十步建立項目指標(biāo)

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如果說，幾乎所有的項目都有某個共性，那么這一共性就是它們都缺乏足夠的規(guī)劃。這一缺陷在項目管理的績效衡量規(guī)劃方面尤為明顯。收集績效衡量數(shù)據(jù)對項目管理辦公室 (PMO) 的員工來說常常是一種馬后炮行為，目的是匆忙應(yīng)對客戶或政府的各種要求。毫不夸張地講，這些要求不可小視。通常情況下，某個項目能否繼續(xù)進(jìn)行就要看能否成功地滿足這些要求。 

　　還是那句話，沒有多少項目管理辦公室或類似的機(jī)構(gòu)會投入足夠的時間和資金去開發(fā)有效的衡量指標(biāo)。其結(jié)果是，它們所用的衡量指標(biāo)多數(shù)情況下都毫無用處。 

　　企業(yè)中的經(jīng)理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標(biāo)符合該組織在信息方面的需求。然而在某個項目的整個過程中，尤其是在開始的階段，需要人們隨時對這個過程給予關(guān)注并不斷采取重要舉措。 

　　多數(shù)衡量舉措是在有了需求的情況之下才進(jìn)行的。這樣做的結(jié)果是，項目管理辦公室員工所獲得的衡量數(shù)據(jù)并不是他們需要的或希望得到的，因為在項目結(jié)束時或在未來如何運用衡量數(shù)據(jù)，事先沒有任何計劃、說明或總體方案。多數(shù)項目管理辦公室不是收集了太多的錯誤數(shù)據(jù)，就是采集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)有問題，或是采用了錯誤的衡量指標(biāo)來對數(shù)據(jù)進(jìn)行評估。 

　　為了杜絕以上這些問題的出現(xiàn)，為了確保有一套智能強(qiáng)大、反應(yīng)靈敏和行之有效的手段來收集和衡量相應(yīng)的績效數(shù)據(jù)，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。 

　　第一步，確定衡量的內(nèi)容 

　　完成這一首要也是最關(guān)鍵的步驟所花費的時間，可能比預(yù)想的要多得多。但是在最初的階段針對結(jié)束的狀態(tài)提前進(jìn)行規(guī)劃，可能會省去你數(shù)百個小時的返工時間，尤其是當(dāng)你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時候。某個項目管理辦公室在開始制定績效衡量指標(biāo)之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應(yīng)該如何去分析這些衡量數(shù)據(jù)。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對項目的正式需求進(jìn)行分析。如果立項正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標(biāo)。 

　　每個項目都必須全面徹底地實施這一用來定義和分析項目衡量指標(biāo)的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數(shù)據(jù)而不分析客戶需要什么產(chǎn)品和服務(wù)，或者對自己的分析結(jié)果秘而不宣而忽略了對數(shù)據(jù)的科學(xué)驗證，那么其結(jié)果將是適得其反。而企業(yè)要想成功地制定出一項內(nèi)容清晰、指導(dǎo)性強(qiáng)的衡量計劃，關(guān)鍵是要有管理層的有力領(lǐng)導(dǎo)和資金方面的大量投入。 

　　第二步，選擇衡量的方法 

　　在這個步驟中，企業(yè)最好是采用某些指導(dǎo)原則，如國際標(biāo)準(zhǔn)組織 (ISO) 模型。公司應(yīng)該從這些指導(dǎo)原則中選擇項目績效的衡量方法，它要么在項目開始時就已經(jīng)就位，要么日后隨著項目利益相關(guān)者的支持很快被采納。 

　　第三步，建立衡量的指標(biāo) 

　　要想獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和正確的分析報告，你需要關(guān)注以下三類指標(biāo)： 
本文轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟
　　績效衡量指標(biāo)。這些指標(biāo)顯示的是，在取得項目的預(yù)期結(jié)果方面，你的績效狀況如何。其中一個非常有用的績效衡量指標(biāo)是掙值管理 (EVM，Earned Value Management)。它綜合了項目的成本、項目的進(jìn)度和項目的績效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標(biāo)最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹(jǐn)慎地行事。現(xiàn)在盡管有一些很優(yōu)雅的衡量工具，但是用它們做大項目太昂貴，做小項目又太復(fù)雜。EVM 技術(shù)則對那些成本加固定費用的合同至關(guān)重要。 

　　經(jīng)營成果和客戶滿意度指標(biāo)。它們告訴你，在最終產(chǎn)品和內(nèi)部及外部客戶方面，項目的表現(xiàn)情況。可以從客戶滿意度調(diào)查和項目開始前及結(jié)束后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中獲得此類指標(biāo)數(shù)據(jù)。例如，可以衡量某個新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問題。 

　　流程指標(biāo)。例如：產(chǎn)品、服務(wù)或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。