泛普OA軟件ThinkOne之項(xiàng)目文檔管理軟件

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泛普OA軟件泛普OA系統(tǒng)之項(xiàng)目文檔管理軟件
 

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項(xiàng)目型業(yè)務(wù)的企業(yè)，往往存在大量的項(xiàng)目。項(xiàng)目文檔，作為項(xiàng)目的知識沉淀，在項(xiàng)目過程各個(gè)環(huán)節(jié)都非常重要。項(xiàng)目過程中，需要分權(quán)限進(jìn)行項(xiàng)目文檔協(xié)作；項(xiàng)目完結(jié)，需要?dú)w檔項(xiàng)目關(guān)鍵文檔，集中統(tǒng)一進(jìn)行管理。
 

1   存在的問題
 
傳統(tǒng)項(xiàng)目文檔管理的過程中容易出現(xiàn)如下問題：
 •
項(xiàng)目歸檔文檔不規(guī)范，易遺漏
 
每個(gè)項(xiàng)目需要按照要求組織文件，各個(gè)階段需要提交指定的文檔，文檔有固定的格式要求，以及保密性要求。這些要求靠項(xiàng)目經(jīng)理手工處理，容易遺漏出錯(cuò)。
 
•
不方便根據(jù)文檔查看項(xiàng)目進(jìn)度
 
項(xiàng)目各階段提交的關(guān)鍵文檔，不能清晰展現(xiàn)，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況
 
•
溝通不暢，工作效率低下
 
一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段到驗(yàn)收階段，會產(chǎn)生各種各樣的文檔，包括項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙、開工報(bào)告、完工報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)表等，以傳統(tǒng)書面形式層層傳遞，反復(fù)修改、一式多份、來回傳送，不但延誤時(shí)間，而且大大增加管理成本。
 
•
項(xiàng)目資料難以查閱和重新利用
 
項(xiàng)目在實(shí)施過程中所產(chǎn)生的各種結(jié)論性文檔（驗(yàn)收報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、結(jié)算報(bào)告等），圖紙文檔（設(shè)計(jì)圖紙）以及項(xiàng)目成員的溝通記錄等，這些相關(guān)信息都是項(xiàng)目的知識財(cái)富。但是目前現(xiàn)狀是：這些資料分散而凌亂，而且經(jīng)常出現(xiàn)丟失的情況，項(xiàng)目資料的查找和重新利用存在很大的障礙。
 
•
項(xiàng)目資料的安全問題
 
機(jī)密的項(xiàng)目文檔如何進(jìn)行安全管理，防止無權(quán)限的項(xiàng)目用戶調(diào)用查看后帶走，如何保證文檔資料的安全性，是項(xiàng)目文檔管理過程中的另一問題。
 

2   易度項(xiàng)目文檔管理解決方案
 
針對項(xiàng)目文檔管理存在的現(xiàn)狀，易度提供了基于項(xiàng)目管理的協(xié)作型文檔管理解決方案。采用專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)作為底層，對項(xiàng)目管理過程中發(fā)生的所有電子資料進(jìn)行全面的管理。同時(shí)，我們提供專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，可以更全面的解決項(xiàng)目管理的問題。“易度文檔”作為“易度項(xiàng)目”的一個(gè)主要模塊，幫助解決文檔管理和項(xiàng)目管理的雙重難題。
 

2.1   項(xiàng)目全生命周期流程
 
項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收有嚴(yán)格的管理控制審批流程，這個(gè)流程周期長，涉及人員多。易度的項(xiàng)目文檔管理解決方案，可以方便對項(xiàng)目的全生命周期進(jìn)行流程跟進(jìn):
 •網(wǎng)上在線自動(dòng)進(jìn)行項(xiàng)目的申報(bào)，包括申報(bào)經(jīng)費(fèi)、關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目參與人員、需要提交的文檔清單等
 •處理完畢，自動(dòng)通知項(xiàng)目立項(xiàng)的申報(bào)人
 •立項(xiàng)通過，自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)協(xié)作空間，自動(dòng)設(shè)置項(xiàng)目協(xié)作空間的人員、預(yù)算、計(jì)劃等信息
 •驗(yàn)收完畢，自動(dòng)將項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)協(xié)作空間關(guān)閉，項(xiàng)目組解散，同時(shí)將項(xiàng)目關(guān)鍵文件歸檔
 

2.2   項(xiàng)目協(xié)作空間
 
易度項(xiàng)目文檔管理解決方案，在網(wǎng)絡(luò)上為項(xiàng)目組成員提供了一個(gè)項(xiàng)目工作空間，提供了消息、計(jì)劃任務(wù)、文件等多種溝通協(xié)作工具，極大的加強(qiáng)了項(xiàng)目組成員間的相互銜接。
 •
建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
 
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員，可以包括公司外的人員，從而讓協(xié)作打破公司疆界
 
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項(xiàng)目消息板
 
代替郵件進(jìn)行溝通，溝通結(jié)果自動(dòng)歸檔，方便日后追查
 
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項(xiàng)目計(jì)劃
 
項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)先規(guī)劃的項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)
 
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項(xiàng)目任務(wù)
 
項(xiàng)目執(zhí)行過程中，臨時(shí)需要處理的工作
 
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項(xiàng)目文檔
 
項(xiàng)目各種過程文檔的存放區(qū)域，包括階段性文檔和過程性文檔，提供編寫、版本管理、分享等全面的文檔協(xié)作功能
 

2.3   項(xiàng)目歸檔文件的管理
 
項(xiàng)目一旦結(jié)束，項(xiàng)目流程完結(jié)，項(xiàng)目存檔，項(xiàng)目流程中指定的階段性文檔，將自動(dòng)轉(zhuǎn)移到公司項(xiàng)目檔案管理區(qū)域，由公司進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
 •文檔分類，方便查找
 •文檔借閱審批
 •文檔統(tǒng)計(jì)
 

3   價(jià)值
 
使用易度項(xiàng)目文檔管理，給企業(yè)帶來如下價(jià)值：
 •加強(qiáng)了項(xiàng)目執(zhí)行過程的管控，減少風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生可能
 •集中、安全的管理好項(xiàng)目歸檔文件，方便項(xiàng)目知識的積累和利用
 •項(xiàng)目執(zhí)行過程的溝通協(xié)作更加順暢，工作效率更高