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綜合管理:項目管理之計劃管理

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  項目管理之計劃管理

  談到項目管理中計劃管理這一老話題,往往浮現(xiàn)在面前的是培訓(xùn)過程中,很多學(xué)員面面相覷一臉茫然的情景,他們對于生活和工作缺乏計劃,不斷遭受盲目、混亂、失控、無效、焦慮等帶給生活的困窘,對于項目管理也是同樣,在沒有或缺乏計劃的項目中,同樣也會遭受這樣的困惑。

  本文接下來就缺乏計劃管理的危害、包含的因素以及計劃管理應(yīng)具備的一些特性,作為參考與大家進(jìn)行交流。

  1、項目管理“缺乏計劃”的危害

  項目管理這里提到的缺乏計劃,并非指項目沒有計劃。簡單的甘特圖或者是文字性的計劃想必每個項目都不缺乏。

  但,仍然有很多項目敗走滑鐵盧之源頭在于計劃,從這方面說,對于一些初步接觸咨詢的客戶也同樣具有一定的借鑒。

  1.1 工作無預(yù)測處于盲目狀態(tài)

  現(xiàn)象:此類計劃管理,往往有預(yù)測沒有量化到人頭上,沒有量化到具體事務(wù)中,計劃預(yù)測模糊,給人的感覺可以用一個字概況“累”。項目進(jìn)行到需要修改的時候,執(zhí)行人將接到另一個指令,或者在沒有完成新指令時,任務(wù)再次修改,如此往復(fù),人員工作積極性受到嚴(yán)重打擊。

  點(diǎn)評:凡事預(yù)則立不預(yù)則廢,每個咨詢公司在進(jìn)行作業(yè)過程中,都有自己的一套標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程(SOP),一般不會出現(xiàn)此類問題。往往在于客戶對接工作時,因為客戶人員理解能力參差不齊,計劃管理走到執(zhí)行層面時卻走了樣,就是對于計劃管理中預(yù)測的不重視。

  建議:在計劃管理中一開始即向所有參與人員申明項目每個階段的預(yù)期結(jié)果,以及根據(jù)項目的發(fā)展進(jìn)行適度的動態(tài)管理,在每次調(diào)整前向所有參與人員解讀調(diào)整的方向和動因,打消因為調(diào)整而帶來的各種情緒問題。

  所以,無論是在這個還是接下來的幾個現(xiàn)象中,團(tuán)隊之間的有效溝通非常重要,一旦出現(xiàn)變動,即刻與所有關(guān)系成員進(jìn)行有效溝通,溝通不僅是指導(dǎo)、通告,也是對人員心理的疏通和溝通。

  1.2 工作無目標(biāo)處于混亂狀態(tài)

  現(xiàn)象:執(zhí)行人在機(jī)械地操作計劃,計劃不需要執(zhí)行人發(fā)揮自己的想象空間,無論是管理人員還是執(zhí)行人都把計劃作為任務(wù)處理,完成為止,一般表現(xiàn)在數(shù)量上,即使有可能進(jìn)行質(zhì)量的超越也不會出現(xiàn)此類的特例。

  點(diǎn)評:項目管理往往需要所有人員參與共同完成,在中間不斷修正以接近或超越目標(biāo),一旦陷入沒有目標(biāo)的機(jī)械作業(yè),扼殺的不僅是項目質(zhì)量還有對項目提升的想象空間。

  建議:計劃管理中以結(jié)果導(dǎo)向為前提進(jìn)行告知,并給出參考的作業(yè)流程,在作業(yè)過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)注,使之所有數(shù)據(jù)量化。變被動操作計劃為積極主動的參與計劃,盡量保質(zhì)保量完成計劃乃至超額完成計劃。

  1.3 工作無控制處于失控狀態(tài)

  現(xiàn)象:工作交代下去后,出于彼此的信任不加監(jiān)督和控制,在任務(wù)限定時間進(jìn)行交接,但結(jié)果大打折扣。

  點(diǎn)評:在咨詢界有些公司是直接給出詳細(xì)量化的方案,但沒有動作的指導(dǎo)和管理,或者在給出明確目標(biāo)和量化的預(yù)測后,作業(yè)一直任由其發(fā)展,給予執(zhí)行人充分的信任,有時結(jié)果卻往往不盡如人意,這里夸大了“信任”二字。

  建議:計劃不加控制的情景,只對少數(shù)自覺并能力出眾的人適合。在沒有數(shù)次類似不加控制仍能完成計劃的經(jīng)驗時,隨時的控制和監(jiān)督是必要的,任何人都必須對結(jié)果負(fù)責(zé),在規(guī)定的時間內(nèi)沒有完成任務(wù),任何人都無法對這段時間的工作結(jié)果進(jìn)行負(fù)責(zé)。

  1.4 工作無檢驗處于無效狀態(tài)

  現(xiàn)象:計劃進(jìn)行了控制,執(zhí)行人作業(yè)完畢后,直接將成果交出,并著急做下一環(huán)節(jié),因缺乏檢驗,計劃交付率沒有受到有效監(jiān)控和檢驗,因此與預(yù)期結(jié)果出現(xiàn)差異。

  點(diǎn)評:凡事以結(jié)果為導(dǎo)向,一切從實際和實效出發(fā),只有經(jīng)過認(rèn)證合格的計劃完成才是工作需要的。在這一環(huán)節(jié),很多成員以為交出成果即萬事大吉,而不在乎成果本身是否合格,本身就是對計劃完成的誤解和忽視。

  建議:計劃完成不僅僅是交出一份完備而專業(yè)的報告或成果,而是要經(jīng)過檢驗,看其是否對現(xiàn)實的工作湊效。

  項目管理中,計劃管理不是單獨(dú)存在的,往往需要和其他環(huán)節(jié)共同起作用才能湊效,它涉及了從方案的預(yù)測、目標(biāo)設(shè)定、過程控制和結(jié)果的檢驗四個環(huán)節(jié)。

  為了有效的掌握計劃管理的精髓,這里也試圖提煉了一些要點(diǎn)。

  2、項目管理中計劃管理包含哪些因素?

  計劃管理,是整個方案實施的藍(lán)圖。因此,涉及的范圍之廣、層次之深在項目管理中是最具分量的一個環(huán)節(jié),經(jīng)過綜合處理后,本文將所有要素歸納為兩類,一為“事”,一為“人”。

  2.1 對“事”的計劃-時間、地點(diǎn)、發(fā)展階段等;

  對“事”的計劃,又可以分為對時間、地點(diǎn)、事務(wù)發(fā)展階段等要素。

  從時間維度上,計劃中最為顯眼的是根據(jù)項目階段進(jìn)行的時間分配以及在不同階段上的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度標(biāo)注。

  有咨詢公司將關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)描述為“里程碑”,往往一到里程碑,項目將輸出一些關(guān)鍵的報告,以通告項目的進(jìn)度和發(fā)展。

  在地點(diǎn)維度上,具體的關(guān)鍵戰(zhàn)略城市和地區(qū)將進(jìn)行特別的標(biāo)注,如果范圍較大,選定一些樣板進(jìn)行突破。其中存在的一個誤區(qū)是,范圍較小的,沒有必要圈定樣板的地方仍進(jìn)行樣板的圈定,就是對實際情況的錯誤判斷。因為范圍小,仍然設(shè)定樣板會大大拖延項目的總體進(jìn)度。

  事務(wù)發(fā)展階段中,根據(jù)項目的啟動、開始、發(fā)展、高潮、收尾、固化六個階段不同的特點(diǎn)進(jìn)行有針對的計劃和資源的投放,是保證項目有序進(jìn)行和穩(wěn)定發(fā)展的保障,其中也可以避免因為階段不同而帶來的盲目選擇。

  2.2 對“人”的計劃-負(fù)責(zé)、執(zhí)行、監(jiān)督考核、溝通、會議等

  對“人”的計劃,往往緊跟對“事”的計劃,此處須注意的不多,但重要性非同一般,凡事計劃務(wù)必量化到人。根據(jù)項目大小和參與人員的多少,量化到可考核、可檢驗、可追溯的程度。

  3、項目管理中計劃管理需要具備哪些特性?

  計劃管理中,注意其中一定的特性有助于對項目進(jìn)行有效設(shè)計和推進(jìn)。接下來,將對計劃管理中的四個特性進(jìn)行一一解讀和分析。

  3.1 明晰方向路線-方向明晰結(jié)果導(dǎo)向

  無論是階段性的計劃還是項目的總體計劃,務(wù)必在每個環(huán)節(jié)都有自己的主題方向,在咨詢行業(yè)流行的“金字塔”結(jié)構(gòu)就是一個可參考的樣式??傮w目標(biāo)下,分成若干階段目標(biāo),在階段目標(biāo)下再次分解,直到分解到每天、每個地方、每種產(chǎn)品和每個人等等,至于細(xì)化程度可根據(jù)實際情況進(jìn)行把握。

  在結(jié)構(gòu)清晰的計劃中,務(wù)必使計劃能為執(zhí)行者看懂,并理解整個計劃的結(jié)果。保持所有人能在明確有序中推進(jìn)項目。

  3.2 細(xì)化量化具體-數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)化可追溯

  所有計劃成功的關(guān)鍵一點(diǎn)在于對計劃細(xì)節(jié)的量化,不僅是計劃設(shè)計者對于整體方案把握之后對于各個環(huán)節(jié)的量化,還有執(zhí)行者對于方案執(zhí)行后結(jié)果的量化和可追溯性(此處的量化和具體都將以實際情況而定,并非嚴(yán)格意義上對所有細(xì)節(jié)進(jìn)行量化,以實際要求的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù))。

  因此,方案往往是由總體方案和各種分解方案共同-全球品牌網(wǎng)-組成的。

  3.3 全面性周密性-備用方案時間排序

  一個合格的方案是不允許出現(xiàn)漏洞的,它要求方案的內(nèi)容必須是全面周密的,為了保證在預(yù)期的時間內(nèi)出現(xiàn)預(yù)期的結(jié)果,在某些情況下,還將配備備用方案和備用時間,以確保項目如期保質(zhì)保量的完成。

  在這種情況下,計劃有了全面和周密仍是欠妥的,為了能有效快速的推進(jìn),在所有計劃后,還會對計劃進(jìn)行重要性的排序,將關(guān)鍵和核心版塊放在核心的時間位置上優(yōu)先處理。

  3.4 實效性階段性-根據(jù)具體時間地點(diǎn)

  在體現(xiàn)方案專業(yè)性的同時,方案的實效性給方案的推出提出了更加苛刻的要求,咨詢公司積累的大量案例都將作為參考,而不能作為模板進(jìn)行復(fù)制和粘貼。因此,在項目管理中,雷諾瓦的咨詢顧問們更加注重實際的情況變化,根據(jù)現(xiàn)實的發(fā)展變化量身制定出適合當(dāng)時當(dāng)?shù)氐姆桨负陀媱?,也因此雷諾瓦的顧問們都在客戶那里受到了更多的尊敬和禮遇。

  關(guān)于計劃管理,越是經(jīng)驗豐富越要求我們每次都以第一次的態(tài)度進(jìn)行對待,正如一句話所說:

  “認(rèn)真可以把事做對,只有用心才能把事做好?!?

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發(fā)布:2007-02-26 10:19    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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