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項目經(jīng)理,你能不能不開會?

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  開會作為一種正式溝通的渠道,項目經(jīng)理通過會議解決問題,安排工作,制定計劃和決策,是推動項目最終達成目標(biāo)的重要手段。但是,我們卻可以在現(xiàn)實中看到,大量的項目經(jīng)理,由于各種原因:或有點官僚主義,或是缺乏基本的管理溝通技巧,又或者專業(yè)氣質(zhì)太重,……很多會議,都是低績效,甚至可以說沒有績效的,尤其在研究院所、策劃研究機構(gòu)、軟件企業(yè)等知識密集的項目型企業(yè)更為典型,會議的結(jié)果往往不是解決了問題,安排了工作,而是什么結(jié)果都沒有?甚至產(chǎn)生了爭端和矛盾!
  讓我們通過一個真實案例,并全程對問題進行點評,以歸納常見的項目會議管理的問題:
  項目經(jīng)理張某用了幾天的時間聯(lián)絡(luò)、確認(rèn),一再延期,終于組織召開了“項目主創(chuàng)意會”,由于是該類型項目中最重要的會議,全體項目成員,包括公司的內(nèi)部專家和外協(xié)專家總共30多人參加了這個會議(首先,就目的而言,這個會議規(guī)模是有問題的)。會議首先由PM將項目小組初步形成意見進行了講解,過程中,就不斷被那些個專家打斷,打斷之后PM作完解釋之后才發(fā)現(xiàn),原來這些專家知識不太清楚項目有關(guān)背景(會議能不能有績效,最重要的就是會前準(zhǔn)備,讓參會人員對背景、方案等所知甚少的時候,首先就會出現(xiàn)這個問題,更重要的,當(dāng)雙方各自擺明立場之后,你PM是堅持自己的,還是聽他們的?)好不容易介紹、解釋完了方案,開始討論!眾多專家就開始提出眾多問題,由于都是些個“專家”所以就必須要發(fā)言,而且要精彩,而且要讓PM有所收獲,于是,方案在這樣的“攻擊”之下變得一無是處,大家甚至對PM的基本邏輯思維能力、演講組織能力,乃至語文能力也產(chǎn)生了懷疑?。ê呛?!這是什么會議?這就是在現(xiàn)實中經(jīng)常發(fā)生的會議實景)然后,PM或?qū)δ承┫敕ㄟM行深入闡釋,或?qū)﹀e別字的問題表示道歉,或與個別專家就一個要點進行辯論,最后惱羞成怒開始對所有的意見都從心里進行抵制而卻依然笑著應(yīng)答!專家們終于占了上風(fēng)(專家總是占上風(fēng)的),快要散會的時候,發(fā)現(xiàn)已經(jīng)是4個小時之后了——而原來的計劃只是2個小時開這個會議!大家迅速散去,各忙各的!此時,項目組成員問PM,主創(chuàng)意到底如何訂?如果是一個怯懦的PM會說——按照X總說的辦吧!如果是一個有些專業(yè)精神的PM會說——原方案不變,這是什么會?簡直就是浪費時間……
  由此,我們要表達一些對于“會議”的看法:
  第一,會議是什么?
  會議天然就有公司政治色彩,但是,決不要將這樣的想法放在具體解決問題的戰(zhàn)術(shù)性的、項目型的會議上!而我們很多項目公司,不能擺脫這個束縛,認(rèn)為會議就是要強化權(quán)力,要打擊對手,要怎么樣怎么樣!項目過程中的種種會議,是要解決具體問題,這里不能有所謂權(quán)威,只能有專業(yè)的激辨,越是這樣越是精彩而且能夠有成果!但國內(nèi)公司所有會議的政治氣氛太濃,一直蔓延到了項目的會議之中!
  第二,會議的成本
  我們干過這樣一個事情,與客戶方7、8個人一起,從9點鐘開會討論一個問題,最后到了12點鐘還沒有任何結(jié)果,而其中主要的問題,就是領(lǐng)導(dǎo)的尼尼喃喃不能決策,或左或右,又覺得不動最好!搞得所有人不知如何應(yīng)付,疲憊不已!終于輪到我們發(fā)言,我們拿著計算機,邊說邊算,這里在座的日工資30000元,用了半天,就是15000元,沒有任何結(jié)果就是凈虧損,按照公司毛利就是需要實現(xiàn)15萬的訂單才能挽回上午這個會議的損失。當(dāng)然,這里沒有計算機會成本,因為在座的每個人都有自己的崗位,如果不參加這個會議還可以在其它方面或獲得收益或降低成本,尤其幾個高級管理人員機會成本損失更是嚴(yán)重!我們付出了這樣的代價,我們獲得了什么結(jié)果?什么結(jié)果都——沒有!這席話震驚了在場所有人

發(fā)布:2007-04-01 16:19    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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