項目管理的前世今生(二)

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項目為動態(tài)性質(zhì)的作業(yè)，每個項目的階段、工作的內(nèi)容與順序不盡相同，項目團隊與成員也不一樣，盡管如此，項目作業(yè)流程還是可以透過階段劃分的方式，予以標準化。

以研發(fā)項目為例，本書在第二章研發(fā)流程已藉由Arthur Andersen的“整合性新產(chǎn)品開發(fā)流程”說明如何規(guī)劃新產(chǎn)品開發(fā)正式的作業(yè)流程，在這里，我們要呈現(xiàn)的是在整個研發(fā)項目當中，有哪些項目管理的工作要執(zhí)行，從項目作業(yè)的循環(huán)，我們依據(jù)多年提供項目服務(wù)的經(jīng)驗，將項目從管理的角度劃分成五個階段，并列示每個階段應(yīng)該執(zhí)行的管理工作：

1 項目前置作業(yè)

在項目開始之前，必須要有在些前置的工作，協(xié)助管理者決定是否要啟動一個項目，在前置作業(yè)的階段必須完成下列工作事項：
*確認項目目標及客戶需求；
*評估項目范圍；
*評估項目失敗的可能性及沖擊；
*評估執(zhí)行項目的成本與效益；
*完成訂單或答約活動。

2 項目規(guī)劃

在項目開始之后，啟動之前，必須執(zhí)行項目規(guī)劃，由于項目工作內(nèi)容通常是過去人員未曾經(jīng)歷過的，充滿許多不確定性，因些在事前應(yīng)有妥善的規(guī)劃，除了有效地運用資源之外，也可將意外事件減到最少。在項目規(guī)劃階段，至少必須完成下列工作事項：

*展開工作計劃以及詳細工作事項
*評估每項工作所需的時間及時程
*確認需要哪些資源以及資源分配的方式
*填寫項目預(yù)算數(shù)據(jù)
*決定項目工作過程中，報告與協(xié)調(diào)的機制

3 項目啟動

從變革促動的角度來看，為了激勵項目成員的士氣，凝聚公司同仁的共識，在開始執(zhí)行各項項目工作之前，應(yīng)該舉辦一個誓師大會，也就是項目啟動會議，提醒所有的人現(xiàn)在有這樣的項目要開始進行了，在項目啟動的階段，應(yīng)完成以下工作：

*成立項目團隊，并確認每個成員的角色及責任；
*召開項目啟動會議
*分配各項項目工作
*確認項目工作的成果及數(shù)據(jù)的格式
*規(guī)定項目工作進度及檢查時點
*設(shè)立各個工作項目及人員的績效指標

4 項目執(zhí)行

在項目執(zhí)行階段，除了確認各項工作執(zhí)行的情形以及成果之外，最重要的是排除各種奇奇怪怪的突發(fā)事件，進行跨部門的溝通與協(xié)調(diào)，同時妥善處理項目計劃變動的事宜，避免因為變動引發(fā)的沖擊而造成項目失敗，在這個階段，必須完成下列工作事項：

*執(zhí)行各項項目工作；
*檢查項目工作的成果及進度；
*問題的解決與排除；
*項目計劃或工作項目的變更；
*項目數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與收集；
*項目文件的修改與調(diào)整

5 項目結(jié)案

在項目完成時，除了確認項目目標已經(jīng)達成，項目工作可以結(jié)束外，也應(yīng)評估各項工作及成員的績效，并將項目執(zhí)行的過程及數(shù)據(jù)妥善保存，作為日后執(zhí)行類似項目的參考，在項目結(jié)案時，應(yīng)完成下列工作項目：

*項目成果審查以及確認目標是否達成；
*項目結(jié)案會議以及成果展現(xiàn)；
*項目成員績效考核；
*項目文件的整理與歸檔

在確認了項目管理應(yīng)執(zhí)行的工作項目之后，就可以與標準化后的新產(chǎn)品開發(fā)流程結(jié)合，于項目執(zhí)行的過程中，規(guī)定每項管理作業(yè)執(zhí)行的時點及檢查的作業(yè)項目，這對企業(yè)建立研發(fā)項目的管理機制，有很大和幫助。

新產(chǎn)品開發(fā)項目管理的運作結(jié)構(gòu)

經(jīng)過我們收集了數(shù)種產(chǎn)業(yè)的研發(fā)流程，分析其運作模式以及各單位之間的關(guān)系后，我們將臺灣制造業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)項目的成功關(guān)鍵，簡化成四個要素分別是項目目標、項目工作事項、項目管理能力（執(zhí)行力）、項目管理機制架構(gòu)。我們也描繪這四個要素所組成的運作結(jié)構(gòu)，藉由說明項目管理機制在其中扮演的角色：

1 項目目標

項目目標為公司管理層對于項目的期望，希望項目為企業(yè)帶來的效益。目標達成，則項目成功，目標未達到，則項目失敗。

2 項目工作事項

為了達成項目管理目標必須執(zhí)行項目工作事項，項目工作事項的清單，是由項目成敗因果分析以及項目工作展開路徑而來，針對這個部分，我們另外有一套“項目成敗因素分析方法論”。

3 項目管理能力（執(zhí)行力）

執(zhí)行各級項目管理工作的能力，例如展開工作計劃、溝通協(xié)調(diào)、產(chǎn)出項目工作成果、撰寫會議記錄及評估報告等。

4 項目管理機制架構(gòu)