綜合管理：IT應(yīng)用項目學(xué)習(xí)的“十二條軍規(guī)

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項目中的學(xué)習(xí)是一個典型的團(tuán)隊學(xué)習(xí)過程，如果能夠充分利用項目帶來的團(tuán)隊合作學(xué)習(xí)的機(jī)會，不僅有利于提高項目的成功率，而且有利于提高組織的整體實力。
　　對于大型綜合性IT應(yīng)用系統(tǒng)（如ERP、CRM、SCM等）實施項目而言，知識轉(zhuǎn)移是一個重要的關(guān)鍵成功因素。
　　也就是說，項目中各類參與者都要在有限的時間內(nèi)，學(xué)習(xí)新的知識，掌握新的技能，例如最終用戶要學(xué)會正確操作一個新的系統(tǒng)，以便能夠保證新系統(tǒng)順利運(yùn)作；關(guān)鍵用戶要學(xué)會項目實施與優(yōu)化的過程、方法和系統(tǒng)配置，以便將來可以“以我為主”對系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化和升級；技術(shù)人員要學(xué)會掌握新系統(tǒng)的軟硬件特性以及開發(fā)技巧，以便能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行管理、維護(hù)、解決出現(xiàn)的各種問題，以及根據(jù)用戶的需要，進(jìn)行報表、輸入輸出、接口、增強(qiáng)功能程序的開發(fā)等；項目管理人員要學(xué)會管理大型跨部門的復(fù)雜項目的技巧，以便將來推行其他IT應(yīng)用系統(tǒng)甚至其他項目等。如果哪一個環(huán)節(jié)沒有很好地掌握，都有可能使企業(yè)IT應(yīng)用項目陷于失敗或不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
　　同樣，類似的合作項目對于企業(yè)而言，也是一次良好的學(xué)習(xí)機(jī)會。因為大多數(shù)IT應(yīng)用系統(tǒng)都需要聘請專業(yè)的實施顧問公司或機(jī)構(gòu)，而且不僅涉及到技術(shù)，還包括業(yè)務(wù)流程與運(yùn)作體系、崗位、考核以及組織結(jié)構(gòu)調(diào)整等方方面面的內(nèi)容，同時，項目組也包括了企業(yè)內(nèi)部不同部門的骨干，他們在一起工作可以促進(jìn)不同部門之間的交流，有利于解決一些跨部門的深層次問題。
　　總之，項目中的學(xué)習(xí)是一個典型的團(tuán)隊學(xué)習(xí)過程，如果能夠充分利用項目帶來的團(tuán)隊合作學(xué)習(xí)的機(jī)會，不僅有利于提高項目的成功率，而且有利于提高組織的整體實力。
　　例如，聯(lián)想集團(tuán)1998－2000年在國內(nèi)率先成功地實施了SAPR／3系統(tǒng)，并通過合作學(xué)習(xí)，掌握了系統(tǒng)實施和優(yōu)化的方法論，不僅具備了自主管理與優(yōu)化系統(tǒng)的能力———2000年以后，聯(lián)想相關(guān)部門和人員完全自主地對該系統(tǒng)進(jìn)行了推廣與優(yōu)化，而且培養(yǎng)了一支復(fù)合型人才隊伍，開辟了一個新的業(yè)務(wù)方向－－2000年，聯(lián)想正式成立IT應(yīng)用服務(wù)事業(yè)部，對外提供包括ERP實施等項內(nèi)容的服務(wù)項目。因此，必須加強(qiáng)對項目合作中的學(xué)習(xí)的研究。
　　本文基于筆者作為項目管理者深入?yún)⑴c多個ERP項目所獲得的第一手資料和對相關(guān)人員的訪談（主要是客戶企業(yè)的項目經(jīng)理層人員和實施顧問），提出了強(qiáng)化合作學(xué)習(xí)的十二條策略。
　　1.整體把握。很多企業(yè)都是第一次實施大型的IT應(yīng)用系統(tǒng)，對整個項目的進(jìn)程缺乏整體了解，因此也就無法預(yù)知實施項目所需的各種知識和技能，缺乏明確的學(xué)習(xí)目標(biāo)。這樣在項目進(jìn)展過程中，缺乏學(xué)習(xí)的主動性和有效規(guī)劃與管理，使學(xué)習(xí)的效率大打折扣。
　　2.明確分工與職責(zé)。項目參與者有不同的分工與職責(zé)，因而需要具備不同的技巧，只有分工明確、崗位職責(zé)清晰，才能有明確的學(xué)習(xí)目標(biāo)。因此，在項目開始之前，要保證各類人員到位，并列出各自的技能差異，制定明確的學(xué)習(xí)計劃。
　　3.注重方法論的學(xué)習(xí)。對于任何一項知識，不能停留在“知道是什么”（know－what）的層次上，還必須深入了解“知道如何做”（know－h(huán)ow）和“知道為什么”（know－why）。只有做到“知其然，知其所以然”，才能保證充分的知識與技能轉(zhuǎn)移，才能實現(xiàn)真正的學(xué)習(xí)。因此，要善于重視方法論的學(xué)習(xí)。
　　4.營造信任、保持開放。信任是合作學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。如果缺乏必要的信任，不僅談不上相互學(xué)習(xí)，甚至連最起碼的合作都會問題重重。同時，保持一個開放的心態(tài)和氛圍，也是合作學(xué)習(xí)發(fā)生的必備條件，如果彼此封閉，合作學(xué)習(xí)將無從發(fā)生。
　　因此，要善于營造一個信任、開放的環(huán)境，讓大家在共同的目標(biāo)下，做到互惠互利，保證學(xué)習(xí)能夠順利發(fā)生。在ERP項目中，實施顧問和客戶企業(yè)參與人員之間其實天然存在著相互學(xué)習(xí)的位勢。一方面，實施顧問對于系統(tǒng)非常了解，有著豐富的項目經(jīng)驗，但他們往往對于特定企業(yè)的歷史、文化、人際關(guān)系、業(yè)務(wù)流程以及管理體系等缺乏深入的理解，而為了實現(xiàn)系統(tǒng)的最佳配置，就需要雙方共同努力，相互學(xué)習(xí)。
　　當(dāng)然，客觀上看，客戶企業(yè)向咨詢顧問學(xué)習(xí)可能顯得更加明顯。但不可否認(rèn)，一個優(yōu)秀的顧問也是在不斷向不同的客戶進(jìn)行學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上成長起來的。
　　因此，保持信任和開放對于雙方都是有利的。有些顧問出于種種目的不愿意進(jìn)行知識轉(zhuǎn)移，其實只能招致客戶的反感。當(dāng)然，客戶企業(yè)也要尊重對方的知識產(chǎn)權(quán)和知識的價值。
　　5.保持充分的培訓(xùn)。在項目實施過程中，培訓(xùn)是一種重要的知識傳遞方式，要保證進(jìn)行全方位的充分的培訓(xùn)，為此需要制定周密的培訓(xùn)計劃，明確各部分參與者的培訓(xùn)需求，編制好培訓(xùn)教材，選擇良好的培訓(xùn)講師，進(jìn)行有針對性的設(shè)計，并創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，保證培訓(xùn)的效果。
　　6.發(fā)揮個體的主動性。對于很多項目而言，大多數(shù)人員可能是臨時從各個部門抽調(diào)過來的，因此，很多人還承擔(dān)著日常的工作，如果得不到業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，他們將會對項目上的工作缺乏足夠的責(zé)任心與熱情。從另外一個方面來說，如果一個人不愿意學(xué)習(xí)，即使有了再好的環(huán)境，學(xué)習(xí)也不會發(fā)生。因此，要充分發(fā)揮個體的主動性。
　　7.促進(jìn)人際之間的交流。經(jīng)驗表明，大多數(shù)隱性知識的傳遞不是發(fā)生在正式的課堂上，而是在于日常的人際交流之中，尤其是一些非正式的交流。因此，要保持項目組成員之間良好的人際關(guān)系，進(jìn)行合署辦公，并增加一些非正式的交流活動，和寬松的工作環(huán)境，培養(yǎng)彼此之間的信任與熟識，促進(jìn)知識與信息的交流。
　　8.從解決問題中學(xué)習(xí)。解決問題是一種直接而有效的學(xué)習(xí)方式，在項目中可以通過會議、研討等方式，對一些問題進(jìn)行深入分析和研討，藉此來進(jìn)行學(xué)習(xí)。同時，要注意及時進(jìn)行總結(jié)，在項目進(jìn)行中留出專門的總結(jié)時間。
　　9.充足的時間保證。大多數(shù)IT應(yīng)用項目都是時間緊、任務(wù)重、目標(biāo)高，這可能是由于很多項目發(fā)動者（往往是信息技術(shù)部門）為了使企業(yè)決策者批準(zhǔn)這些項目而不得不夸大目標(biāo)、壓縮時間和成本的一個直接后果。在這種情況下，項目組成員往往被項目工作（有時候還要承擔(dān)日常工作）壓得疲于應(yīng)付，根本沒有時間和精力進(jìn)行深入而系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。因此，把學(xué)習(xí)當(dāng)做項目的一項組成部分，給項目組成員留下充足的時間保證，是提高學(xué)習(xí)效率和效果的重要策略。
　　10.必要的知識基礎(chǔ)和合作方的知識實力。有人認(rèn)為，背景知識是區(qū)分專家和生手的重要因素之一。如果不具備一定的基礎(chǔ)知識，就難以有效學(xué)習(xí)。而基礎(chǔ)知識的獲得，需要經(jīng)過特定的教育和共同實踐。這也就是為什么企業(yè)內(nèi)部的發(fā)明和創(chuàng)造“墻里開花墻外香”的原因。同時，選擇一個合適的合作伙伴是項目成功的關(guān)鍵。如果企業(yè)聘請的實施顧問公司缺乏足夠的實力，就難以保證問題的高效解決、服務(wù)的質(zhì)量，也難以學(xué)到什么東西。
　　11.文檔與知識管理。文檔是固化的知識，是顯性知識的重要載體，因此，良好的文檔管理是優(yōu)秀項目的重要標(biāo)志，也是記錄和管理知識的重要形式。同樣，組織良好的文檔和知識管理系統(tǒng)，對于企業(yè)而言，也是一個很好的學(xué)習(xí)資源。
　　12.工作與協(xié)作環(huán)境。適宜的物理環(huán)境是高效工作與學(xué)習(xí)的重要條件。同時，需要通過必要的技術(shù)工具使用，來強(qiáng)化工作與學(xué)習(xí)效果，例如通過應(yīng)用群件系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，可以實現(xiàn)信息與知識的更方便、快捷的獲取、創(chuàng)造與交流，有利于員工迅速找到所需的知識資源和專業(yè)人員。
　　總之，在IT項目中，通過合作學(xué)習(xí)的機(jī)會非常多，大多數(shù)項目即使不刻意規(guī)劃和管理、推進(jìn)學(xué)習(xí)，成員之間的學(xué)習(xí)也會自然而然地發(fā)生。但那樣的話，就無法充分利用這次難得的學(xué)習(xí)機(jī)會，無法充分發(fā)揮學(xué)習(xí)的功效。因此，希望企業(yè)珍視難得的學(xué)習(xí)良機(jī)，把學(xué)習(xí)作為一個“杠桿”，讓知識、技能的捕獲與交流、使用給企業(yè)的運(yùn)作與管理帶來直接的收益，充分發(fā)揮企業(yè)在IT應(yīng)用項目上的投資?？荚嚧缶庉嬚?