企業(yè)信息化工程的組織管理體系

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　　企業(yè)信息化工程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程[ 1 ] ,涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)部門,沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu)是很難推動(dòng)企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程的。 鑒于此,企業(yè)信息化工程的組織管理體系引起了國(guó)內(nèi)外專家學(xué)者的關(guān)注[ 2 - 3 ] .

　　在早期的信息系統(tǒng)建設(shè)中,基本上沒(méi)有什么專門的負(fù)責(zé)企業(yè)信息化建設(shè)的組織機(jī)構(gòu),只是由計(jì)算機(jī)應(yīng)用的部門指定幾個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的管理、應(yīng)用或開(kāi)發(fā)。 目前已有不少企業(yè)有了主管計(jì)算機(jī)應(yīng)用的部門,如設(shè)置有計(jì)算機(jī)室、計(jì)算機(jī)所、計(jì)算機(jī)中心或信息中心等。 盡管如此,這些部門仍然難以承擔(dān)企業(yè)信息化工程的重任。 這是因?yàn)椋?/p>

　　計(jì)算機(jī)室大多隸屬于企業(yè)內(nèi)部的某一部門,處于組織機(jī)構(gòu)底層的計(jì)算機(jī)室是不可能讓其它部門配合工作的,因而這種組織模式要完成整個(gè)企業(yè)信息化的規(guī)劃、實(shí)施與維護(hù)是顯然不可能的。 計(jì)算機(jī)所這種組織形式有的還隸屬于某一部門,有的雖與部門同級(jí),但其工作任務(wù)大多定位于企業(yè)的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)與服務(wù),難以從企業(yè)全局的高度來(lái)規(guī)劃和管理企業(yè)的信息化建設(shè)。 計(jì)算機(jī)中心比計(jì)算機(jī)所涉及的業(yè)務(wù)范圍又有擴(kuò)大,但不少企業(yè)的計(jì)算機(jī)中心是將分散在各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)人員集中起來(lái),為集中管理整個(gè)企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、避免資金的重復(fù)投入和資源的浪費(fèi)而成立的,而且很多是隸屬于企業(yè)的技術(shù)系統(tǒng),這樣的計(jì)算機(jī)中心是計(jì)算機(jī)及其應(yīng)用人員的匯集,仍難以完成整個(gè)企業(yè)信息的規(guī)劃、實(shí)施與維護(hù)的重任。 信息中心這種組織形式表明企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)已經(jīng)有了比較清楚的認(rèn)識(shí),重視程度也比較高,信息中心一般都與部門同級(jí),并且基本上都承擔(dān)了整個(gè)企業(yè)信息的規(guī)劃、實(shí)施與維護(hù)的任務(wù)。 但是,即便這樣,信息中心要真正承擔(dān)起企業(yè)信息化建設(shè)的重任,還是有很大的難度。 因?yàn)?企業(yè)尤其是國(guó)有大中型企業(yè),部門各自為政的現(xiàn)象比較嚴(yán)重,要讓一個(gè)同級(jí)別的部門來(lái)“干涉”自己的工作,是難以“忍受”的。這讓信息中心的工作仍然不好開(kāi)展。

　　鑒于上述種種原因,筆者提出一種企業(yè)信息化工程的組織管理體系,供進(jìn)行信息化建設(shè)的企業(yè)參考。

　　1　企業(yè)信息化工程的組織結(jié)構(gòu)

　　作者在總結(jié)多年企業(yè)信息化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,提出了如圖1所示的企業(yè)信息化工程組織結(jié)構(gòu)。

　　企業(yè)信息化工程是“一把手工程”[ 4 ] ,要真正把企業(yè)的信息化建設(shè)搞好,必須有高層領(lǐng)導(dǎo)的親自參與。 因此,圖1的組織體系中,把企業(yè)的“一把手”（可能是總裁、總經(jīng)理,也可能是廠長(zhǎng),這里統(tǒng)稱CEO, Chief Executive Officer）放在首位。

　　在信息中心上面增設(shè)了一個(gè)信息副總裁,同時(shí)兼有信息主管（ chief information officer, CIO）和知識(shí)主管（ chief knowledge officer, CKO）的職責(zé)。 該信息副總裁與其他副總裁的地位相等,僅低于總裁。

　　為便于與其它副總裁的工作協(xié)調(diào),企業(yè)還應(yīng)設(shè)立一個(gè)企業(yè)信息化工程領(lǐng)導(dǎo)小組,由CEO 親自擔(dān)任組長(zhǎng),信息副總裁擔(dān)任副組長(zhǎng),其他副總裁和總工程師等高層領(lǐng)導(dǎo)都是領(lǐng)導(dǎo)小組成員,信息副總裁來(lái)負(fù)責(zé)日常事務(wù),這樣,既突出了“一把手”的領(lǐng)導(dǎo)和決策作用,又有具體負(fù)責(zé)的具有相當(dāng)職權(quán)和地位的信息副總裁來(lái)負(fù)責(zé)具體事務(wù),還可以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證信息化工作的權(quán)威性和受重視的程度。 領(lǐng)導(dǎo)小組在企業(yè)信息化過(guò)程中,要擔(dān)當(dāng)起信息化組織和協(xié)調(diào)的作用,制定企業(yè)信息化的總方針和政策,并組織專門人員制定企業(yè)信息化的總體規(guī)劃和分階段的實(shí)施方案。

　　信息副總裁主管的信息中心或信息管理處作為企業(yè)信息化工程的管理部門和實(shí)施部門,具體負(fù)責(zé)企業(yè)信息化工程的各種具體事務(wù)并兼有企業(yè)信息化工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的職能。 信息中心與其他部門同級(jí),即相當(dāng)于一個(gè)部級(jí)機(jī)構(gòu),以便開(kāi)展工作。

　　除信息中心之外,還應(yīng)設(shè)立一個(gè)企業(yè)信息化工程專家組,從技術(shù)的角度對(duì)企業(yè)信息化工程把關(guān)。 該專家組的成員應(yīng)包括企業(yè)有關(guān)方面的技術(shù)專家,此外還應(yīng)包括一些從高校、科研單位、IT公司外聘的專家,讓他們以第三者的身份,從一個(gè)比較高的高度和公正、客觀的立場(chǎng),為企業(yè)的信息化建設(shè)出謀劃策。

　　由于信息副總裁和信息中心是企業(yè)信息化工程實(shí)施的關(guān)鍵人物和部門,下面詳細(xì)論述其工作職責(zé)。

　　2　信息副總裁的職責(zé)

　　這里的信息副總裁兼有信息主管和知識(shí)主管兩種任務(wù)。 之所以將這兩種任務(wù)由一個(gè)信息副總裁來(lái)兼任,有以下兩方面的原因： 1）雖然信息主管和知識(shí)主管的任務(wù)各有側(cè)重,但知識(shí)和信息有密不可分的關(guān)系,知識(shí)要轉(zhuǎn)化為信息,為企業(yè)更多的相關(guān)人員使用,普通的信息又要進(jìn)一步提煉為知識(shí),為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值,將信息主管和知識(shí)主管的任務(wù)由同一個(gè)人來(lái)兼任,對(duì)兩者的相互轉(zhuǎn)化和利用更為有利。 2）目前大多數(shù)企業(yè)對(duì)信息管理和知識(shí)管理的重視程度都還不夠,分別設(shè)立兩個(gè)職位,會(huì)認(rèn)為其工作任務(wù)不夠明確和飽滿。 采用這種折中的辦法,既有利于企業(yè)的信息化建設(shè),又能使企業(yè)的知識(shí)管理工作開(kāi)展起來(lái)。 當(dāng)然,在條件許可的大型企業(yè),如果信息主管和知識(shí)主管的任務(wù)都很重,也可以安排兩個(gè)人來(lái)分別承擔(dān)信息主管和知識(shí)主管的工作。

　　信息主管與知識(shí)主管的工作重點(diǎn)應(yīng)該說(shuō)是有區(qū)別的[ 5 ] . 信息主管主要負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)規(guī)劃、建設(shè)和運(yùn)行,以支持企業(yè)的戰(zhàn)略與組織變革。 而知識(shí)主管則具體協(xié)調(diào)知識(shí)管理項(xiàng)目、管理文化的培育與變革。 因而,身兼上述兩職的信息副總裁的具體工作職責(zé)應(yīng)該包含這兩方面的內(nèi)容,具體如下：

　　1） 作為信息主管負(fù)責(zé)企業(yè)的信息化建設(shè)信息副總裁要從總體上負(fù)責(zé)企業(yè)信息政策、信息標(biāo)準(zhǔn)、信息程序方法的制定,并對(duì)企業(yè)信息資源進(jìn)行管理和控制。 要完成這樣的任務(wù),要求信息主管[ 6 ] ：

　　①地位：副總裁級(jí),在某些方面比其它副總裁具有更大的權(quán)力和整體協(xié)調(diào)能力,但又要有很強(qiáng)的為其它業(yè)務(wù)部門服務(wù)的意識(shí)。 理論上,信息主管直接對(duì)企業(yè)總裁負(fù)責(zé)。

　?、谒刭|(zhì)：既懂管理、又懂業(yè)務(wù),還懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才,具有深刻的技術(shù)洞察力,善于學(xué)習(xí),通曉信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)理論的新發(fā)展,知道如何選擇適合于本企業(yè)的信息技術(shù)。 對(duì)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、開(kāi)發(fā)和運(yùn)行具有充分的領(lǐng)導(dǎo)能力和協(xié)調(diào)能力,以使企業(yè)在快速變化和激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持活力。

　?、勐氊?zé)：確定企業(yè)的信息政策,規(guī)劃企業(yè)的信息化建設(shè),使之對(duì)企業(yè)的整體優(yōu)化運(yùn)行提供最大支持；組織實(shí)施企業(yè)信息化工程,協(xié)調(diào)各部門之間在信息方面的關(guān)系；對(duì)企業(yè)的信息資源進(jìn)行管理和控制；對(duì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和軟、硬件的穩(wěn)定運(yùn)行負(fù)責(zé)；監(jiān)督信息系統(tǒng)的利用率,確保投資有效；對(duì)信息方面的人才進(jìn)行培訓(xùn)和教育,保證留住人才,用好人才；確定企業(yè)信息化中的哪些部分需要自行開(kāi)發(fā),哪些部分需要合作開(kāi)發(fā),哪些部分需要對(duì)外承包。 拍板決定信息系統(tǒng)硬軟件的選型和配置,選擇合作伙伴；對(duì)信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行負(fù)責(zé),既要充分宣傳企業(yè),使感興趣的用戶能方便地獲取他們所需的信息,又要保證企業(yè)的核心機(jī)密不要泄露出去,以免給企業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失。 同時(shí),還要保證“信息垃圾”不要進(jìn)入企業(yè)的信息系統(tǒng)。

　　④個(gè)性：超群的領(lǐng)導(dǎo)能力,善于溝通,高超的人際交往能力,優(yōu)秀的判斷力,有戰(zhàn)略眼光,樂(lè)于與同事建立合作關(guān)系。

　　可以看出,信息化企業(yè)的良好運(yùn)行對(duì)信息主管提出了很高的要求,企業(yè)應(yīng)該尋找或下氣力培養(yǎng)這方面的人才。

　　2） 作為知識(shí)主管負(fù)責(zé)企業(yè)的知識(shí)管理工作信息副總裁作為知識(shí)主管還要組織知識(shí)的創(chuàng)造、發(fā)明和傳播的最大化,將企業(yè)的知識(shí)變成企業(yè)的效益。具體說(shuō)就是：建立和造就一個(gè)能夠促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識(shí)和信息共享的環(huán)境,使每個(gè)人都認(rèn)識(shí)到知識(shí)共享的好處,并為企業(yè)的知識(shí)庫(kù)做貢獻(xiàn)；監(jiān)督保證知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的質(zhì)量和深度；保證知識(shí)庫(kù)與企業(yè)的發(fā)展一致；保證知識(shí)庫(kù)設(shè)施的正常運(yùn)行；加強(qiáng)知識(shí)集成,產(chǎn)生新的知識(shí),促進(jìn)知識(shí)共享的進(jìn)程[ 6 ] .

　　在信息副總裁兼任知識(shí)主管時(shí)要特別注意不要把知識(shí)主管和信息主管這兩種職責(zé)混為一談,按道理,知識(shí)主管的地位比信息主管還要高一些,位于CEO 和C IO之間。 知識(shí)主管的作用應(yīng)該超出信息技術(shù)的范圍,包括諸如培訓(xùn)、技能、獎(jiǎng)勵(lì)、戰(zhàn)略等。 創(chuàng)新和集體創(chuàng)造力的培養(yǎng)是知識(shí)主管的工作重點(diǎn)。

　　知識(shí)主管應(yīng)該是一位善于思考的人,富有創(chuàng)造性,能適應(yīng)探索性和挑戰(zhàn)性強(qiáng)的工作。

　　3） 作為身兼兩職的信息副總裁,既要兼顧各自的工作重點(diǎn),又要注意兩者工作的結(jié)合。

　　3　信息中心的職責(zé)

　　信息中心是企業(yè)信息化工作的管理部門和信息化具體工作的實(shí)施部門。 信息中心在信息化實(shí)施和運(yùn)作過(guò)程中發(fā)揮著以下重要作用：

　　1） 協(xié)助信息副總裁編制企業(yè)信息化工作規(guī)劃,作好信息化工作的計(jì)劃、管理、協(xié)調(diào)和推動(dòng)工作,并安排資金使用計(jì)劃；

　　2） 通過(guò)企業(yè)自籌或貸款為企業(yè)信息化提供資金渠道,負(fù)責(zé)資金使用計(jì)劃的具體落實(shí)；

　　3） 組織、參與制定企業(yè)信息化的有關(guān)制度,監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)信息技術(shù)的應(yīng)用成果的驗(yàn)收、鑒定、上報(bào)和推廣；

　　4） 組織、參與各類應(yīng)用軟件和應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和管理；

　　5） 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部和外部的信息交流和技術(shù)交流；

　　6） 組織、參與企業(yè)基本信息設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和信息服務(wù)工作,并對(duì)企業(yè)人員培訓(xùn)提供協(xié)助。

　　不難看出,信息中心不是單純的技術(shù)服務(wù)部門,而是在信息副總裁直接領(lǐng)導(dǎo)下的對(duì)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的主線———信息流進(jìn)行管理的部門。 它既需要從生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、供銷等業(yè)務(wù)職能部門獲取原始數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析處理,又要將信息處理的結(jié)果反饋給這些部門,以供其在決策時(shí)作依據(jù)或參考。 信息中心本身與這些業(yè)務(wù)職能部門相獨(dú)立,但是其信息內(nèi)容與它們緊密相關(guān)。 所以要與企業(yè)的各部門機(jī)構(gòu)保持充分的聯(lián)系和溝通,以便為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息環(huán)境。

　　鑒于信息中心的戰(zhàn)略地位和作用,對(duì)信息中心人員的素質(zhì)提出了很高的要求。 1）在技術(shù)知識(shí)方面,信息中心的人員必須熟練掌握有關(guān)的信息技術(shù)知識(shí),并靈活運(yùn)用到自己的工作實(shí)踐當(dāng)中,及時(shí)了解信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用情況,不斷更新拓展自己的知識(shí)面。 2）在業(yè)務(wù)知識(shí)方面,信息中心的人員必須了解有關(guān)本企業(yè)本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)及其他相關(guān)的業(yè)務(wù)基本知識(shí),并且對(duì)經(jīng)濟(jì)管理、社會(huì)學(xué)的基本知識(shí)有—定認(rèn)識(shí)以便在與各類人員交往時(shí),能夠良好地組織語(yǔ)言和詢問(wèn)內(nèi)容。3）在工作能力方面,信息中心的人員能夠獨(dú)立而有效地解決各種技術(shù)問(wèn)題,以滿足信息處理、分析研究和服務(wù)的要求。 4）還要有一定的組織協(xié)調(diào)能力,能夠組織協(xié)調(diào)各方面的人員共同完成工作。 5）為了作好與人員的溝通交往,一定的文字和口頭表達(dá)能力也是信息中心人員必備的。 6）在職業(yè)道德方面,信息中心的人員應(yīng)該具備高度的責(zé)任感、完成工作的認(rèn)真態(tài)度,并遵守國(guó)家法律和相關(guān)制度,有良好的信息保密意識(shí)。

　　對(duì)于以管理、開(kāi)發(fā)、服務(wù)相結(jié)合為模式的信息中心來(lái)說(shuō),其機(jī)構(gòu)可作如下設(shè)置：由綜合管理、系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行管理、情報(bào)及知識(shí)管理、標(biāo)準(zhǔn)化及信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等部門組成。 可根據(jù)企業(yè)大小和具體情況將其設(shè)置為科室或部門,也可以什么都不設(shè),直接由信息中心安排相應(yīng)的人負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作,以方便動(dòng)態(tài)調(diào)整。 各部門的具體工作職責(zé)如下：

　　1） 綜合管理部門：承擔(dān)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室工作、企業(yè)信息化日常事務(wù)的管理和處理,企業(yè)信息化工程規(guī)劃及信息化所需資金的籌集和使用計(jì)劃的安排。

　　2） 系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行管理部門：負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部通信網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)等工作,使企業(yè)信息交流順暢；負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)和網(wǎng)頁(yè)的信息更新和維護(hù)；負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的硬件和相關(guān)設(shè)備的選型、引進(jìn)、安裝及維護(hù),使企業(yè)信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)；負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)常用軟件的選型、購(gòu)買、安裝使用及維護(hù)；負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)公共數(shù)據(jù)的更改和日常維護(hù)；負(fù)責(zé)已建信息系統(tǒng)的日常維護(hù)；負(fù)責(zé)小型應(yīng)用軟件和應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)；負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的安全和保密管理。

　　3） 情報(bào)及知識(shí)管理部門：負(fù)責(zé)跟蹤采集與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的宏觀經(jīng)濟(jì)信息、微觀經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、市場(chǎng)信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等信息,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆治鎏幚?為企業(yè)決策人員提供重要依據(jù)；組織基層組織或機(jī)構(gòu)作好信息的采集、加工、分析、使用等工作；負(fù)責(zé)知識(shí)管理制度和體系的建立、規(guī)劃與管理,促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新體制的形成。

　　4） 標(biāo)準(zhǔn)化部門：企業(yè)信息化工程的實(shí)施應(yīng)該有統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn),這是實(shí)現(xiàn)信息集成最基本的條件。 標(biāo)準(zhǔn)化部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立以及編碼的制定與維護(hù)等工作。

　　5） 信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門：計(jì)算機(jī)人才充足的企業(yè),可以設(shè)置信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門進(jìn)行部分小型應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā),但是不主張企業(yè)自行開(kāi)發(fā)ERP之類的大型軟件。 企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),應(yīng)具有業(yè)務(wù)外包的思想,把不是自己特長(zhǎng)或自己做起來(lái)比較勉強(qiáng)的業(yè)務(wù)外包出去。 否則,很可能是企業(yè)多的錢花了,多的時(shí)間花了,效果卻不理想,食之無(wú)味,棄之可惜。

　　4　結(jié)　論

　　一個(gè)強(qiáng)有力的組織管理體系是企業(yè)信息化工程獲得成功并取得效益的基本保障。 筆者提出的組織管理體系已被一些國(guó)有大中型企業(yè)所采用,對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)起到了很大的促進(jìn)作用。

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 碧森尤信 出自：李奔波,張旭梅