張弛有度——項目沖刺管理

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曾經(jīng)和一位長期駐外實(shí)施項目的項目經(jīng)理聊天，他說：我們的公司在上海，去年承攬了深圳一個大項目，我任項目經(jīng)理，項目組有9個成員都跟我一樣是上海派駐深圳實(shí)施項目的，大概每個月可以回一趟上?！，F(xiàn)在我們的項目進(jìn)度嚴(yán)重滯后，原計劃10個月驗收,現(xiàn)在已經(jīng)做了12個月,預(yù)計至少還要投入1～2個月。 由于項目組成員長期出差在外，團(tuán)隊士氣下降得很厲害，他們的激情和凝聚力都在下降，沖突也多起來，一些成員開始不再關(guān)注項目結(jié)果，目標(biāo)意識差，責(zé)任心也越來越差，缺乏求勝的欲望。更可怕的是，連我在內(nèi)大家都感覺到項目的盡頭還是那么的模糊，而團(tuán)隊又如此缺乏斗志，我該怎么辦呢？
　　這位項目經(jīng)理所講的案例非常典型，我們姑且不分析項目如何延期的原因，項目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情況看，如果不改變這種工作效率低下的團(tuán)隊狀態(tài)，可以判斷，該項目延期會越來嚴(yán)重，甚至可能把項目拖垮。
　　事實(shí)上，團(tuán)隊士氣和項目工作進(jìn)展的非常微妙。我們經(jīng)常遇到的情形項目還有很遠(yuǎn)歷程的時候，團(tuán)隊士氣卻異常低下，因為當(dāng)多數(shù)團(tuán)隊成員認(rèn)為項目已經(jīng)接近尾聲的時候，其實(shí)真正的工作量也許剛剛過半，做項目就像長跑運(yùn)動員賽跑，一定要把握好節(jié)奏，絕對不能賽程還沒過半的時候就把體力消耗光了。張弛有度的項目節(jié)奏在項目實(shí)施過程非常必須，而這一點(diǎn)好像又是中國人的專長，因為我們非常善于搞運(yùn)動，搞突擊，老百姓都習(xí)慣于搞運(yùn)動，所以我們經(jīng)常會遇到大掃除運(yùn)動、植樹運(yùn)動、交通安全月運(yùn)動等各式各樣的運(yùn)動，我們經(jīng)常會看到“大干一百天，保證XX工程如期竣工”、“安全運(yùn)營XX天”等運(yùn)動的標(biāo)語。要解決開頭案例中項目經(jīng)理的難題，最好的辦法是掀起一波項目沖刺運(yùn)動。某種意義上講，為了更好的把握項目節(jié)奏，項目經(jīng)理適時推動一些工作沖刺運(yùn)動對團(tuán)隊工作效率提升、項目時間和成本的管控非常必須。下面介紹幾個項目沖刺運(yùn)動的關(guān)鍵成功要素。
　　1、清晰目標(biāo)
　　最首要的一點(diǎn)就是樹立項目階段沖刺的目標(biāo)，研究發(fā)現(xiàn)，影響團(tuán)隊氛圍的最主要的因素就是團(tuán)隊的目標(biāo)是否清晰。在漫長的項目實(shí)施過程中，尤其在中后期，團(tuán)隊成員最大的迷惑是目標(biāo)缺失，項目啟動時的大目標(biāo)可能被淡忘，或者因為種種外界條件的變化而被扭曲，團(tuán)隊成員在一種看似有遠(yuǎn)大目標(biāo)，其實(shí)近期目標(biāo)缺失的狀態(tài)下工作，因而看不到實(shí)際的終點(diǎn)，繼而士氣下降。樹立清晰的階段沖刺目標(biāo)有助于把所有團(tuán)隊成員的注意力聚焦起來，讓團(tuán)隊振作起來，在短期內(nèi)一鼓作氣完成一個非常清晰、具體的目標(biāo)。清晰的目標(biāo)具備以下幾個特點(diǎn)：
　　1）團(tuán)隊成員非常清楚地認(rèn)識到現(xiàn)實(shí)和目標(biāo)之間的差距
　　2）團(tuán)隊成員對短期目標(biāo)的達(dá)成形成共識
　　3）有能力達(dá)成短期目標(biāo)，并信心十足
　　4）所需要的資源能夠得到保障，前進(jìn)路上的障礙能夠清楚
　　沖刺目標(biāo)要具體并且能夠分解能到所有成員頭上，使得每一位團(tuán)隊成員非常清楚自己在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)過程中的責(zé)任和所要付出的努力。
　　2、周詳計劃
　　目標(biāo)清晰還不算，更重要的是要制定一個詳細(xì)地、切實(shí)可行地達(dá)成目標(biāo)的計劃，光有目標(biāo)沒有配套的行動計劃，沖刺運(yùn)動非常容易流于形式。一個周詳?shù)挠媱潙?yīng)該清晰定義沖刺運(yùn)動中的所有關(guān)鍵活動，針對每一個關(guān)鍵活動，又要明確其責(zé)任人、起始時間、結(jié)果輸出、檢查標(biāo)準(zhǔn)等等。周詳?shù)挠媱澮軌蛑文繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)要分解為若干個能按時完成的小活動。
　　實(shí)踐中比較有效的方式是項目經(jīng)理確定總體目標(biāo)和總體計劃，把具體的工作分解到小的團(tuán)隊或個人頭上，再由每個小團(tuán)隊或個人制定自己所承擔(dān)工作部分的詳細(xì)計劃，并報項目經(jīng)理審批。
　　3、營造氛圍
　　我們經(jīng)常說吹響沖刺的號角，這個吹響號角就是營造沖刺氛圍的一部分，營造積極緊張的沖刺氛圍是項目經(jīng)理的職責(zé)之一。從組織行為的角度看，團(tuán)隊成員的業(yè)績表現(xiàn)和他所在團(tuán)隊的氛圍關(guān)系很大，俗話講，三勤加一懶，想懶不得懶，三懶加一勤，想勤不得勤。就充分說明了團(tuán)隊氛圍對個體行為的影響，營造一個積極開拓、相互負(fù)責(zé)、民主創(chuàng)新的團(tuán)隊文化恐怕是項目經(jīng)理成功的最高境界之處了。團(tuán)隊成員置身于這樣一個文化氛圍中，他們的能力也許會有一些欠缺，但是昂揚(yáng)的斗志、高亢的激情足以掃平前進(jìn)路上的所有障礙，能夠彌補(bǔ)能力的欠缺，他們會近乎瘋狂的投入項目中，自覺自愿地投入巨大的精力到項目中去，奇怪的，他們并不感覺到疲憊，而且非常滿意，達(dá)到樂此不疲的境界，工作簡直就是一種享受。有過在這種團(tuán)隊中經(jīng)歷的人往往多年都難以忘懷，尤其是當(dāng)他們再到一個氛圍不是很好的團(tuán)隊中的時候，動輒就會想起以往美好的團(tuán)隊合作經(jīng)歷。
　　所以，對項目經(jīng)理而言，當(dāng)團(tuán)隊中有個別人狀態(tài)不好時，需要個別溝通和輔導(dǎo)，但當(dāng)團(tuán)隊中一撮人狀態(tài)不好時，就要考慮團(tuán)隊氛圍和文化的問題，通過群體文化的塑造來改變團(tuán)隊的表現(xiàn)。
　　4、激勵配套
　　既然搞階段性的沖刺運(yùn)動，自然也要配套階段性的激勵，或者叫特別激勵。激勵某種程度上可以稱為團(tuán)隊動力的發(fā)動機(jī)，當(dāng)團(tuán)隊成員對自己的階段目標(biāo)清晰了，計劃周到了，前進(jìn)路上的障礙排除了，他還要算一個賬：我值不值得要這么做？不要把團(tuán)隊成員都假想成雷鋒和焦裕祿，物質(zhì)文明和精神文明同等重要，兩手抓兩手都要硬。什么是比較好的特殊激勵？
　　首先，激勵要簡單明了，易于理解，絕對不能讓團(tuán)隊成員半天也算不明白；
　　其次，激勵要夠力度，沖刺的力度相對要大一些，能充分調(diào)動大家的欲望，但又不能過大，因為激勵是完成目標(biāo)的手段而不是目標(biāo)本身，過大則會誤導(dǎo)一些成員；
　　第三，項目激勵最好是面向一個一個工作任務(wù)的而面向?qū)€人的，這一點(diǎn)和項目管理是目標(biāo)管理相切和；
　　第四，激勵要有較強(qiáng)的針對性，甚至個性化設(shè)置，所激勵的正是團(tuán)隊成員最需要的，效果會更好；
　　第五，不僅要有正激勵，如有人達(dá)不到既定目標(biāo)，也要采取必要的負(fù)激勵手段，好的激勵既要要正面的吸引力，也要有反面的震懾力。
　　5、執(zhí)行跟蹤
　　除了以上幾點(diǎn)措施外，還有一點(diǎn)非常重要，就是在執(zhí)行過程不斷跟蹤檢查。跟蹤檢查也是多方面、全方位的。首先，最重要的是目標(biāo)分解后的各個小的作業(yè)的完成情況和里程碑檢查，比照沖刺總體目標(biāo)和計劃，檢查各塊工作進(jìn)展與計劃的偏差，及時采取措施，制定下一時段的滾動計劃，明確工作現(xiàn)狀和最后目標(biāo)的距離，告訴大家還有多遠(yuǎn)就能達(dá)到?jīng)_刺目標(biāo)；其次，過程的通報和戰(zhàn)地日報很重要，宣傳好的典型，督促進(jìn)展不好的工作組；第三，不斷強(qiáng)化沖刺的氛圍，不斷提醒和暗示所有團(tuán)隊成員，項目正處于攻堅沖刺階段。
　　以上五點(diǎn)措施，是階段攻堅沖刺所必需的，實(shí)踐中效果非常明顯。當(dāng)團(tuán)隊完成了沖刺目標(biāo)，整個項目也可能推進(jìn)到一個重要里程碑上，項目經(jīng)理可以組織一個場面宏大的慶功會之類的慶?；顒?，兌現(xiàn)沖刺的特別激勵，團(tuán)隊可以進(jìn)入簡短的調(diào)整期，節(jié)奏稍微舒緩一下，這就是所謂的文武之道，一張一弛。

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