目的大小，若都能夠借助一把手的權(quán)利，借助一把手的權(quán)威，來(lái)推動(dòng)信息化項(xiàng)目，來(lái)實(shí)現(xiàn)從質(zhì)變到量變的飛躍，必定可以起到事半功倍的效果。所以，在信息化項(xiàng)目之前，跟一把手進(jìn)行充分的溝通，讓他們認(rèn)識(shí)到信息化項(xiàng)目對(duì)于企業(yè)管理的重要性，獲得他們毫無(wú)保留的支持，對(duì)于實(shí)現(xiàn)這個(gè)量變到質(zhì)變的轉(zhuǎn)換，非常有效。
　　在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，一定要盡快促使這個(gè)量變到質(zhì)變的過(guò)程，要提高荷花開(kāi)花的速度。
　　二、 項(xiàng)目的質(zhì)量好壞往往不是簡(jiǎn)單的數(shù)量累加。
　　有些人在信息化項(xiàng)目管理時(shí)，有個(gè)誤區(qū)。一位項(xiàng)目質(zhì)量的好壞，只是數(shù)量簡(jiǎn)單的累加而已。以至于當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)他們現(xiàn)在項(xiàng)目進(jìn)行的如何時(shí)，他們總是習(xí)慣的講出，現(xiàn)在解決了多少用戶(hù)的問(wèn)題。
　　其實(shí)，利用這個(gè)角度來(lái)評(píng)價(jià)信息化項(xiàng)目使用的效果的話(huà)，是非常不合理的。有可能我們確實(shí)解決了用戶(hù)許多的問(wèn)題，如單據(jù)可以不通過(guò)修改可以直接打印出來(lái)使用，又或者單據(jù)上可以實(shí)現(xiàn)電子簽名，這些問(wèn)題的確是用戶(hù)所面臨的問(wèn)題，但是，這些需求及時(shí)實(shí)現(xiàn)了，給企業(yè)創(chuàng)造了多少的價(jià)值呢?若用戶(hù)現(xiàn)在遇到庫(kù)存不準(zhǔn)，在系統(tǒng)帳上經(jīng)常出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存。若我們可以通過(guò)系統(tǒng)控制，防止負(fù)庫(kù)存的出現(xiàn)。明顯，后面這個(gè)需求，比前面幾個(gè)需求重要的多，甚至比他們累計(jì)的價(jià)值還要高。
　　類(lèi)似的情況，在信息化項(xiàng)目管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。由于我們?cè)谛畔⒒?xiàng)目中，主次輕重不分，只是為了討好企業(yè)管理者，我們盡挑一些軟骨頭吃，導(dǎo)致一些更加有價(jià)值的需求被累積起來(lái)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)。最后，解決企業(yè)用戶(hù)需求的數(shù)量是多了，但是，項(xiàng)目的質(zhì)量就長(zhǎng)時(shí)間在原地踏步，沒(méi)有多大的進(jìn)展。
　　這就是我們沒(méi)有認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的質(zhì)量往往不是數(shù)量的簡(jiǎn)單累加。
　　所以，我們?cè)陧?xiàng)目開(kāi)始實(shí)施之前，要好好的進(jìn)行需求調(diào)研，進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃。看看哪些需求能夠給企業(yè)帶來(lái)更多的價(jià)值;哪些需求可能只是表面上的東西，不會(huì)給企業(yè)的管理帶來(lái)實(shí)際的改善。在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，把這些收集起來(lái)的問(wèn)題，好好的排排序，先把重要的給解決了，然后，再來(lái)解決剩余的問(wèn)題。要知道，有時(shí)候，解決排在第一位的用戶(hù)需求，其帶來(lái)的影響，可能比解決剩余的問(wèn)題都要大。
　　所以，我們?cè)诎才彭?xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，不要學(xué)荷花。而是最好把荷花定律反過(guò)來(lái)做，第一天就開(kāi)滿(mǎn)一半。把重要的問(wèn)題優(yōu)先解決了，就可以起到立竿見(jiàn)影的效果，可以在最短時(shí)間內(nèi)，獲得企業(yè)用戶(hù)的支持，讓他們接受這個(gè)信息化管理項(xiàng)目。