張弛有度——項(xiàng)目沖刺管理

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曾經(jīng)和一位長(zhǎng)期駐外實(shí)施項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理聊天，他說(shuō)：我們的公司在上海，去年承攬了深圳一個(gè)大項(xiàng)目，我任項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目組有9個(gè)成員都跟我一樣是上海派駐深圳實(shí)施項(xiàng)目的，大概每個(gè)月可以回一趟上海?，F(xiàn)在我們的項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)重滯后，原計(jì)劃10個(gè)月驗(yàn)收,現(xiàn)在已經(jīng)做了12個(gè)月,預(yù)計(jì)至少還要投入1～2個(gè)月。 由于項(xiàng)目組成員長(zhǎng)期出差在外，團(tuán)隊(duì)士氣下降得很厲害，他們的激情和凝聚力都在下降，沖突也多起來(lái)，一些成員開始不再關(guān)注項(xiàng)目結(jié)果，目標(biāo)意識(shí)差，責(zé)任心也越來(lái)越差，缺乏求勝的欲望。更可怕的是，連我在內(nèi)大家都感覺到項(xiàng)目的盡頭還是那么的模糊，而團(tuán)隊(duì)又如此缺乏斗志，我該怎么辦呢？
　　這位項(xiàng)目經(jīng)理所講的案例非常典型，我們姑且不分析項(xiàng)目如何延期的原因，項(xiàng)目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情況看，如果不改變這種工作效率低下的團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，可以判斷，該項(xiàng)目延期會(huì)越來(lái)嚴(yán)重，甚至可能把項(xiàng)目拖垮。
　　事實(shí)上，團(tuán)隊(duì)士氣和項(xiàng)目工作進(jìn)展的非常微妙。我們經(jīng)常遇到的情形項(xiàng)目還有很遠(yuǎn)歷程的時(shí)候，團(tuán)隊(duì)士氣卻異常低下，因?yàn)楫?dāng)多數(shù)團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為項(xiàng)目已經(jīng)接近尾聲的時(shí)候，其實(shí)真正的工作量也許剛剛過(guò)半，做項(xiàng)目就像長(zhǎng)跑運(yùn)動(dòng)員賽跑，一定要把握好節(jié)奏，絕對(duì)不能賽程還沒(méi)過(guò)半的時(shí)候就把體力消耗光了。張弛有度的項(xiàng)目節(jié)奏在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程非常必須，而這一點(diǎn)好像又是中國(guó)人的專長(zhǎng)，因?yàn)槲覀兎浅Ｉ朴诟氵\(yùn)動(dòng)，搞突擊，老百姓都習(xí)慣于搞運(yùn)動(dòng)，所以我們經(jīng)常會(huì)遇到大掃除運(yùn)動(dòng)、植樹運(yùn)動(dòng)、交通安全月運(yùn)動(dòng)等各式各樣的運(yùn)動(dòng)，我們經(jīng)常會(huì)看到“大干一百天，保證XX工程如期竣工”、“安全運(yùn)營(yíng)XX天”等運(yùn)動(dòng)的標(biāo)語(yǔ)。要解決開頭案例中項(xiàng)目經(jīng)理的難題，最好的辦法是掀起一波項(xiàng)目沖刺運(yùn)動(dòng)。某種意義上講，為了更好的把握項(xiàng)目節(jié)奏，項(xiàng)目經(jīng)理適時(shí)推動(dòng)一些工作沖刺運(yùn)動(dòng)對(duì)團(tuán)隊(duì)工作效率提升、項(xiàng)目時(shí)間和成本的管控非常必須。下面介紹幾個(gè)項(xiàng)目沖刺運(yùn)動(dòng)的關(guān)鍵成功要素。
　　1、清晰目標(biāo)
　　最首要的一點(diǎn)就是樹立項(xiàng)目階段沖刺的目標(biāo)，研究發(fā)現(xiàn)，影響團(tuán)隊(duì)氛圍的最主要的因素就是團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)是否清晰。在漫長(zhǎng)的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，尤其在中后期，團(tuán)隊(duì)成員最大的迷惑是目標(biāo)缺失，項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)的大目標(biāo)可能被淡忘，或者因?yàn)榉N種外界條件的變化而被扭曲，團(tuán)隊(duì)成員在一種看似有遠(yuǎn)大目標(biāo)，其實(shí)近期目標(biāo)缺失的狀態(tài)下工作，因而看不到實(shí)際的終點(diǎn)，繼而士氣下降。樹立清晰的階段沖刺目標(biāo)有助于把所有團(tuán)隊(duì)成員的注意力聚焦起來(lái)，讓團(tuán)隊(duì)振作起來(lái)，在短期內(nèi)一鼓作氣完成一個(gè)非常清晰、具體的目標(biāo)。清晰的目標(biāo)具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：
　　1）團(tuán)隊(duì)成員非常清楚地認(rèn)識(shí)到現(xiàn)實(shí)和目標(biāo)之間的差距
　　2）團(tuán)隊(duì)成員對(duì)短期目標(biāo)的達(dá)成形成共識(shí)
　　3）有能力達(dá)成短期目標(biāo)，并信心十足
　　4）所需要的資源能夠得到保障，前進(jìn)路上的障礙能夠清楚
　　沖刺目標(biāo)要具體并且能夠分解能到所有成員頭上，使得每一位團(tuán)隊(duì)成員非常清楚自己在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)過(guò)程中的責(zé)任和所要付出的努力。
　　2、周詳計(jì)劃
　　目標(biāo)清晰還不算，更重要的是要制定一個(gè)詳細(xì)地、切實(shí)可行地達(dá)成目標(biāo)的計(jì)劃，光有目標(biāo)沒(méi)有配套的行動(dòng)計(jì)劃，沖刺運(yùn)動(dòng)非常容易流于形式。一個(gè)周詳?shù)挠?jì)劃應(yīng)該清晰定義沖刺運(yùn)動(dòng)中的所有關(guān)鍵活動(dòng)，針對(duì)每一個(gè)關(guān)鍵活動(dòng)，又要明確其責(zé)任人、起始時(shí)間、結(jié)果輸出、檢查標(biāo)準(zhǔn)等等。周詳?shù)挠?jì)劃要能夠支撐目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)要分解為若干個(gè)能按時(shí)完成的小活動(dòng)。
　　實(shí)踐中比較有效的方式是項(xiàng)目經(jīng)理確定總體目標(biāo)和總體計(jì)劃，把具體的工作分解到小的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人頭上，再由每個(gè)小團(tuán)隊(duì)或個(gè)人制定自己所承擔(dān)工作部分的詳細(xì)計(jì)劃，并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。
　　3、營(yíng)造氛圍
　　我們經(jīng)常說(shuō)吹響沖刺的號(hào)角，這個(gè)吹響號(hào)角就是營(yíng)造沖刺氛圍的一部分，營(yíng)造積極緊張的沖刺氛圍是項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)之一。從組織行為的角度看，團(tuán)隊(duì)成員的業(yè)績(jī)表現(xiàn)和他所在團(tuán)隊(duì)的氛圍關(guān)系很大，俗話講，三勤加一懶，想懶不得懶，三懶加一勤，想勤不得勤。就充分說(shuō)明了團(tuán)隊(duì)氛圍對(duì)個(gè)體行為的影響，營(yíng)造一個(gè)積極開拓、相互負(fù)責(zé)、民主創(chuàng)新的團(tuán)隊(duì)文化恐怕是項(xiàng)目經(jīng)理成功的最高境界之處了。團(tuán)隊(duì)成員置身于這樣一個(gè)文化氛圍中，他們的能力也許會(huì)有一些欠缺，但是昂揚(yáng)的斗志、高亢的激情足以掃平前進(jìn)路上的所有障礙，能夠彌補(bǔ)能力的欠缺，他們會(huì)近乎瘋狂的投入項(xiàng)目中，自覺自愿地投入巨大的精力到項(xiàng)目中去，奇怪的，他們并不感覺到疲憊，而且非常滿意，達(dá)到樂(lè)此不疲的境界，工作簡(jiǎn)直就是一種享受。有過(guò)在這種團(tuán)隊(duì)中經(jīng)歷的人往往多年都難以忘懷，尤其是當(dāng)他們?cè)俚揭粋€(gè)氛圍不是很好的團(tuán)隊(duì)中的時(shí)候，動(dòng)輒就會(huì)想起以往美好的團(tuán)隊(duì)合作經(jīng)歷。
　　所以，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言，當(dāng)團(tuán)隊(duì)中有個(gè)別人狀態(tài)不好時(shí)，需要個(gè)別溝通和輔導(dǎo)，但當(dāng)團(tuán)隊(duì)中一撮人狀態(tài)不好時(shí)，就要考慮團(tuán)隊(duì)氛圍和文化的問(wèn)題，通過(guò)群體文化的塑造來(lái)改變團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)。
　　4、激勵(lì)配套
　　既然搞階段性的沖刺運(yùn)動(dòng)，自然也要配套階段性的激勵(lì)，或者叫特別激勵(lì)。激勵(lì)某種程度上可以稱為團(tuán)隊(duì)動(dòng)力的發(fā)動(dòng)機(jī)，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)自己的階段目標(biāo)清晰了，計(jì)劃周到了，前進(jìn)路上的障礙排除了，他還要算一個(gè)賬：我值不值得要這么做？不要把團(tuán)隊(duì)成員都假想成雷鋒和焦裕祿，物質(zhì)文明和精神文明同等重要，兩手抓兩手都要硬。什么是比較好的特殊激勵(lì)？
　　首先，激勵(lì)要簡(jiǎn)單明了，易于理解，絕對(duì)不能讓團(tuán)隊(duì)成員半天也算不明白；
　　其次，激勵(lì)要夠力度，沖刺的力度相對(duì)要大一些，能充分調(diào)動(dòng)大家的欲望，但又不能過(guò)大，因?yàn)榧?lì)是完成目標(biāo)的手段而不是目標(biāo)本身，過(guò)大則會(huì)誤導(dǎo)一些成員；
　　第三，項(xiàng)目激勵(lì)最好是面向一個(gè)一個(gè)工作任務(wù)的而面向?qū)€(gè)人的，這一點(diǎn)和項(xiàng)目管理是目標(biāo)管理相切和；
　　第四，激勵(lì)要有較強(qiáng)的針對(duì)性，甚至個(gè)性化設(shè)置，所激勵(lì)的正是團(tuán)隊(duì)成員最需要的，效果會(huì)更好；
　　第五，不僅要有正激勵(lì)，如有人達(dá)不到既定目標(biāo)，也要采取必要的負(fù)激勵(lì)手段，好的激勵(lì)既要要正面的吸引力，也要有反面的震懾力。
　　5、執(zhí)行跟蹤
　　除了以上幾點(diǎn)措施外，還有一點(diǎn)非常重要，就是在執(zhí)行過(guò)程不斷跟蹤檢查。跟蹤檢查也是多方面、全方位的。首先，最重要的是目標(biāo)分解后的各個(gè)小的作業(yè)的完成情況和里程碑檢查，比照沖刺總體目標(biāo)和計(jì)劃，檢查各塊工作進(jìn)展與計(jì)劃的偏差，及時(shí)采取措施，制定下一時(shí)段的滾動(dòng)計(jì)劃，明確工作現(xiàn)狀和最后目標(biāo)的距離，告訴大家還有多遠(yuǎn)就能達(dá)到?jīng)_刺目標(biāo)；其次，過(guò)程的通報(bào)和戰(zhàn)地日?qǐng)?bào)很重要，宣傳好的典型，督促進(jìn)展不好的工作組；第三，不斷強(qiáng)化沖刺的氛圍，不斷提醒和暗示所有團(tuán)隊(duì)成員，項(xiàng)目正處于攻堅(jiān)沖刺階段。
　　以上五點(diǎn)措施，是階段攻堅(jiān)沖刺所必需的，實(shí)踐中效果非常明顯。當(dāng)團(tuán)隊(duì)完成了沖刺目標(biāo)，整個(gè)項(xiàng)目也可能推進(jìn)到一個(gè)重要里程碑上，項(xiàng)目經(jīng)理可以組織一個(gè)場(chǎng)面宏大的慶功會(huì)之類的慶祝活動(dòng)，兌現(xiàn)沖刺的特別激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)可以進(jìn)入簡(jiǎn)短的調(diào)整期，節(jié)奏稍微舒緩一下，這就是所謂的文武之道，一張一弛。

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