項(xiàng)目管理:八步成功組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

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 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議將首次公布項(xiàng)目計(jì)劃，這在很大程度上決定了項(xiàng)目是否能夠圓滿完成。你應(yīng)該充分利用這個(gè)機(jī)會(huì)來(lái)給團(tuán)隊(duì)鼓勁，提出適當(dāng)?shù)钠谕?，并根?jù)時(shí)間和預(yù)算建立有助于項(xiàng)目順利完成的指導(dǎo)方針。如果沒有很好的準(zhǔn)備項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，則會(huì)從一開始就給項(xiàng)目的順利進(jìn)行埋下隱患。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議一旦完成，應(yīng)確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有成員均達(dá)成共識(shí)、目標(biāo)一致。會(huì)前的準(zhǔn)備工作決定了項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議能否取得良好的效果。

第一步：明確項(xiàng)目目標(biāo)和最終交付成果明確這些問題將有助于確定項(xiàng)目的人員配置和項(xiàng)目計(jì)劃，把它們寫下來(lái)，然后和項(xiàng)目所有者進(jìn)行確認(rèn)。

第二步：明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其責(zé)任項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和具體類型決定了完成項(xiàng)目所需要的資源。確保項(xiàng)目運(yùn)行所必需的資源包括4個(gè)主要類別：運(yùn)行、行政輔助、管理、技術(shù)。

制定一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)絡(luò)表，包括以下幾項(xiàng)：姓名、職責(zé)、部門、位置、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子郵件地址。這個(gè)聯(lián)絡(luò)表隨后將發(fā)給團(tuán)隊(duì)各成員。

第三步：制定項(xiàng)目假設(shè)清單項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員必須要清楚地知道關(guān)于項(xiàng)目的主要假設(shè)。例如，要說(shuō)明這樣一條假設(shè)：由項(xiàng)目經(jīng)理選擇的團(tuán)隊(duì)成員，一旦確定參與項(xiàng)目，就要確保項(xiàng)目的成功完成。這條假設(shè)意味著，團(tuán)隊(duì)成員的首要職責(zé)是完成項(xiàng)目分配的任務(wù)，他們必須嚴(yán)格履行職責(zé)以確保項(xiàng)目的成功完成。

第四步：制定初步項(xiàng)目計(jì)劃提前制定項(xiàng)目計(jì)劃，確定要完成的任務(wù)、具體職責(zé)以及時(shí)間進(jìn)度安排，這樣會(huì)節(jié)省許多時(shí)間。制定計(jì)劃的整個(gè)過(guò)程將有助于確認(rèn)是否有運(yùn)行項(xiàng)目所需的全部資源，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，確定具體任務(wù)和重要環(huán)節(jié)的時(shí)間進(jìn)度。

用你需要的一切資源來(lái)完成初步項(xiàng)目計(jì)劃的制定。確保在進(jìn)行項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議時(shí)，已經(jīng)擬定了初步的項(xiàng)目計(jì)劃。這樣做將會(huì)節(jié)省時(shí)間，并且項(xiàng)目也會(huì)更快地運(yùn)行起來(lái)。


要知道此時(shí)項(xiàng)目計(jì)劃并不是就完全確定了。事實(shí)上，項(xiàng)目計(jì)劃也不該被定死，直至開了項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，這個(gè)計(jì)劃也僅僅是個(gè)公布的草案。一旦組建好團(tuán)隊(duì)并分派了明確的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊(duì)成員確認(rèn)各自的任務(wù)職責(zé)，以及合理、完整并且準(zhǔn)確的時(shí)間安排。到第一次項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)更加確定。
第五步：確定取得成功的關(guān)鍵要素項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員都必須清楚地知道項(xiàng)目取得成功的要素?；ㄐr(shí)間來(lái)確定取得成功所需的因素，并用特定的術(shù)語(yǔ)給出明確的定義，和項(xiàng)目所有者確認(rèn)這些關(guān)鍵因素。

第六步：制定項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的時(shí)間安排項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員都要參加項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，這點(diǎn)十分重要。與每個(gè)成員溝通會(huì)議的首選及備選時(shí)間和日期。確保即使有人當(dāng)時(shí)不在辦公室，但他也能通過(guò)電話參與會(huì)議。

你在這一步的目標(biāo)就是召集整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，力求所有成員在項(xiàng)目開始時(shí)能接收到相同的信息。通知所有成員在會(huì)前某一天領(lǐng)取會(huì)議材料，并仔細(xì)閱讀材料為會(huì)議做準(zhǔn)備。

一旦確定會(huì)議的時(shí)間和日期，就立刻去預(yù)訂會(huì)議室以及會(huì)議所需的電話支持系統(tǒng)等設(shè)備。

第七步：給團(tuán)隊(duì)全體成員發(fā)放項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議材料在指定的日期，給團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員發(fā)一份項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的材料，包括會(huì)議時(shí)間和日期、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)絡(luò)表、會(huì)議議程和會(huì)議電話號(hào)碼、初步項(xiàng)目計(jì)劃。

讓每個(gè)人都仔細(xì)閱讀項(xiàng)目計(jì)劃，并指出項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上將做進(jìn)一步討論，每個(gè)人務(wù)必事先了解計(jì)劃中與自己有關(guān)的部分。此外，說(shuō)明會(huì)上將有專門的提問時(shí)間用于解答任何疑問。

第八步：明確關(guān)鍵問題及相關(guān)因素在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議前再回顧一下項(xiàng)目計(jì)劃，在那些需要在會(huì)上強(qiáng)調(diào)的地方做標(biāo)記。相關(guān)的因素包括潛在的瓶頸、有重大影響的問題、風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域等。