項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目發(fā)起人之間的溝通

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在項(xiàng)目進(jìn)行中，高層管理者為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供領(lǐng)導(dǎo)力，把其要求與他們溝通，并給項(xiàng)目提供支持；項(xiàng)目經(jīng)理為所有項(xiàng)目參與者提供領(lǐng)導(dǎo)力：①下行領(lǐng)導(dǎo)，與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通并激勵(lì)他們實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)；②上行領(lǐng)導(dǎo)，持續(xù)獲得高層管理者的支持；③外向領(lǐng)導(dǎo)，獲得資源提供者的支持；項(xiàng)目經(jīng)理與高層管理者（項(xiàng)目發(fā)起人）一起為其他項(xiàng)目利益關(guān)系人提供領(lǐng)導(dǎo)力，就項(xiàng)目遠(yuǎn)景與他們溝通并獲得他們的支持。這里我將闡述項(xiàng)目經(jīng)理與高層管理者尤其是項(xiàng)目發(fā)起人之間的溝通。
　　委托—代理關(guān)系
　　Jensen和Meckling（2004）認(rèn)為，當(dāng)一方（委托人）雇用另一方（代理人）代表他們的利益從事某些服務(wù)并授權(quán)代理人一些決策權(quán)時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生委托—代理關(guān)系。很明顯，在項(xiàng)目所有者（發(fā)起人為代表）與項(xiàng)目經(jīng)理之間存在這種委托—代理關(guān)系。
　　在這種關(guān)系背后存在著四個(gè)問題，它們會(huì)導(dǎo)致委托人產(chǎn)生不安全感或者不信任感。
　?。?） 委托人不確定代理人是否勝任工作。雖然委托人（發(fā)起人）在任命代理人（項(xiàng)目經(jīng)理）時(shí)有一定的衡量標(biāo)準(zhǔn)，但他們也可能犯錯(cuò)誤。這是逆向選擇問題。
　?。?）項(xiàng)目經(jīng)理代表發(fā)起人做出決策，但是發(fā)起人不可能擁有項(xiàng)目經(jīng)理掌握的所有信息，因此通常他們并不知道項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際做出決策的真正原因。這導(dǎo)致了道德風(fēng)險(xiǎn)問題。
　?。?） 委托人不知道項(xiàng)目經(jīng)理在做決策時(shí)是以他們（委托人）的利益最大化為目標(biāo)還是以他自己（項(xiàng)目經(jīng)理）的利益最大化為目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為，在給定的環(huán)境下，一個(gè)理性人將會(huì)做出使其自己經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出最大化的決策。只有當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理的目標(biāo)恰好與委托人（項(xiàng)目所有者或者項(xiàng)目發(fā)起人）一致時(shí)，才會(huì)產(chǎn)生對(duì)委托人來說最優(yōu)的成果。如果項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)期將會(huì)為發(fā)起人做更多的項(xiàng)目，他們就會(huì)希望發(fā)起人高興，而實(shí)現(xiàn)發(fā)起人的目標(biāo)能使發(fā)起人高興，并且這樣做保證了項(xiàng)目經(jīng)理自己的最優(yōu)利益。這樣雙方的目標(biāo)就會(huì)一致。如果是一次性項(xiàng)目，并且項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為他以后將不再為項(xiàng)目發(fā)起人或者所有者工作，那么他就會(huì)試圖從項(xiàng)目中最大化自身的利益。在這種情況下，客戶必須在項(xiàng)目開始前就確保項(xiàng)目經(jīng)理的目標(biāo)與他們的目標(biāo)相一致。更有甚者，項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)發(fā)生機(jī)會(huì)主義行為，或者甚至違反道德，以犧牲客戶的利益為代價(jià)從項(xiàng)目中謀取自身的利益最大化。這是道德風(fēng)險(xiǎn)問題。
　?。?） 最后，雖然項(xiàng)目經(jīng)理也可能按照客戶的利益最大化來行事，但由于人類自身的限制，不可能做得非常完美。這就是有限理性，之所以會(huì)產(chǎn)生，是由于項(xiàng)目經(jīng)理（代理人）在做決策時(shí)面臨著如下問題：
　　* 可能不擁有他們做出最優(yōu)決策所需要的所有信息；
　　* 可能不能夠完美地處理他們所擁有的信息；
　　* 不可能預(yù)測(cè)未來，從而不能預(yù)測(cè)到阻止他們從決策中獲得最好成果的所有風(fēng)險(xiǎn)。
　　基于這種情況，許多人追求滿意，而不是追求完美。的確有時(shí)候滿意就是最好。既然由于人類自身限制的三個(gè)問題，不可能做出完美的決策，因此，相對(duì)于不做決策變得停滯而言，迅速采取一個(gè)好的決策，并通過經(jīng)驗(yàn)不斷完善它是最好的選擇。在英語(yǔ)中有這么一句諺語(yǔ)：“完美是良好的敵人”（the perfect is the enemy of the good）。試圖達(dá)到完美會(huì)阻止你實(shí)現(xiàn)滿意的目標(biāo)。
　　由于面臨著不知道項(xiàng)目經(jīng)理在做什么以及為什么他們做出這樣或那樣的決策的不確定性，項(xiàng)目發(fā)起人開始對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況感到不安，并且由于道德風(fēng)險(xiǎn)問題，甚至可能不信任項(xiàng)目經(jīng)理。如果項(xiàng)目經(jīng)理想要保持發(fā)起人的支持，就必須讓他們知曉項(xiàng)目的進(jìn)展情況。因此項(xiàng)目經(jīng)理必須進(jìn)行上行領(lǐng)導(dǎo)，從而保持高層管理者的支持。
　　客戶對(duì)委托—代理問題的反應(yīng)必然使項(xiàng)目成本超出或遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出工作的嚴(yán)格成本。項(xiàng)目還有幾項(xiàng)額外成本，有時(shí)稱為代理成本，即管理委托—代理關(guān)系的成本，或者有時(shí)也稱為交易成本，即管理客戶與承包商（項(xiàng)目經(jīng)理）之間的交易的成本。這些成本包括：
　　* 客戶與項(xiàng)目經(jīng)理之間簽訂合同和管理合同的成本，通過合同，項(xiàng)目經(jīng)理得到任命，他們的角色和責(zé)任以及監(jiān)控項(xiàng)目的方法得到定義。甚至在一個(gè)內(nèi)部項(xiàng)目中，雖然沒有正式的法律合同，但這種成本仍然存在。
　　* 報(bào)告機(jī)制的成本，通過該機(jī)制，客戶對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行監(jiān)控。
　　* 保證成本(bonding costs)，即項(xiàng)目經(jīng)理為了獲得和保持客戶的支持而采取行動(dòng)的成本。
　　* 剩余損失，即符合客戶最大利益的項(xiàng)目成果與項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際交付的項(xiàng)目成果之間的價(jià)值差異。上面提到，項(xiàng)目經(jīng)理也許不能為客戶交付完美的成果，一方面是因?yàn)椋ǖ赖嘛L(fēng)險(xiǎn)問題）他們按照自己的而不是客戶的利益最大化行事，另一方面是因?yàn)椋ㄓ邢蘩硇裕┧麄儧]有能力為客戶提供最好的解決方案，只能做到滿意。項(xiàng)目交付的設(shè)施或者資產(chǎn)對(duì)于客戶來說并不是完美方案，因此而產(chǎn)生的績(jī)效損失就是剩余損失。
　　項(xiàng)目經(jīng)理必須與客戶很好地溝通，從而保持他們的安全感、信任和支持。
　　項(xiàng)目中的合作
　　從上面可知，如果客戶的目標(biāo)與項(xiàng)目經(jīng)理的目標(biāo)在項(xiàng)目中一致，就能實(shí)現(xiàn)客戶的最優(yōu)利益。因此客戶需要確保他們的目標(biāo)得到恰當(dāng)?shù)亩x并且激勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。如果客戶與項(xiàng)目經(jīng)理有很好的合作關(guān)系，那么就能很好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)?？蛻舯仨毰Υ_保他們和項(xiàng)目經(jīng)理把項(xiàng)目看做一種合作關(guān)系，通過項(xiàng)目，他們共同取得項(xiàng)目利益一致的結(jié)果。不幸的是，在過去通常不是這樣。由于不信任，客戶和項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常把項(xiàng)目看做一種競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，雙方都試圖以另一方為代價(jià)最優(yōu)化自己的利益。他們把項(xiàng)目看做是一個(gè)固定數(shù)目的收益，一方的勝出以另一方的犧牲為代價(jià)，即把項(xiàng)目看做是一種贏—輸博弈。
　　實(shí)際上項(xiàng)目并非如此。項(xiàng)目是一種合作體制。如果一方輸了，則雙方都會(huì)輸；如果一方贏了，則雙方都會(huì)贏。如果你按照贏—輸?shù)牟┺膩碜鲰?xiàng)目，那么雙方都會(huì)輸，只不過其中一方比另一方輸?shù)酶喽?。你必須把?xiàng)目看做一種合作關(guān)系，客戶和項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目中共同工作從而為雙方都帶來最好的收益。我的一個(gè)博士生Ralf Muller曾經(jīng)提出，客戶和項(xiàng)目經(jīng)理之間達(dá)成一種合作性的工作關(guān)系是項(xiàng)目成功的必要條件之一。

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