項目管理之會議管理

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    如今提到會議，詬病者居多。而，詬病者也多止于“破”，對如何“立”，則避而不談，很少給出方法和步驟，敢承諾出結(jié)果的人更少。

　　清議者，在方法論的世界里，同樣不受歡迎。

    對“怎樣開好一次會議”這一常規(guī)難題，本文努力試圖從會議的作用、存在的誤區(qū)、包含的核心要素三個方面解讀，并在核心要素中提煉出會議流程計劃和控制檢驗作為重點闡述對象，以此給讀者一個明晰的了解。

　　1、會議的作用，即解決了什么問題

　　會議存在的根基在于它是一個團體行為，一對一我們更愿意稱之為溝通。會議的作用，也在告訴我們，當(dāng)發(fā)現(xiàn)用一對一溝通的成本將大于會議成本的時候，會議才有存在的價值和意義。

　　至于會議有什么作用，以下例舉了四個方面，供討論參考：

　　A、通知指導(dǎo)有效溝通

　　這里之所以提到“指導(dǎo)”和“溝通”，說出了會議不僅是通知告知的作用，它是信息發(fā)送接收反饋處理的平臺，不僅僅是信息的輸出還有信息的反潰

　　一旦，產(chǎn)生反饋，會議就有了“管理”功能。

　　在團隊管理中，日常會有很多常規(guī)會議，筆者曾將所率團隊會議化為“三級會議”，基層員工每日晨會、中層管理每周例會、高層管理每月匯報，并在常規(guī)會議中，不斷穿插非常規(guī)高層見面會，隨時把控進度保證結(jié)果的提前超額完成。

　　這些常規(guī)會議就起著非常重要的管理角色，它們是管理團隊的紐帶和橋梁。通過這些會議，高層的意志轉(zhuǎn)化為制度被執(zhí)行，市場的聲音不斷收集反饋，總體方向得到不斷校正，信息往返在會議中，會議真正起到了管理效用。

　　管理，不僅是上對下的管理，還是下對上的反饋，會議在這里就起到這個作用。

　　B、發(fā)現(xiàn)問題解決問題

　　關(guān)于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，這是對會議最常見的認(rèn)識。而，會議一般常犯的毛病在于，一味地發(fā)現(xiàn)問題，或者一味地解決同一個問題，會議成為形式，每天的會議都圍繞在有意義沒有實質(zhì)進展的問題上。

　　因為，個人能力的局限，會議解決問題的優(yōu)勢在于能集思廣益，或令其他人觸類旁通進而得到或超過原定的目標(biāo)。

　　案例：某辦事處每天晨會，每人都闡述自己一天遇到的問題，要么大家都遇到了同一問題，要么就遇到了昨天的問題，主持會議者每天為解決此類問題樂此不疲，下面人則在不斷的重復(fù)中厭倦。

　　此例中，會議起到的發(fā)現(xiàn)問題解決問題這一作用，就打了折扣。他們在發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，但沒有做到真正的發(fā)現(xiàn)和解決問題。并，沒有發(fā)揮集思廣益的優(yōu)勢，否則每次會議不會是“又是老問題”。

　　C、總結(jié)激勵統(tǒng)一思想

　　會議是一個時間進度的節(jié)點，它往往能將渙散的思想進行整理統(tǒng)一并組裝成具有戰(zhàn)斗力的新思想，在二戰(zhàn)中，我們黨能出現(xiàn)空前的團結(jié)并不斷發(fā)展壯大和歷次整風(fēng)運動的會議不無關(guān)系。

　　私下也曾經(jīng)常與很多有思想的朋友談及此事，一切組織的發(fā)展中，要數(shù)政府與軍隊這類的組織模式發(fā)展最為成熟。他們經(jīng)歷了數(shù)千年的變革和演化，已經(jīng)可以成為商業(yè)組織模仿的對象，設(shè)立各地辦事處，商戰(zhàn)亦可借用兵法，而政府和軍隊經(jīng)常使用的會議制度，也是管理的一種重要的形式。

　　重大勝利和失敗，往往源于一次會議。

　　但，當(dāng)會議走向另一個極端，就是對會議的誤解，文山會海不是說會議的復(fù)雜，而是人對會議的誤解，其根源在于人的腦袋。

　　2、會議存在哪些誤區(qū)

　　上面提到一個會議的誤區(qū)，說的是會議發(fā)現(xiàn)了問題，并且解決了問題，但是，這些發(fā)現(xiàn)和解決每天都會重復(fù)，會議的作用打了折扣。

　　但，更多的是下面幾個方面。

　　A、會而不議、議而不決、決